Obsługa sekretariatu. Prosto ze skrzynki e-mail do bazy danych
Jednym z najpopularniejszych narzędzi w biurze jest klient pocztowy. Jest to baza danych, zebranych z wszystkich otrzymanych i wysłanych wiadomości. Gromadzi również niezliczone załączniki i pliki. Jak nie zgubić się w ogromie informacji? Proponowany przez nas moduł pomaga w szybki i prosty sposób odnaleźć interesujące Cię dane. Z takim narzędziem obsługa sekretariatu staje się wygodniejsza i bardziej funkcjonalna.
Jedna z licznych korzyści integracji LOGITO DMS z serwerami poczty e-mail jest automatyczne pobieranie plików do platformy. Jest to też przydatne narzędzie, dzięki któremu zarządzanie dokumentacją (m.in. pismami przychodzącymi i wychodzącymi) staje się proste i bardziej praktyczne. Połączenie umożliwia Ci również:
- automatyczną weryfikację nadawcy (integracja z GUS), a następnie pobranie załączników,
- możliwość automatycznego zapisu we wcześniej ustalonym przez Ciebie katalogu LOGITO,
- pobrany plik jest widoczny od razu, dla uprawnionych użytkowników do wglądu,
- możliwość ustawienia powiadomienia o nadejściu dokumentu (np. dla osób powiązanych z nadawcą).
Niezależnie od tego, czy korzystasz z MS Outlook czy Thunderbird, możliwe jest pobieranie dokumentów bezpośrednio z serwera pocztowego prosto do bazy danych. To usprawnia elektroniczne zarządzanie dokumentacją bez konieczności zapisu każdego pliku indywidualnie. Kombinacja tych elementów, skraca czas przekazywania ważnych dokumentów wewnątrz organizacji. Twoi pracownicy pomijają wiele etapów obsługi korespondencji. Są to m.in. przeglądanie korespondencji, manualna weryfikacja nadawcy, zapisu pliku oraz manualne umieszczenie ich w firmowym magazynie danych. W ten sposób powstaje wydajny system zarządzania dokumentami.
Idealny workflow. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją
O tym, jak ważną rolę pełni obsługa sekretariatu w hierarchii firmy, niektórych trzeba niestety przekonywać. Poza zadaniami administracyjnymi, pracownicy sekretariatu odpowiadają za wiele innych czynności, które mają ogromny wpływ na przedsiębiorstwo.
Cała korespondencja przychodząca nie wędruje od razu do wszystkich działów. To właśnie sekretariat przeprowadza wstępną selekcję tego, co istotne. Po tej weryfikacji, część pism przekazywanych jest dalej, a część jest realizowana w tym dziale.
Oto przykładowe funkcje, jakie może posiadać program do obsługi sekretariatu LOGITO DMS, za pomocą których:
Obsługa systemu sekretariatu z jedną bazą dokumentów
Kody kreskowe stosuje się w wielu dziedzinach i to na dużą skalę. Dzięki kodom organizacje uzyskują większy stopień automatyzacji, przy niskim koszcie implementacji. W szczególności, jeśli weźmiemy pod uwagę centralizację, ewidencjonowanie oraz zarządzanie obiegiem dokumentów. Kody kreskowe posłużą do efektywnego prowadzenia ewidencji, za pomocą nadania każdemu dokumentowi unikatowego znacznika. Dzięki temu będziesz mógł dokładnie określić lokalizację rachunku, faktury czy sprawozdania w bazie danych. W efekcie umożliwi to szybsze wyszukiwanie pojedynczej informacji w danym dokumencie, a tym samym obsługa sekretariatu będzie przebiegać bez zarzutów.
Zyskasz również ogromną oszczędność czasu na samym skanowaniu. Dzięki zaledwie 1 naklejce z kodem kreskowym, umieszczanym na pierwszej stronie skanowanego dokumentu, automatycznie rozpoczniesz i zakończysz proces skanowania seryjnego. Czyniąc tym samym elektroniczne zarządzanie dokumentacją bardziej produktywną.
