System elektronicznej rezerwacji zasobów

Zainwestuj w elektroniczną rezerwację zasobów LOGITO. Oszczędzaj czas i podnoś produktywność swoich pracowników.

 

Każda organizacja posiada zasoby, które są wykorzystywane przez większą liczbę pracowników. Mogą to być sale konferencyjne, projektory, laptopy czy samochody. Jeśli w Twojej organizacji pracuje kilkadziesiąt osób, zarządzanie dostępnością zasobów może być bardzo utrudnione. W takim przypadku elektroniczna rezerwacja zasobów LOGITO usprawni przepływ informacji o dostępnych zasobach, ale i umożliwi pracownikom szybką ich rezerwację.

 

 

Naturalne połączenie - rezerwacja zasobów i kalendarz spotkań

 

 

Elektroniczna rezerwacja zasobów

Posiadanie centralnego, współdzielonego kalendarza w dużym stopniu ułatwia planowanie celów organizacji. Narzędzie umożliwia wgląd każdego członka zespołu w dotyczące go procesy firmowe. Umieszczane w nim mogą być takie informacje jak spotkania czy konferencje z klientami, wydarzenia dotyczące działalności firmy, czy dni świąteczne.

Kalendarz odpowiada za wyświetlanie tych informacji, podczas gdy rezerwacja zasobów ułatwia holistyczną organizację całego spotkania. Mogą to być takie działania jak: rezerwacja sal konferencyjnych, dostarczenie wymaganych narzędzi np. projektora, flipchartów, czy chociażby przygotowanie poczęstunku na spotkanie z ważnym Klientem.

 

 

Elektroniczna rezerwacja zasobów, a integracje

 

Pracownicy, by podnieść swój poziom produktywności i skutecznie zarządzać czasem, bardzo często sięgają po kalendarze, które oferują atrakcyjne oraz zaawansowane funkcjonalności. Możliwość wyświetlania informacji o zarezerwowanych zasobach to komfortowe i praktyczne rozwiązanie, jakie możemy wykorzystać w swojej firmie. To jedna z najbardziej praktycznych opcji, jakie powinien posiadać system do planowania zadań.

Wiele z dostępnych kalendarzy funkcjonuje jako samodzielne aplikacje, z których można korzystać w wersji desktop lub mobilnej. Z kolei, inne stanowią element większego oprogramowania, jak np. klientów pocztowych, czy pakietów oprogramowania biurowego. Dzięki automatycznej synchronizacji pomiędzy nimi, użytkownicy widzą tę samą zawartość, niezależnie od rozwiązania lub urządzenia, z którego korzystają.

Wychodząc naprzeciw tym oczekiwaniom, przeprowadzamy integracje z popularnymi oraz lubianymi przez użytkowników rozwiązaniami. Do tej pory moduł Rezerwacja zasobów połączyliśmy m.in. z kalendarzami obsługiwanymi w wielu systemach, takich jak:

  • Business Calendar, Bluemail (system Android od Google),
  • iCal (iOS system operacyjny od Apple Inc.),
  • One Calendar (system Windows od Microsoft),
  • Korganizer (system Linux),
  • macOS calendar czy Fantastical (system Mac OS od Apple Inc.).

 

W firmie często wykorzystywani są klienci pocztowi, oprogramowania biurowe, gdzie kalendarze są ich integralną częścią. Stale rozwijamy system do obsługi rezerwacji zasobów, dlatego integrowaliśmy go również z tego typu rozwiązaniami:

  • Lightning Calendar (w kliencie pocztowym Thunderbird),
  • Webowy Gmail (webowy klient pocztowy Google lub jako aplikacja mobilna),
  • Microsoft Outlook (klient pocztowy, część pakietu Office 365),
  • Microsoft Exchange Calendar.

 

Pozostając w temacie integracji, sprawdź jakie inne moduły oferujemy. Wiele z nich wzajemnie się uzupełnia, a każdy z nich ma na celu usprawnienie i zwiększenie bezpieczeństwa funkcjonowania Twojej firmy.

 

Przemyślana rezerwacja zasobów to bezpieczeństwo aktywów firmy

 

 

Każdy pracownik w organizacji pełni inne obowiązki, a to z kolei determinuje, jakie narzędzia będą mu potrzebne do realizacji zadań. Osoby, które na co dzień mają kontakt z klientem, wymagać będą bardziej elastycznego dostępu do większości aktywów firmy, jak i pierwszeństwa dokonywania rezerwacji. Mowa tutaj np. o samochodach służbowych. Potrzebna jest też sprawnie działająca rezerwacja sal konferencyjnych.

Aby było to możliwe, LOGITO wykorzystuje system ról oraz uprawnień. Jest on powiązany ze strukturą oraz hierarchią organizacji. Upraszcza nadawanie poszczególnych uprawnień pracownikom lub całym grupom pracowników. Prosty System do obsługi rezerwacji zasobów zapewni łatwiejszy dostęp do urządzeń firmowych i komfort składania rezerwacji.

Możliwa jest m.in. konfiguracja dostępności np. pojazdów firmowych dla określonych grup pracowników. Oznacza to, że korzystać z nich będą mogli np. tylko przedstawiciele handlowi, którzy często udają się na spotkania z klientami. Drugą opcją jest ukrycie danego zasobu w interfejsie dla osób nieuprawnionych. Odpowiednio skonfigurowany program rezerwacji zasobów umożliwi czasowe przypisanie danego zasobu do pracownika w zależności od stanowiska zajmowanego przez niego w firmie lub ogólnej polityki firmy.

Istnieje również możliwość ustawienia dodatkowych reguł rezerwacji zasobów, np.:

  • cyklicznego dokonywania rezerwacji,
  • wymagania autoryzacji przełożonego (np. w przypadku braku uprawnień do rezerwacji przez pracownika).

system rezerwacji sal konferencyjnych

 

 

Elektroniczna rezerwacja zasobów i dedykowani opiekunowie

 

Z praktycznego punktu widzenia, optymalnym rozwiązaniem jest przydzielenie konkretnej osoby w organizacji do sprawowania pieczy nad danym zasobem. Dzięki temu, pracownicy dokonujący rezerwacji zasobów organizacji zyskują wiedzę o tym, do kogo skierować wszelkie pytania odnośnie do działania danego urządzenia, czy zgłaszania np. usterki. Dodatkowo, opiekunowie mogą na bieżąco kontrolować stan techniczny zasobów.

Przydatną funkcją, dzięki której rezerwacja zasobów przebiega sprawniej, jest możliwość wprowadzenia dodatkowego opisu przez opiekunów, w polu przy danym asortymencie, czy sali. Osoba odpowiedzialna za dany zasób może dodać własną notatkę np. o sposobie, czy zasadach jego współużytkowania. Poniżej kilka przykładowych elementów, jakie możemy umieścić w notatce według rodzajów zasobu:

 


elektroniczna rezerwacja zasobów


  • urządzenia: model, oprogramowanie, wskazówki użytkowania, link do sterowników czy instrukcji obsługi,
  • rezerwacja sal konferencyjnych: poczęstunek czy dostępne urządzenia w pomieszczeniu,
  • samochody: typ paliwa, przegląd techniczny w dniach (niedostępność pojazdu),
  • szkolenia oraz dostępy do serwisów: osoba prowadząca, rodzaj szkolenia.

Tego typu krótka notatka pozwala zaoszczędzić czas opiekunów, a jej umieszczenie w systemie zmniejsza liczbę często zadawanych przez użytkowników pytań (w ten sposób tworzona jest swoista baza wiedzy dotycząca zasobów). Pracownicy z kolei, mają ważne informacje pod ręką i od razu rozpoczynają korzystanie z zarezerwowanych zasobów w organizacji.

 

Dzięki modułowi Rezerwacja zasobów możesz m.in.:

  • prowadzić aktualną ewidencję zasobów firmowych,
  • kontrolować stan techniczny aktywów firmy (opiekun zasobu),
  • sprawdzać dostępność zasobów z poziomu widoku rezerwacji,
  • skonfigurować uprawnienia do rezerwacji, w taki sposób, by były bliższe polityce firmy (reguła wykluczenia lub wyjątku, dodatkowa autoryzacja),
  • dokonywać pojedynczej oraz cyklicznej rezerwacji terminów dla zasobów,
  • otrzymywać automatyczne przypomnienia mailowe o kończącej się rezerwacji,
  • zastąpić tradycyjny proces rezerwacji zasobów na elektroniczny,
  • pomóc Twoim pracownikom bardziej efektywnie wypełniać swoje obowiązki dzięki uproszeniu i automatyzacji obrotu zasobów w organizacji,
  • połączyć Rezerwacje zasobów z firmowym kalendarzem spotkań, ale również innym kalendarzami zewnętrznymi, by zoptymalizować czas poświęcany na zarządzanie zasobami.

 

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij