📑 Import Excel

Import dokumentów

Aby poprawnie zaimportować dane z pliku Excel, należy odpowiednio przygotować wartości w kolumnach odpowiadających typom pól formularzy Logito.

⚙️Konfiguracja

Podczas importu dokumentów z plików Excel, oprócz domyślnych pól dostępnych w każdym źródle danych, dostępne są dodatkowe opcje konfiguracyjne, które pozwalają dostosować proces importu.

informacja

Opis domyślnych pól dostępnych w każdej konfiguracji znajduje się w sekcji Źródła danych.

🔸Pola mapowane

W tej sekcji możliwe jest przypisanie danych z konkretnej kolumny Excela do wybranego pola w formularzu dokumentu. Użytkownik wybiera:

• pole z formularza dokumentu, które ma zostać uzupełnione,
• nazwę kolumny z pliku Excel, z której ma zostać pobrana wartość.

🔸Ustaw stan dokumentu ręcznie

Opcja ta umożliwia automatyczne przypisanie importowanych dokumentów do konkretnego etapu w procesie.

ostrzeżenie

Uwaga: Po zaznaczeniu tej opcji walidacje oraz mapowania pól z dokumentów powiązanych na formularzu są pomijane. Przyspiesza to proces importu, jednak należy pamiętać, aby przed importem uzupełnić wszystkie wymagane pola w pliku Excel, jeśli są one niezbędne do dalszego przetwarzania dokumentu.

Po jej zaznaczeniu tej opcji należy określić dodatkowe pola:

• Proces (wymagane) - proces, do którego dokument ma zostać przypisany,
• Krok procesu - etap w procesie, na który trafi dokument ,
• Status dokument - który zostanie przypisany po imporcie,
• Pole "Wyślij do" - pozwala wskazać użytkownika, do którego dokument zostanie przekazany.

Każdą z powyższych opcji można również zmapować z Excela. Wystarczy zaznaczyć opcję „Mapuj z Excela" przy danym polu, wtedy zamiast wybierania wartości ręcznie z listy, należy wpisać nazwę kolumny z pliku Excel, z której zostanie pobrana wartość.

ostrzeżenie

Uwaga: Wartość w kroku/status/"wyślij do" jest wartością tekstową. Wielkość liter ma znaczenie.

informacja

Przy mapowaniu "Wyślij do" z kolumny Excel można zastosować pełną konstrukcję

• Zespół: odwołanie poprzez Team/nazwa_zespołu

• Grupa użytkowników: odwołanie poprzez Group/nazwa_grupy

• Dział: odwołanie poprzez Unit/nazwa_działu

• Użytkownik: odwołanie poprzez login użytkownika

Import tabeli dynamicznej

Możliwe jest zaimportowanie danych z pliku Excel bezpośrednio do wybranej tabeli dynamicznej w formularzu dokumentu, aby poprawnie zaimportować dane z pliku Excel, należy odpowiednio przygotować wartości w kolumnach odpowiadających typom pól formularzy Logito.

⚙️Konfiguracja

Podczas importu tabeli dynamicznej z plików Excel, oprócz domyślnych pól dostępnych w każdym źródle danych, dostępne są dodatkowe opcje konfiguracyjne, które pozwalają dostosować proces importu.

informacja

Opis domyślnych pól dostępnych w każdej konfiguracji znajduje się w sekcji Źródła danych.

🔸Tabela dynamiczna do zaimpostowania

Należy wskazać tabelę w module, do której zostaną zaimportowane dane z Excela. Tabela ta musi znajdować się w formularzu dokumentu, do którego wykonywany jest import.

🔸Pole identyfikujące dokument

Aby powiązać dane z Excela z odpowiednim dokumentem w systemie, należy wybrać pole identyfikujące dokument. Użytkownik wskazuje:

• Pole w formularzu dokumentu, które ma zostać wykorzystane do powiązania,
• Nazwę kolumny z pliku Excel, z której zostanie pobrana wartość służąca do identyfikacji dokumentu.

