Wyzwania związane z digitalizacją workflow w Twojej firmie
Efektywne zarządzanie workflow (przepływem pracy), informacją oraz dokumentacją w firmie, to podstawa cyfryzacji procesów w organizacji. Niezależnie od tego, realizowany przez nas proces dotyka np. elektroniczną obsługę faktur, spraw kadrowych, czy sprawnej obsługi Klientów.
Bazując na doświadczeniach Klientów, wyłoniliśmy kilka najczęściej spotykanych wyzwań, z jakimi borykają się przedsiębiorcy, którzy znajdują się na początku drogi cyfryzacji procesów w swoich firmach.
Digitalizacja każdego działu osobno
Na co dzień, pracownicy wszystkich działów widzą potrzebę digitalizacji dokumentów; pism, faktur czy umów. W efekcie, dokumenty są skanowane, a dane z dokumentów nadal są przepisywane ręcznie.
Niektórym działom udało się przeforsować pomysł cyfryzacji procesów w swoim dziale i poprawić swoją produktywność, podczas gdy pozostałe nadal korzystają z tradycyjnego obiegu dokumentów.
Podjęcie decyzji o ujednoliceniu zarządzania dokumentami w formie elektronicznej łącznie z elektronicznym obiegiem w obrębie wszystkich działów, to rzeczywiste usprawnienie działania całej organizacji.
Wiele rozwiązań do wielu rzeczy i rozproszenie danych
Wiele rodzajów dokumentów, znajdujących się w wielu bazach danych od systemów ERP, poprzez oprogramowanie finansowo-księgowe, po gotowe rozwiązania do obsługi spraw kadrowo-pracowniczych.
Każde oprogramowanie obsługuje inny obszar biznesowy. Niekiedy nie są ze sobą zintegrowane, co oznacza, że dane należy wprowadzać ręcznie do danego systemu lub importować za pomocą arkuszów Excel.
Rozproszenie danych w wielu systemach nie służy organizacji, stąd warto zadbać o to, aby podczas digitalizacji firmy zbudować jeden wydolnie działający system, który obsługiwać będzie dowolne procesy biznesowe.
Firma ma do utrzymania wiele systemów IT
To oczywiste, że jeśli firma chce się rozwijać, musi zainwestować w narzędzia IT, które zautomatyzują procesy wewnętrzne jak i zewnętrzne. Prócz kosztów implementacji, integracji, dochodzą również opłaty zakupu licencji.
Im więcej systemów, tym więcej osób będzie musiało zarządzać i monitorować ich poprawne działanie ze strony administracyjnej, jak również czuwać nad ich poprawnych działaniem. Może być konieczne stworzenie zespołu IT on-premise, co wiążę się z większą ilością osób zatrudnionych.
Warto rozważyć czy nakłady finansowe przeznaczane na utrzymanie wielu elementów architektury i zespołu można zmniejszyć dzięki wdrożeniu jednej platformy, która pozwoliłaby zaprojektować i monitorować procesy firmowe.
Brak lub ograniczone możliwości modyfikacji lub rozbudowy systemu
Wiele firm korzysta z gotowych rozwiązań na rynku, ponieważ nie wymaga to długiego procesu uruchomienia, a system lub zestaw funkcji można otrzymać od dostawcy w zaledwie kilku godzin lub dni. Jednak, z czasem okazuje się, że standardowy przepływ danych zawarty w rozwiązaniu nie spełnia ich oczekiwań.
Aby nie generować dodatkowych kosztów, firmy, wobec tego dostosowują się do procesów i funkcjonalności obecnych w zakupionym już narzędziu.
Dlatego wybierając system IT, warto mieć na uwadze jego elastyczność budowy oraz skalowalność pod kątem biznesowym.
Każda nowa potrzeba to kolejny system
Optymalizacja procesów workflow w firmach często polega na m.in. zakupie kolejnego oprogramowania, które oferuje inną funkcję.
Łączy się z dodatkowymi kosztami, związanymi z m.in. integracją oraz utrzymaniem kolejnego elementu w infrastrukturze firmy.
