Administracja publiczna

 

Wypracowanie odpowiedniego modelu zarządzania całą dokumentacją przychodzącą, stanowi niemały problem w wielu organizacjach. Może ucierpieć na tym komunikacja pomiędzy pracownikami, np. gdy informacja o danym wydarzeniu zostanie przekazana po wyznaczonym czasie. W niektórych przypadkach, niewiedza może doprowadzić do łamania nowych przepisów oraz mieć finansowe konsekwencje, nie tylko dla pojedynczej osoby, a dla całej organizacji.

Dlatego prowadzenie elektronicznej ewidencji pism przychodzących w systemie jest istotne. Pisma przychodzące to nie tylko korespondencja przychodząca pocztą tradycyjną, ale również pocztą e-mail. Ważne, aby informacje znajdujące się w piśmie trafiły do osób zainteresowanych, wówczas wprowadzamy je do elektronicznego obiegu korespondencji, gdzie zostaną przetworzone, a oryginały pism zeskanowane i dołączone do odpowiedniego rejestru.

 

Istotnym elementem przepływu informacji w firmie jest umiejętność przekazywania informacji oraz dokumentacji (również papierowej) pomiędzy pracownikami, działami a spółkami. To, czy organizacja osiągnie swoje cele biznesowe zależy w dużej mierze od skuteczności działań wykonywanych w danym czasie oraz przez zespoły pracowników.

Warto zaadaptować cyfrową formę dla pism wewnętrznych, gdyż pomijamy konieczność ich drukowania, dodatkowo informacja zostanie przekazana w kilku sekund, a pracownik otrzyma komunikat o nadejściu korespondencji bezpośrednio na swoje konto pracownika. Temat pisma może dotyczyć np. wprowadzenia nowej zasady współpracy w firmie. Ważny komunikat może zyskać rangę pisma wewnętrznego, co w pewnym stopniu sformalizuje i usprawni ścieżkę pokonywaną przez pismo wewnętrzne w organizacji.

 

Moduł Pisma wychodzące wchodzą w skład elektronicznego obiegu korespondencji. Ewidencja powinna być również prowadzona dla wszelkich dokumentów wędrujących z naszej organizacji na zewnątrz – do Klienta, instytucji użytku publicznego czy potencjalnego kandydata.

W zależności od treści pisma wychodzącego, podobnie jak moduł Pisma przychodzącego czy Pisma wewnętrznego, zadaniem pracowników jest nadanie przygotowanej dokumentacji do adresata. System LOGITO gromadzi informację o tym kto i jaki dokument przygotował oraz zapisuje treść dokumentu w systemie. Widoczne będą również dane o sposobie i operatorze logistycznym, który przesyłkę dostarczy do nadawcy. Dobrą praktyką jest również dokumentowanie statusu wysłanego przez nas dokumentu, aż do momentu zakończenia obiegu – nawet jeśli próba dostarczenia dokumentu do adresata nie zakończy się sukcesem.

 

Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentacji finansowej, m.in. faktur, przez okres 5 lat. W tym czasie może zostać przeprowadzona kontrola skarbowa, gdzie wymagane będzie przedstawienie m.in. dokumentacji za dany okres prowadzenia działalności. Aby uniknąć wszelkich nieprzyjemności związanych z tego typu sytuacją, oprócz papierowej ewidencji faktur, warto rozważyć cyfrowe przechowywanie dokumentów oraz gromadzenie informacji o ich pełnym obiegu.

Dzięki takiej ewidencji mamy wówczas pełną kontrolę nad dokumentacją. W razie konieczności weryfikacji informacji zawartej na fakturze bądź innym dokumencie, mamy możliwość sprawnego jej odszukania w systemie. Funkcjonalności znajdujące się w systemie LOGITO umożliwiają prowadzenie pełnego rejestru faktur oraz pozostałych dokumentów finansowych, zarządzanie nimi oraz udostępnianie możliwości wglądu dla osób do tego uprawnionych.

 

Rozwiązanie Rejestr umów daje możliwość prowadzenia elektronicznego rejestru umów. LOGITO umożliwia wprowadzenie oryginału dokumentu do systemu w formie cyfrowej, jak również zapisanie danych znajdujących się na umowie. To m.in. informacje dotyczące daty zawarcia umowy, jej opiekuna, statusu czy terminu jej obowiązywania.

W ramach platformy LOGITO istnieje możliwość tworzenia własnych rejestrów umów z podziałem na tematykę, jak i spółkę. Możliwe jest również określenie uprawnień do zarządzania daną umową – łącznie z jej zmianą czy wglądem do zawartych w niej informacji. Rejestr umów pozwala również na przeglądanie historii dokumentu oraz jego obiegu w organizacji. Aby móc odszukać konkretny dokument platforma posiada wbudowaną wyszukiwarkę, która zezwala na korzystanie z filtrów (np. status, opiekun).

 

W wielu firmach pracownicy bardzo często udają się w delegacje - na spotkania biznesowe, z klientami, na konferencje czy w celu nadzorowania projektu. Każdy taki wyjazd służbowy związany jest z pewnym procesem, szeregiem czynności, które trzeba załatwić zarówno przed, jak i po podróży.

Moduł Delegacje wyposażony jest w wiele praktycznych funkcji i narzędzi, które zdecydowanie ułatwią i przyspieszą organizację wyjazdu oraz późniejsze jego rozliczenie. Dzięki LOGITO większość czynności wykonasz online i to zaledwie w kilka kliknięć.

 

Urlopy w firmie to dla wielu pracowników wyczekiwany czas odpoczynku i relaksu. Jednak dla działu Kadr to również wzmożony okres pracy, związany z obsługą wniosków i udzielaniem informacji na temat dni urlopowych. W szczególności dotyczy to większych firm lub wielooddziałowych.

Rozwiązania, jakie oferuje LOGITO w tym zakresie pozwalają zaoszczędzić czas i upraszczają proces obiegu wniosków. Większość czynności jest wykonywana online, np. składanie wniosku, sprawdzenie dostępnych dni urlopowych, czy akceptacja urlopu przez przełożonego. Ponadto w ogólnodostępnym kalendarzu, z łatwością każdy pracownik sprawdzi dostępność innych osób, co wpływa na lepszą organizację pracy.

 

Każda firma posiada pewne procedury, regulaminy i instrukcje, które powinien znać każdy pracownik, a w szczególności nowoprzyjęty. Zgromadzenie tej całej wiedzy w jedno miejsce i udostępnienie jej w przystępnej formie jest kluczem do szybkiej i skutecznej adaptacji nowego pracownika.

Moduł Baza wiedzy pozwala na efektywne zarządzanie firmową wiedzą. Dzięki dostępnym funkcjom i narzędziom, zarówno wyszukiwanie dokumentów, jak i przyswajanie i przekazywanie wiedzy jest niezwykle praktyczne. W ten sposób każdy w organizacji ma dostęp do potrzebnych mu informacji praktycznie z każdego miejsca i w dowolnym momencie.