Dzięki temu system wie, do którego dokumentu należy zaimportować dane tabeli.

🔸Mapowanie kolumn tabeli

Mapowanie kolumn tabeli odbywa się w taki sam sposób, jak mapowanie pól formularza. Użytkownik:

• wybiera kolumnę tabeli dynamicznej w formularzu,
• przypisuje do niej nazwę kolumny z Excela, z której ma zostać pobrana odpowiednia wartość.

🔸Wyczyść dane tabeli dynamicznej przed importem

Zaznaczenie tej opcji powoduje, że przed zaimportowaniem nowych danych z pliku Excel istniejące dane w tabeli dynamicznej zostaną usunięte.

ostrzeżenie

Uwaga: Użycie tej opcji powoduje trwałe usunięcie wcześniejszych danych z tabeli dynamicznej.

🧩Typy pól mapowanych i ich formaty danych

🔹Pole tekstowe

• Opis: Zwykłe pole tekstowe (np.: nazwa, opis, komentarz).
• Format w Excelu: Dowolny tekst.
• Uwagi: Długość tekstu jest ograniczona przez konfigurację kontrolki tekstowej formularza dynamicznego.

🔹Pole liczbowe

• Opis: Pole przechowujące liczby (np.: kwoty, liczby całkowite, procenty).
• Format w Excelu: Liczba (np.: 1000,99, 10 100,45).
• Uwagi: Upewnij się, że wartości nie zawierają separatorów tysięcy ani znaków specjalnych (%, zł, itp.).

🔹Pole wyboru

• Opis: Pole przechowujące listy wyboru (Lista rozwijana, pojedynczy wybór, wielokrotny wybór).
• Format w Excelu: Należy przekazać nazwę opcji wyboru.
• Uwagi: Wielkość liter ma znaczenie. W przypadku pola wielokrotnego wyboru należy wartości oddzielić przecinkiem (,).

🔹Pole logiczne (TAK/NIE)

• Opis: Pole przyjmujące wartość prawda/fałsz (np. aktywne, zarchiwizowane).
• Format w Excelu: TAK / NIE
• Uwagi: Zaleca się wykorzystywać słownie TAK / NIE.

🔹Pole daty i czasu

• Opis: Pole przechowujące Datę i/lub Datę i czas (np. data wystawienia, czas realizacji).
• Format w Excelu: Data w formacie rozpoznawalnym przez Excel (np.: 2025-07-10, 10.07.2025,10/07/2025). Dla formatu Daty i czasu należy podać dodatkowo godzinę (np.: 12:00, 12:00:30)
• Uwagi: Zaleca się użycie formatu DD-MM-YYYY HH:mm:ss, jeśli to możliwe.

🔹Pole Email

• Opis: Pole przechowujące adres e-mail
• Format w Excelu: Poprawny adres e-mail zawierający znak @ oraz domenę (np.: nazwa@domena.com).
• Uwagi: Adres musi być poprawnie sformatowany, nie może zawierać spacji, niedozwolonych znaków.

🔹Pole spółka

• Opis: Nazwa spółki, której dotyczy dokument.
• Format w Excelu: Pełna, poprawna nazwa spółki zgodna z nazwą w systemie (np.: Logito).
• Uwagi: Wielkość liter ma znaczenie, wartość musi dokładnie odpowiadać nazwie spółki zarejestrowanej w systemie.

🔹Pole rejestr

• Opis: Nazwa rejestru, do którego przypisany jest dokument.
• Format w Excelu: Dokładna nazwa rejestru używana w systemie (np.: Rejestr testowy).
• Uwagi: Wielkość liter ma znaczenie, wartość musi dokładnie odpowiadać nazwie rejestru w systemie.

🔹Pole użytkownik

• Opis: Pole odwołujące się do konkretnego użytkownika systemu Logito.
• Format w Excelu: Pełna nazwa użytkownika (login użytkownika).
• Uwagi: Wartość nazwy użytkownika musi odpowiadać istniejącemu użytkownikowi w systemie. W przypadku pola wielokrotnego wyboru należy oddzielić wartości przecinkiem (,).