Kody kreskowe w biurze to proste zarządzanie dokumentacją
Do tej pory główną rolą kodów kreskowych, była identyfikacja produktów, ich kraju pochodzenia, czy oznaczenia jednostki ładunkowej w przemyśle logistycznym. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, byś wykorzystał je w swoim biurze. System zarządzania dokumentami LOGITO wyposażyliśmy w obsługę kodów kreskowych, która o wiele sprawniej umożliwi Ci:
- automatyczne rozpoczęcie i zakończenie procesu skanowania bez nadzoru,
- ewidencję wszelkiej dokumentacji,
- identyfikację konkretnego dokumentu w bazie plików,
- przypisanie mu odpowiedniej lokalizacji w dziennikach.
Za implementacją bar kodów w organizacji, stoi przede wszystkim oszczędność czasu. Najbardziej lubianym elementem jest przygotowywanie dokumentów do skanowania. Rola pracowników ogranicza się do zwykłego umieszczaniu naklejek z kodami kreskowych na dokumentach. Nasi klienci wspominają również o jednorazowym procesie modelowania kodów kreskowych (z możliwością modyfikacji). Razem z klientem decydujemy o tym, jakie informacje zostaną umieszczone w kodzie oraz do czego będzie służył. Tworząc system zarządzania dokumentami w firmie zawsze bierzemy pod uwagę potrzeby danej organizacji.
Skanowanie seryjne z podajnikami i obsługa sekretariatu
Obok technologii OCR oraz kodów kreskowych, istnieje jeszcze jeden sposób na automatyzację oraz przyspieszenie digitalizacji dokumentacji podczas skanowania. Jest to szybkie skanowanie seryjne. To nic innego, jak sprytna integracja biurowych urządzeń skanujących z podajnikami manualnymi lub automatycznymi.
Koszt takiej inwestycji jest bardzo niewielki, a w zamian otrzymujesz efektywną agregację dokumentacji bez konieczności jej nadzorowania. Moduł Obsługa sekretariatu w pewnym sensie będzie pełnił rolę systemu do sprawnego zarządzania dokumentami. Posłuży Ci jako program do obsługi sekretariatu w firmie i z pewnością pozwoli Ci skrócić czas wykonywania wielu czynności administracyjnych.
OCR vs wyszukiwanie informacji w zarządzaniu dokumentacją
Jedną z czynności, jaka pochłania najwięcej czasu pracowników sekretariatów, jest wyszukiwanie informacji z papierowych oraz cyfrowych dokumentów. Dlatego elektroniczne zarządzanie dokumentacją z pewnością będzie korzystne dla poprawy funkcjonowania działu administracyjnego. Tym samym wpłynie on na właściwe prosperowanie całej firmy.
Nasza platforma LOGITO DMS ułatwia zarządzanie dokumentacją, i dlatego została wyposażona w narzędzie OCR. To technologia, która pozwoli Ci dosłownie zapomnieć o żmudnym wyszukiwaniu istotnych informacji, jak również marnotrawieniu czasu
Fenomen technologii OCR to proces dwuetapowy - skanowanie i rozpoznawanie drukowanego pisma (nawet odręcznego) następuje jednocześnie. Mechanizm wyodrębnia tekst w zeskanowanym dokumencie, dzięki czemu sama czynność wyszukiwania informacji w milionowej bazie danych staje się przyjemnością, a nie frustrującym obowiązkiem i diametralnie zmienia dotychczasowy sposób, w jaki realizowana jest obsługa sekretariatu.
Nie masz już potrzeby zapoznawania się z całą zawartością dowolnego dokumentu mając nadzieję, że właśnie w tym dokumencie dana informacja się pojawi. Im większa Twoja baza danych, tym bardziej przydatny będzie Optical Character Recognition (OCR). Ta funkcja pomoże zbudować w firmie praktyczny system zarządzania dokumentami i zmniejszy konieczność manualnego przepisywania informacji z papierowych dokumentów.
Dodatkową zaletą OCR jest również jego dostępność. Obecnie praktycznie każde urządzenie posiada opcję skanera lub jego działanie możesz rozszerzyć właśnie w tym celu. Wystarczy wykorzystać nasz program do obsługi sekretariatu w firmie – LOGITO.
