Nasze serwisy internetowe: Ideo | Edito CMS | e-Learning | Pozycjonowanie | e-Commerce | Hosting zarzadzany |  Facebook | 

 | Skuteczne rozwiązania IT

 

Strona główna ›

Baza wiedzy

5 sposobów na ułatwienie pracy sekretarki

Wbrew stereotypom, sekretarka nie tylko odbiera telefony, parzy kawę i ładnie wygląda. Przeciwnie – bardzo często dzięki niej cała firma pracuje wydajnie. Jak zatem ułatwić sekretarce wykonywanie codziennych obowiązków, aby nasza firma funkcjonowała sprawnie? Pomoże nam w tym zastosowanie w praktyce kilku rozwiązań.

 

Wewnętrzny terminarz spotkań

Udostępnij swoim pracownikom współdzielony kalendarz spotkań. W ten sposób każdy pracownik, który zaplanuje spotkanie z klientem w siedzibie firmy, będzie mógł oznaczyć w kalendarzu takie spotkanie, a także osoby uczestniczące w nim. Pozwoli to sekretarce przygotować się odpowiednio wcześnie do tego (przykładowo, zaplanować wcześniej zakupy napojów, kawy, ciastek itp.) lub w razie potrzeby – zarezerwować lunch w restauracji. Z drugiej strony, dostęp do terminarza spotkań pozwoli sekretarce na lepszą organizację spotkań umówionych przez nią samą.

 

System rezerwacji sal konferencyjnych

Wprowadzenie systemu rezerwacji sal konferencyjnych pozwoli sekretarce lepiej przygotować się do tych spotkań. Z jednej strony, pracownicy planujący spotkania sami będą mogli rezerwować odpowiednie miejsce do tego i dostosowywać dogodny termin. Wykluczy to wzajemne kolidowanie spotkań ze sobą. Z drugiej strony, sekretarka znacznie lepiej przygotuje się do ich obsługi. Mowa tutaj nie tylko o estetycznym wyglądzie sal konferencyjnych, ale również przygotowaniu się do obsługi klientów, m.in. serwowania napojów, sprawdzenia, czy wszystkie materiały są dostępne itp.

 

Elektroniczny obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej

Zamiast prowadzenia papierowego dziennika korespondencji, umożliw prowadzenie elektronicznego dziennika. Dzięki skanowaniu pisma i dołączaniu go do elektronicznego dziennika, zostanie znacznie ograniczony papierowy obieg dokumentów w firmie. Raz wprowadzone pismo, może być w oryginale przechowywane w archiwum. Natomiast, dostęp do jego wersji elektronicznej mogą otrzymać odpowiednie osoby. Sekretarka nie będzie musiała zatem zanosić papierowych wersji dokumentów do poszczególnych osób. Ponadto, wprowadzając pisma do elektronicznego rejestru, sekretarka może wprowadzić dodatkowe infromacje (np. słowa kluczowe), pomocne między innymi w późniejszym wyszukiwaniu danego pisma. Tak wprowadzone pismo jest gotowe do dekretacji do odpowiednich osób lub komórek.

Podobnie w przypadku korespondencji wychodzącej. Zamiast tworzyć każdorazowo kosztowe kserokopie, dużo korzystniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie elektronicznego dziennika korespondencji wychodzącej. Pozwoli to innym w każdym momencie zapoznać się z danym pismem oraz szczegółami wysyłki (data, typ wysyłki, np. priorytetowa itp.). Dodatkowo, ograniczy ilość krążących w firmie dokumentów w formie papierowej. A sekretarce – zaoszczędzi czas.

 

Zamówienia wewnętrzne

W wielu firmach sekretarka zajmuje się zamawianiem różnych produktów na cele wewnętrzne. Chodzi tu przede wszystkim o akcesoria biurowe (pieczątki, długopisy, notatniki, papier do ksero itp.), ale też artykuły spożywcze (potrzebne m.in. na spotkania). Wdrażając system wewnętrznych zamówień, usprawnisz planowanie tych zakupów, a także komunikację wewnątrz firmy w zakresie potrzeb pracowników. Zamiast wykonywać (a także odbierać) każdorazowo telefony lub pisać maile do innych pracowników z zapytaniem o aktualne potrzeby, sekretarka może szybko sprawdzić w systemie i wykonać odpowiednie zamówienie. Z jednej strony, skróci to czas wykonywania tego obowiązku. Z drugiej natomiast, wyeliminuje jakiekolwiek braki lub pomyłki w zakresie zamówień.

 

Baza kontrahentów

Prowadzenie wewnętrznej, elektronicznej bazy kontrahentów przynosi same korzyści. Po pierwsze, w każdej chwili będzie możliwe dotarcie do danych kontaktowych kontrahenta (przykładowo, przy wysyłce umowy lub faktury do niego). Ponadto, przy umawianiu spotkania sekretarka będzie mogła sprawdzić, z kim od strony danej firmy może bezpośrednio kontaktować się. Po drugie, w każdej chwili będzie można dotrzeć do historii transakcji, dokumentacji itp.

 

Powrót do listy publikacji
do góry powrót
Logito Sp. z o. o. |
Warszawa, ul. Bukowińska 8/511, tel.: 22 24 41 777 | Rzeszów, ul. Nad Przyrwą 13, tel.: 17 860 21 86, fax.: 17 86 111 71
Ideo Realizacja: 
CMS Edito Powered by: