Elektroniczny obieg dokumentów dla administracji

Nasze rozwiązanie

W ramach wdrożenia systemu Logito przeprowadzona została parametryzacja modułów odpowiadających za elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązanie zostało uzupełnione o moduł zarządzania procesami (workflow). Za podstawowy obieg dokumentów odpowiedzialne są moduły pism przychodzących, wychodzących oraz wewnętrznych. Zintegrowano z nimi rozwiązanie do obsługi poleceń, które ma na celu m.in. wspomaganie prac nad sprawami. Do obsługi faktur oraz umów zostały uruchomione odpowiednio moduły obiegu faktur oraz rejestr umów. W systemie zaimplemoentowano także obsługę planu budżetowego wraz z obiegiem wniosków o wydatkowanie. Każdy z pracowników może składać w systemie wnioski urlopowe oraz uzupełniać dokumenty związane z delegacjami. Dla obu typów dokumentów zaimplementowane zostały optymalne ścieżki obiegu, co skraca czas ich obsługi. Aby jeszcze lepiej organizować pracę pracownik może korzystać z intuicyjnego kalendarza, w którym może definiować różne typy i kategorie wydarzeń. Przełożeni mają wgląd do kalendarza pracowników, co pozwala na lepsze zarządzanie ich czasem pracy. System uzupełnia wewnętrzny komunikator, który ułatwia kontakt między pracownikami. Informuje również na bieżąco o zadaniach, które zostały przypisane do pracownika. Wdrożenie objęło ponad 350 pracowników, dla których przeprowadzone zostało także szkolenie z efektywnej jego obsługi.

Aby zwiększyć efektywność działania aplikacji uruchomiono system powiadomień, który poprzez pocztę elektroniczną informuje każdego z pracowników o nowych zamówieniach i rozliczeniach.

Główne korzyści dla Klienta

• usprawnienie przepływu informacji w Instytucji,
• automatyzacja obiegu dokumentów,
• kontrola przepływu dokumentów,
• monitorowanie umów w trakcie realizacji,
• intuicyjne wyszukiwanie pism,
• usprawnienie organizacji czasu pracy,
• kontrola budżetu,
• uproszczone procedury składnia wniosków urlopowych.