Co jeszcze odróżnia OCR od tradycyjnego wyszukiwania? Szybkość. Niezależnie od tego jak obszerna jest Twoja baza danych, przeszukiwanie zajmie od kilkunastu sekund do kilku minut. OCR wykona za Ciebie całą pracę, a potrzebną Ci informację otrzymasz tak szybko jak to możliwe.
Odpowiednia realizacja procesu workflow to klucz do sukcesu. By zarządzanie dokumentacją było skuteczniejsze, warto zaprojektować dedykowane funkcje w oparciu o potrzeby Twojej organizacji. Program do obsługi sekretariatu LOGITO DMS umożliwi Ci wyjście poza pudełkowe schematy, dostosowując funkcjonalności do Twojego procesu workflow. Posiadamy w tym zakresie ponad 20-letnie doświadczenie oraz wiedzę. To właśnie dzięki nim, w krótkim czasie podniesiesz produktywność swoich pracowników, jednocześnie skracając czas procesowania wszelkich pism.
Nadawaj i śledź korespondencję bezpośrednio z systemu
Właściwa i przemyślana obsługa sekretariatu ułatwi w dużej mierze pracę innych działów. Jedną z ważniejszych czynności jest zarządzanie papierową korespondencją przychodzącą oraz wychodzącą.
Nadawanie i bezpośrednia wysyłka listów oraz paczek, to proces składający się z kilku etapów. W celu jego automatyzacji, LOGITO DMS dostosowaliśmy do potrzeb naszych klientów. Integracja z serwerami wielu przewoźników (m.in. Poczta Polska) to rozwiązanie, którego zaletą jest oszczędność czasu i środków finansowych Twojej firmy.
Dzięki temu obsłużysz korespondencję wychodzącą niemal automatycznie:
Dodatkowo zyskujesz możliwość poglądu drogi przesyłki do nadawcy dzięki funkcji śledzenia. Status przesyłki synchronizuje się automatycznie z serwerem przewoźnika, ale można również ustawić powiadomienie o otrzymaniu jej przez adresata. Obsługa sekretariatu obejmuje również czynności tego typu.
Ewidencja przesyłki w minutę - program do obsługi sekretariatu
Papierowa książka nadawcza pełni głównie rolę ewidencjonowania przesyłek, jednak to rozwiązanie przestało być już funkcjonalne - zarówno dla firm czy samych pracowników. Stało się żmudnym i bezowocnym wysiłkiem, generującym stratę czasu. Cyfrowa wersja pozwala zaoszczędzić czas, a tym samym generuje dodatkowe oszczędności w prowadzeniu firmy. Dlatego tak wiele organizacji zdecydowało się już na nasz program do obsługi sekretariatu, który obejmuje także zarządzanie dokumentacją w postaci cyfrowej.
Dla samej organizacji liczy się dostarczenie przesyłki do adresatów, by współpraca z kontrahentami przebiegała pomyślnie i bez przeszkód. Pracownicy sekretariatu oczekują, by sama czynność zajmowała im mniej czasu. Natomiast dział księgowości oczekuje szybkiego podsumowania kosztów przeznaczonych na ten proces. Jak w takim wypadku usprawnić zarządzanie dokumentacją?
LOGITO posiada książkę nadawczą, która spełni wszystkie Twoje oczekiwania. Budowa samej książki nie różni się od tej tradycyjnej. Ponadto, możesz dodatkowo dostosować ją do swoich potrzeb. Oto lista czynności, jakie umożliwia Ci nasza książka nadawcza:
Celem tych funkcji jest przede wszystkim usprawnienie i przyspieszenie samego procesu zarządzania nadawanymi przesyłkami. Dzięki temu Twój czas zawsze wykorzystasz produktywnie, a generowane koszty zmieszczą się w przewidzianym budżecie.
Zarządzanie dokumentacją - połącz program z bazą klientów
- Obsługa spraw
- Baza klientów
- GUS
Zdarzają się również mniej popularne połączenia, które wymagają niezwykle strategicznego podejścia oraz dodatkowych zasobów informatycznych. Jeśli potrzebujesz właśnie takiego dedykowanego rozwiązania, pomożemy realnie określić optymalny plan działania i zrealizować obrane cele. Wszystko po to, byś mógł połączyć wszystkie te elementy, których potrzebujesz i stworzyć funkcjonalny system zarządzania dokumentami w Twojej organizacji.