Elektroniczny obieg dokumentów

Radomyśl Wielki (województwo podkarpackie, powiat mielecki) otrzymał prawa miejsce w 1581. To jedyne miasto w Polsce, gdzie droga krajowa biegnie przez rynek miasta, a tuż obok zobaczymy 1 z 3 prototypów samolot PZL M-2. Jest to również lokalizacja Urzędu Miejskiego, który służy mieszkańcom w sprawach cywilnych. Działalność instytucji to m.in. kwestie oświatowe, ochrony środowiska czy zarządzania gospodarką nieruchomości.

Zarys projektu

Razem z Urzędem Miejskim została podjęta decyzja o usprawnieniu przechowywania oraz organizacji dokumentów w formie elektronicznej. Miało to celu szybsze odnalezienie danej informacji, jak i zabezpieczenie dostępu do wrażliwych informacji.

W ramach projektu wprowadziliśmy również kilka ulepszeń wspierających komunikację oraz rozplanowywania zadań przez przełożonych. Wdrożenie modułów LOGITO ma również kontrolować jakość obsługi według obecnych standardów oraz w zgodności z przepisami administracyjnymi.

Realizacja oraz cele projektu

Podczas realizacji projektu wybraliśmy tylko takie, które odzwierciedlają charakterystykę pracy w urzędzie. Dzięki temu, wprowadzone funkcjonalności w 100% z sukcesem będą służyć całej instytucji.

W zakresie zarządzania dokumentacją, również finansową możliwy jest nie tylko podział pism na przychodzące, wychodzące oraz wewnętrzne, ale również oddzielna baza danych dla faktur (Ewidencja faktur).

Dzięki modułowi Baza wiedzy każdy pracownik urzędu może samodzielnie aktualizować swój stan wiedzy i świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Z kolei moduł Polecania umożliwia delegowanie zadań, ale i rozplanowanie pracy działu przed osoby kierujące. Natomiast Komunikator wewnętrzny to błyskawiczny sposób na pozyskiwanie informacji od innych osób.

W zakresie działania placówki oraz szybszego wykonywania zadań, dodaliśmy również moduł Rezerwacje zasobów. Jego rolą jest zapisanie zasobów instytucji oraz możliwość ich elektronicznej rezerwacji.

• Pisma przychodzące, wewnętrzne oraz wychodzące – Podział pism na kategorie daje możliwość ich lepszej organizacji.
• Baza wiedzy – Aktualna wiedza administracyjna oraz ustawodawcza jest dostępna od ręki dla pracowników urzędu.
• Ewidencja faktur – Baza faktur oraz ich ewidencja daje możliwość szybkiego odszukania dokumentu, ale i jest bezpieczniejszym nośnikiem.
• Polecenia – Przełożeni działów mogą przypisywać oraz zlecać zadania oraz śledzić postęp realizacji oraz weryfikować ich poprawność z przepisami.
• Rezerwacja zasobów – Możliwość rezerwowania dostępnych w systemie zasobów instytucji od sal konferencyjnych po wypożyczenie sprzętu elektronicznego.
• Komunikator wewnętrzny – Nowy kanał komunikacji z innymi pracownikami oraz otrzymywanie ważnych informacji błyskawicznie.