🗄️ Źródła danych

Zakładka Źródła danych służy do definiowania i zarządzania połączeniami zewnętrznymi oraz integracjami z innymi systemami. Źródła danych umożliwiają automatyczne pobieranie, przetwarzanie i importowanie dokumentów.

Każde źródło danych jest konfigurowane indywidualnie i przypisywane do wybranego modułu oraz rejestru w systemie.

informacja

Można w systemie dodać globalne źródło danych, wykonujące się globalnie dla całego środowiska z poziomu zakładki ustawień systemu.

➕ Dodawanie źródła danych

W celu dodania źródła danych, należy kliknąć przycisk Dodaj.

Podczas tworzenia nowego źródła należy wypełnić formularz konfiguracji:

• Nazwa - unikalna nazwa źródła, pozwalająca na jego identyfikację w systemie,
• Źródło - rodzaj integracji, czyli sposób pobierania lub przetwarzania danych,
• Spółka - spółka, w której kontekście działa źródło danych,
• Moduł - moduł systemowy, z którym źródło danych jest powiązane (np.: Faktury),
• Rejestr - rejestr dokumentów w danym module, do którego będą przypisywane dokumenty,
• Skrypt - skrypt odpowiedzialny za obróbkę danych pozyskanych ze źródła,
• Data dezaktywacji - określa, od kiedy źródło ma być nieaktywne.

Jeżeli źródło danych przechodzi przez proces dodawania dokumentów, np.: import dokumentów z Excel przy wykorzystaniu walidacji z procesu należy takie źródło dodać na bloku startu procesu.

Źródło niedodane do procesu działa w kontekście modułu.

⚙️ Typy źródeł danych

System Logito obsługuje wiele rodzajów źródeł danych. Każdy z nich umożliwia inny sposób pozyskiwania informacji i może wymagać specyficznej konfiguracji.

Dostępne typy źródeł to:

• Dokumenty - dodano ręcznie
• Dokumenty - import API
• Dokumenty - import Excel
• Dokumenty - import Mail
• Dokumenty - import Zasób sieciowy
• Dokumenty - webhook
• Dowolny skrypt
• Tabela dynamiczna - import Excel

🔹 Dokumenty - dodano ręcznie

Źródło służące do ręcznego dodawania dokumentów bezpośrednio z poziomu systemu. Uruchamiane jest w momencie, gdy dokument trafia do modułu biura.

informacja

Źródło danych zostanie uruchomione niezależnie od tego, czy dokument został dodany do biura ręcznie przez użytkownika, czy jego źródło jest inne (np.: import z skrzynki mailowej).

To źródło jest wykorzystywane w sytuacjach, gdy potrzebne jest wykonanie określonego skryptu po dodaniu dokumentu do systemu. Najczęściej zastosowane w automatycznym rozpoznawaniu dokumentów i przetwarzaniu ich danych (OCR).

informacja

Główna logika przetwarzania dokumentu (np.: OCR) realizowana jest w skrypcie powiązanym ze źródłem danych.

🔹 Dokumenty - import API

Źródło służące do pobierania dokumentów z zewnętrznego interfejsu API po przez cykliczne odpytywanie interfejsu API. W każdym cyklu wykonywania system nawiązuje połączenie z zewnętrznym API i pobiera dane.

informacja

W zależności od logiki zastosowanej w skrypcie, dokument po przetworzeniu trafia do modułu biura lub od razu przechodzi na konkretny proces w module.

Źródło często wykorzystywane do cyklicznej synchronizacji danych z zewnętrznymi systemami, czy też integracji między aplikacjami.

informacja

Główna konfiguracja połączenia, autoryzacji i logika przetwarzania danych realizowana jest w przypisanym skrypcie źródła danych.

🔹 Dokumenty - import Excel

Źródło danych umożliwiające import dokumentów z plików Excel.

informacja

Konfiguracja sposobu mapowania i importu danych znajduje się w zakładce Import Excel.

🔹 Tabela dynamiczna - import Excel

Źródło używane do importu danych do tabel dynamicznych na podstawie plików Excel. Pozwala na automatyczne aktualizowanie zawartości tabeli w dokumencie przy każdym imporcie.

informacja

Konfiguracja sposobu mapowania i importu tabeli znajduje się w zakładce Import Excel.

🔹 Dokumenty - import Mail

Źródło przeznaczone do pobierania dokumentów z określonych skrzynek pocztowych.

W podstawowej konfiguracji należy uzupełnić dane dostępowe do skrzynki pocztowej:

• Host - adres serwera poczty,
• Login - login użytkownika skrzynki e-mail,
• Hasło - hasło dostępu do skrzynki,
• Port - numer portu używanego przez serwer (zazwyczaj 993 dla IMAP z SSL),
• SSL - zaznacz, jeśli połączenie ma być szyfrowane,
• Autoryzacja OAuth 2.0 dla Exchange Online - w celu korzystania z logowania przy użyciu OAuth,
  • Client ID - identyfikator aplikacji zarejestrowanej w portalu Azure AD,
  • Tenant ID - identyfikator dzierżawy (tenant) w usłudze Microsoft Entra ID,
  • Client Secret - klucz tajny aplikacji wykorzystywany do autoryzacji.
• Importuj wszystkie załączniki jako osobne dokumenty - jeśli opcja jest włączona, każdy załącznik wiadomości e-mail zostanie zaimportowany jako oddzielny dokument,

success

Opcja wykorzystywana w przypadku, gdy na skrzynkę w jednym mail przychodzi wiele faktur.

• Dołącz plik źródłowy e-mail (.eml) jako załącznik dokumentu - umożliwia dołączenie oryginalnej wiadomości e-mail jako pliku .eml do dokumentu w systemie,
• Folder - nazwa folderu, z którego mają być pobierane wiadomości, pozostawienie tego pola pustego, sugeruje systemowi, aby importować dokumenty z folderu głównego skrzynki pocztowej.

informacja

Dokumenty zaimportowane z tego źródła domyślnie trafiają do modułu Biura, chyba że w przypisanym skrypcie źródła zdefiniowano inną logikę.

🔹 Dokumenty - import Zasób sieciowy

Źródło pozwalające na pobieranie dokumentów z folderu sieciowego lub lokalnego katalogu.

Dostępne opcje konfiguracyjne:

• Zasób sieciowy - pełna ścieżka do katalogu, z którego mają zostać pozyskane pliki,
• Obsługiwane rozszerzenia - lista typów plików, które mają być przetwarzane (np.: .xml, .pdf),
• Nieobsługiwane rozszerzenia - rozszerzenia, które zostaną pominięte (np.: .doc).

🔹 Dokumenty - webhook

Źródło typu webhook służy do natychmiastowego przyjmowania danych z zewnętrznych systemów. Pozwala to na asynchroniczną komunikację i szybkie przetwarzanie dokumentów.

Dostępne opcje konfiguracyjne:

• Autoryzacja - metoda uwierzytelnienia połączenia:
  • Auth Header - uwierzytelnienie za pomocą nagłówka autoryzacyjnego:
    • Użyj klucza systemowego - jeśli zaznaczony, do autoryzacji zostanie wykorzystany klucz systemowy.
    • Klucz API - możliwość wygenerowania własnego klucza autoryzującego.
  • Basic Auth - uwierzytelnienie za pomocą nazwy użytkownika i hasła:
    • Login - nazwa użytkownika.
    • Hasło - hasło dostępu.
  • HMAC (Docusign) - uwierzytelnienie z użyciem kodu autentykującego wiadomości opartego na haszowaniu (Hash-based Message Authentication Code).

ostrzeżenie

Uwaga: Do poprawnego działania autoryzacji HMAC wymagane jest dodanie zmiennej środowiskowej DOCUSIGN_WebhookSecret.

• JWS (Autenti) - uwierzytelnienie za pomocą JSON Web Signature.
• Pomijanie kolejkowania - umożliwia natychmiastowe wykonanie webhooka bez oczekiwania w kolejce.

informacja

Funkcja Pomijanie kolejkowania powoduje natychmiastowe uruchomienie skryptu źródła, z pominięciem mechanizmu kolejkowania. Należy używać jej tylko w sytuacjach, gdy natychmiastowe wykonanie jest absolutnie konieczne, ponieważ może prowadzić do przeciążenia systemu (timeoutów).

Na skrypt typu webhook możliwe jest przesłanie pliku po zastosowaniu endpoint /with-file.

🔹 Dowolny skrypt

Źródło umożliwiające wykonanie własnego skryptu (np.: integracja z API zewnętrznym, pobieranie danych cyklicznie, synchronizacja).

Dodatkowe pole konfiguracyjne:

• Częstotliwość wykonywania (cron) - określa harmonogram uruchamiania źródła (np. co godzinę, codziennie o północy). Ustawienie oparte na składni CRON, umożliwiającej elastyczne planowanie zadań cyklicznych.

✏️ Edycja i dezaktywacja źródła danych

Każde istniejące źródło można edytować, przechodząc do jego szczegółów z listy źródeł i wybierając akcję „Edytuj" z menu kontekstowego (ikona trzech kropek) lub klikając w rekord na liście źródeł danych.

🕓 Historia wykonywania

Dla każdego źródła dostępna jest zakładka Historia, dostępna w trybie edycji źródła danych, w której można prześledzić m.in. daty i czasy uruchomień, statusy wykonania, czy zobaczyć komunikaty błędów (jeśli wystąpiły).

Historia pozwala monitorować poprawność działania integracji oraz szybko diagnozować ewentualne problemy z importem danych.

❓FAQ - Źródła danych

🔹Jak mogę usunąć źródło danych?

Ze względu na zachowanie spójności danych, usunięcie źródła danych nie jest możliwe. Można jednak je dezaktywować, aby to zrobić, należy ustawić datę dezaktywacji w konfiguracji źródła danych, jeśli zostanie ona ustawiona na datę wcześniejszą niż bieżąca, źródło danych automatycznie zostanie dezaktywowane.