|
NOWE SPRAWY - obsługa przyjmowanych spraw
(krok pierwszy)
Operator systemu - osoba przyjmująca dokumenty - korzystając
z formularza rejestrowego wprowadza dokument do bazy danych określając podstawowe
parametry pisma:
- datę nadania,
- datę wpłynięcia,
- temat pisma,
- termin realizacji,
- nadawcę pisma,
- jakiego działu pismo dotyczy.
Oprócz parametrów identyfikujących nadawcę, jak również standaryzujących pracę
firmy formularz zawierający te pola umożliwia wprowadzenie dodatkowego opisu
do danego dokumentu.
Następny etap polega na wprowadzeniu cyfrowej postaci dokumentu
do bazy danych. Po wcześniejszym zeskanowaniu dokumentu operator systemu
poprzez standardowe przyciski dodaj plik wprowadza go do bazy danych systemu.
Niektóre sprawy wymagają dodatkowych pism, w tym celu do każdego dokumentu
można dołączyć dowolną ilość załączników oraz dodania do nich opisów.
Włączenie
sprawy do elektronicznego obiegu może również nastąpić bez dodania do bazy
danych pliku, cyfrowego dokumentu opisującego przyjętą sprawę.
Wraz z wprowadzeniem dokumentu do cyfrowego obiegu, niezbędnym
elementem jest dokonanie wpisu w polu nadawca(y) - dodaj nadawcę, który będzie
zawierał informacje dotyczące osoby/firmy, której dokument dotyczy. Dane
te wprowadzane są w zależności od typu nadawcy:
- pracownik firmy,
- kontrahent.
Mechanizm Dodaj nadawcę umożliwia wyszukiwanie osoby/firmy
już wprowadzonej do bazy lub dodanie nowego nadawcy w przypadku osób po raz
pierwszy obsługiwanych przez system elektronicznego obiegu dokumentów. W
celach archiwizacyjnych dostępna jest opcja kategoria, która pozwala na skatalogowanie
bazy nadawców według wcześniej zdefiniowanych parametrów. Dzięki temu automatycznie
tworzona jest przejrzysta struktura danych osobowych, pozwalająca w późniejszym
czasie na łatwe oraz szybkie odnalezienie wybranego pracownika/kontrahenta.
Automatycznie po zakończeniu dodawania sprawy do każdego dokumentu przypisywana
jest sygnatura sprawy/numer sprawy.
Nadanie uprawnień wybranym osobom
pozwala na kontrolowanie
stopnia realizacji wybranych zadań oraz przeglądania ich historii (drogi/ścieżki
obiegu dokumentu pomiędzy wydziałami oraz pracownikami).
Przejdź do kroku drugiego >>
|