Przeprowadzając transformację cyfrową w firmie, należy uważne zaplanować jej przebieg. Mieć pewność, że w ramach istniejącego rozwiązania - możemy zaimplementować kolejną funkcję, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Brak odpowiedniego narzędzia, które pozwoli zredukować czas i koszty
Problematycznymi elementami są 3 wymiary: czas, koszt oraz brak narzędzia.
Proces wyboru oprogramowania jest bardzo czasochłonny i wymaga wielu akceptacji. Dlatego tym bardziej warto zwrócić uwagę na takie aspekty jak:
- możliwość konfiguracji systemu do własnych potrzeb
- budowania i uruchamiania własnych procesów dzięki low-code oraz BPMN.
Warto zadbać, aby raz poniesiony koszt narzędzia IT, zwrócił się i pomógł zoptymalizować oraz zautomatyzować zarządzanie procesami firmy w każdym aspekcie działalności.
Pokonaj bariery i zaprojektuj elastyczny workflow
Powyższe wyzwania stanowią ograniczenia i blokują potencjał, ale i rozwój całej organizacji. Nasz zespół wdrożeniowy oraz platforma LOGITO umożliwia praktyczne podejście do rozpoczęcia transformacji cyfrowej oraz rozwiązania powyższych kwestii.
Skupiamy się na przede wszystkim na elastycznym workflow, dlatego, że efektywny przepływ zadań oraz danych to podstawa. Otwiera firmie szereg możliwości optymalizacji i usprawnień dla dotychczasowych działań zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią. Automatyzacja zadań powtarzalnych odblokowuje zasoby ludzkie, co tak naprawdę przekłada się na oszczędności firmy.
Natomiast, koszt niedziałającego workflow, jaki ponosimy w długoterminowej perspektywie, jest znacznie wyższy od tego, który poniesiemy na zaprojektowanie elastycznego przepływu pracy.
Dlatego istotne jest, aby projektować procesy w firmie tak, aby spójnie łączyły działania firmy we wszystkich obszarach biznesowych już od samego początku.
Pomagamy skonfigurować i wdrożyć optymalny przepływu pracy (workflow) w organizacji, niezależnie od tego - o jaki proces biznesowy chodzi (obieg faktury, umowy, pisma, reklamacji czy jakiś inny). Wszystko po to, aby Twoja firma mogła realizować swoje cele strategiczne.
Czy narzędzie workflow wspierające BPMN wystarczy?
Na rynku istnieje wiele platform BPMN czy systemów umożliwiających rozrysowanie procesów za pomocą diagramów . Z pomocą takiego rodzajuoprogramowania uzyskamy graficzną reprezentację procesu. Natomiast nie mamy możliwości przetestowania danego procesu od razu po jego zaprojektowaniu.
LOGITO jako narzędzie workflow posiada wbudowane zostały dodatkowe funkcjonalności, które nie tylko zapewnią wsparcie digitalizacji procesów (diagramy BPMN), ale i umożliwią jego wdrożenie czy przetestowanie wśród rozbudowanego ekosystemu aplikacji i systemów firmowych.
![proces workflow 15-min.png [32.84 KB]](https://www.logito.pl/storage/image/core_files/2023/3/17/6b8971ec8f15888baae07e6dcb231584/png/logito/preview/proces%20workflow%2015-min.png)
Przykład obiegu faktury w systemie LOGITO / Kreator procesów
Dzięki temu zobaczymy, jak powinien przebiegać optymalny proces. Zaprojektować możemy tak naprawdę każdą czynność, serię czynności, które z czasem lub od razu możemy połączyć w większy proces. W pierwszej kolejności, warto przyjrzeć się czynnościom, które nie wnoszą żadnej wartości dodanej dla jej uczestników, a powinny zostać jak najszybciej zautomatyzowane.
Budowa schematu workflow pozwala je skutecznie zidentyfikować. A, to zaledwie jeden z wielu powodów, dla których BPMN stał się niezastąpiony w efektywnym zarządzaniu procesami biznesowymi. Ponadto:
- za pomocą diagramów, możemy podzielić zadania na etapy i przedstawić je w czytelniej formie w postaci większego procesu;
- wyodrębnimy, czynności powtarzalne w danym procesie firmowym (dla których możemy zdefiniować własny podproces), a następnie zaproponować inny sposób realizacji niż dotychczasowy;
- łatwo połączymy zadania (kroki procesu) z działami czy też osobami odpowiedzialnymi za ich wykonanie, co umożliwia śledzenie oraz eliminacje przestojów oraz opóźnień.
Jednak samo wykorzystanie narzędzia workflow, systemu BPMN, nie zapewni nam jeszcze wdrożenia całego procesu, ponieważ potrzebny jest system BPMN, który będzie musiał być wyposażony w narzędzie do tworzenia oraz uruchamiania procesów - np. wbudowanego Kreatora procesów workflow w platformie LOGITO. W innym wypadku, potrzebne będzie przekazanie projektu diagramu procesu do zespołu deweloperów, którzy proces wdrożą.
Co odróżnia Kreator procesów workflow LOGITO od innych rozwiązań?
W systemie LOGITO, masz możliwość kreowania workflow, uruchomienia zaprojektowanego przebiegu procesu i testowania go pod kątem potrzeb Twojej organizacji.
Tworząc cyfrowe rozwiązanie do zarządzania i projektowania procesów wykorzystujemy BPMN oraz programowanie low-code, które umożliwia szybsze wdrożenie procesów dopasowanych do organizacji.
Nasz kreator pozwoli Ci stworzyć wersję MVP dla procesu - niezależnie od branży w jakiej działasz, a następnie rozwijać ją i modyfikować do momentu, aż osiągniesz swój cel biznesowy.
Kreator procesów
Do dyspozycji pracowników odpowiedzialnych za wdrażanie procesów oddajemy moduł Kreator procesów (oparty na rozwiązaniach BPMN oraz programowaniu low-code) oraz wbudowane narzędzia do tworzenia formularzy oraz szablonów.
To czyni LOGITO jednocześnie narzędziem do prototypowania, co znacznie przyspieszy projektowanie, jak i testowanie workflow w Twojej organizacji.
Funkcją na wagę złota z tego typu oprogramowaniu biznesowym jest m.in. wersjonowanie wytworzonych już procesów. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość modyfikacji i zapis kilku wersji procesu, które w pewnym sensie służy jako back-up.
Dzięki identyfikacji każdego kolejnego procesu, osoba projektująca może niemal od razu przetestować jego działanie i zweryfikować, czy spełni on potrzeby organizacji, ale i czy zoptymalizuje pracę. Wersjonowanie przynosi jeszcze dodatkową korzyść - chroni procesy biznesowe oraz powiązane z nimi dokumenty. Jeśli dany proces, np. obieg pisma, został rozpoczęty według poprzedniej wersji procesu, zostanie on zakończony według ustalonych wcześniej wytycznych. O tym, jak istotnym elementem procesu digitalizacji procesów jest wersjonowanie, przeczytasz na naszym blogu.
Co więcej, daje ogromną swobodę, jeśli chodzi o możliwości konfiguracji m.in. włączenia struktury organizacji i wykorzystania jej podczas przypisywania pracownikom ról w procesie. Projektant procesu biznesowego może tworzyć formularze, definiować dowolne przyciski, statusy dokumentów czy konfigurować powiadomienia w systemie.
Korzyści biznesowe, a projektowanie w trybie workflow
Korzyści, jakie uzyskamy dzięki wykorzystaniu narzędzia workflow w organizacji:
- pełna lub częściowa digitalizacja dowolnego procesu w zależności od gotowości cyfrowej organizacji,
- zarządzanie i optymalizacja procesami organizacji w przestrzeni cyfrowej (Paperless zamiast formularzy Excel czy papierowej dokumentacji),
- redukcja kosztów wdrożeń - zmniejszenie ilości roboczo-godzin,
- skrócenie czasu implementacji pojedynczego procesu nawet do kilku dni,
- odblokowanie zasobów ludzkich – dzięki automatyzacji szeregu czynności, wzrost produktywności pracowników,
- kontrola oraz udział we współtworzeniu projektu dla danego procesu,
- otrzymanie rozwiązania, które spełnia wymagania biznesowe i umożliwia modyfikację i skalowalność według potrzeb,
- możliwość dostosowania procesu do m.in. polityki zakupów, zatwierdzania czy rozliczania kosztów firmy,
- usprawnienie przepływu informacji i danych wewnątrz firmy dzięki optymalizacji i redukcji przestojów i wąskich gardeł.