Rozwiązania dla administracji publicznej

System elektronicznego obiegu dokumentów, obieg faktur, rejestr umów, plan budżetowy, obsługa podpisu elektronicznego, elektroniczna skrzynka podawcza to tylko wybrane rozwiązania, które proponujemy administracji publicznej każdego szczebla.

Rys. Przykład schematu działania systemu Logito dla administracji.

Zaawansowany obieg dokumentów 

Podstawowym narzędziem dla jednostek administracji publicznej jest system elektronicznego obiegu dokumentów. W jego skład wchodzi szereg modułów, które są odpowiedzialne za różnego rodzaju dokumenty. W przypadku zwykłych dokumentów wykorzystywane są moduły pism przychodzących, wewnętrznych oraz wychodzących. Dokumenty księgowe są rejestrowane w module ewidencji faktur, z którym zintegrowane jest rozwiązanie do zarządzania planem budżetowym oraz wnioskami o wydatkowanie środków finansowych. Obsługa wszystkich dokumentów jest rejestrowana w Rzeczowym Wykazie Akt. System umożliwia ponadto integrację z elektroniczną skrzynką podawczą (ePUAP) oraz Biuletynem Informacji Publicznej, jak również obsługuje podpis elektroniczny.

Bezpieczeństwo 

Projektując rozwiązania skierowane dla administracji publicznej szczególną uwagę zwracamy na kwestie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemie. Wiemy, jak bardzo ważna jest ochrona danych osobowych. Dlatego też na etapie analityczno-projektowym tworzenia i wdrażania takich rozwiązań dbamy, aby system posiadał odpowiednie zabezpieczenia przez wypłynięciem danych do osób nieupoważnionych. 

Wzrost efektywności 

Wdrożenie odpowiednich rozwiązań wpłynie na jakość i efektywność pracy pracowników jednostek administracyjnych.
Takimi rozwiązaniami są m.in.:

• Rezerwacja zasobów
• Kalendarz
• Baza wiedzy
• Obsługa wniosków urlopowych
• Obsługa delegacji

Wszystko to wpływa na przepływ informacji w urzędzie, a także skraca czas pozyskiwania informacji niezbędnych do wykonywania codziennych zadań.

Wdrażając system elektronicznego obiegu dokumentów niezbędne jest poświęcenie wystarczająco dużo uwagi na analizę przedwdrożeniową. Analiza z jednej strony pozwoli na optymalizację procesów i procedur występujących w organizacji, a z drugiej będzie podstawą do tego, że urząd uniknie błędów dotyczących powielania istniejących schematów, zamiast uporządkować wszystkie sprawy załatwiane w urzędzie. 

Korzyści dla jednostki administracyjnej

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów może przynieść jednostce administracji publicznej następujące grupy korzyści:

• Pełna kontrola obiegu dokumentów w urzędzie (zminimalizowanie ilości pism załatwianych po terminie, łatwy monitoring ścieżki obiegu pisma, szybki dostęp do spraw, które zostały wniesione do urzędu przez jedną osobę, bardzo szybka lokalizacja pisma)
• Usprawnienie komunikacji wewnętrznej w urzędzie (łatwe oraz szybkie przekazywanie informacji pracownikom oraz wymiana informacji pomiędzy nimi, szybki dostęp do procedur, regulacji, umów, specyfikacji, możliwość załatwienia wielu spraw bezpośrednio przez biuro obsługi interesanta, szybki dostęp do zaplanowanych spotkań pracowników)
• Automatyzacja wybranych procesów dotyczących zarządzania urzędem (automatyczna kontrola wydatków urzędu, elektroniczna rezerwacja zasobów, elektroniczne wypełnianie wniosków urlopowych, obsługa delegacji, zarządzanie projektami)

Poniżej prezentujemy moduły, które mogą zostać wdrożone w urzędzie w ramach systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

• Pisma przychodzące
• Pisma wewnętrzne
• Pisma wychodzące
• Ewidencja faktur
• Rejestr umów
• Delegacje
• Wnioski urlopowe
• Workflow
• Baza wiedzy