🔹Pole grupa użytkowników

• Opis: Pole przechowujące grupy użytkowników procesu, zespoły, działy.
• Format w Excelu: Pełna nazwa grypy/zespołu/działu poprzedzona odpowiednim typem. Przedrostek Zespół/ dla zespołów, Dział/ dla działów, brak typu oznaczy import grupy użytkowników z procesu. Przykładowo: Zespół/Zarządzanie oznacza import zespołu o nazwie "Zarządzanie".
• Uwagi: Wielkość liter ma znaczenie, wartość musi dokładnie odpowiadać nazwie grupy/zespołu/działu w systemie.

🔹Pole Słownik Logito

• Opis: Pole przechowujące terminy słowników
• Format w Excelu: Należy przekazać nazwę terminu słownika.
• Uwagi: Wielkość liter ma znaczenie. W przypadku pola wielokrotnego wyboru należy wartości oddzielić przecinkiem (,).

🔹Pole Kurs Waluty

• Opis: Pole przechowujące walutę oraz datę kursu.
• Format w Excelu: Data kursu i symbol waluty zapisane w jednej komórce, oddzielone ukośnikiem (/), np. 10.07.2025/PLN. Format daty (np.: 2025-07-10, 10.07.2025).
• Uwagi: Kod waluty musi być zapisany wielkimi literami. Data nie może zawierać znaków ukośnika, ponieważ jest on zarezerwowany do oddzielenie symbolu. Wartość kursu waluty w danym dniu do PLN zostanie automatycznie pobrana przy imporcie.

🔹Pole Dokument Powiązany

• Opis: Pole z dokumentem powiązanym.

• Format w Excelu: Format pola wybranego w sekcji Mapowanie podczas konfiguracji kontrolki formularza dynamicznego.

  

• Uwagi: Wielkość liter ma znaczenie. Podczas konfiguracji zalecane jest ustawienie pola z unikalną wartością, w celu uniknięcia błędnych dopasowań podczas importu. Pole z dokumentem powiązanym musi być jednokrotnego wyboru.

✅Zakończenie importu

Po zakończonym imporcie system wysyła do użytkownika powiadomienie informujące o zakończeniu importu. Na dedykowanej podstronie dostępny jest raport, w którym można zobaczyć, ile rekordów zostało poprawnie zaimportowanych, a ile odrzuconych z powodu błędów importu.

Użytkownik ma możliwość pobrania raportu błędów za pomocą przycisku „Pobierz raport błędów".

Wygenerowany zostanie plik Excel zawierający wiersze z błędami importu. W ostatniej kolumnie znajduje się komunikat opisujący powód odrzucenia danego rekordu. Plik ten można poprawić i zaimportować ponownie.

wskazówka

Powiadomienia o rozpoczętym, jak i zakończonym imporcie danych z Excel dostępne są w Centrum powiadomień.

❓FAQ - Import z Excela

🔹Jak uniknąć duplikatów podczas importu danych?

Podczas importu danych z pliku Excel warto zadbać o to, aby nie dodać przypadkowo tych samych dokumentów wielokrotnie. Jednym z sposobów jest użycie kluczy unikalnych, czyli reguł, które pozwalają zablokować dodanie dokumentu, jeśli wykryty zostanie duplikat.

informacja

Więcej o konfiguracji i zasadzie działania kluczy unikalnych znajdziesz w sekcji Klucze unikalne

🔹Jak mogę dowiedzieć się, które rekordy zostały odrzucone podczas importu?

Po zakończonym imporcie danych z Excel użytkownik otrzymuje możliwość pobrania raport błędów. Plik zawiera odrzucone wiersze wraz z opisem błędów w ostatniej kolumnie.

🔹Jak mogę usunąć źródło danych?

Ze względu na zachowanie spójności danych, usunięcie źródła danych nie jest możliwe. Można jednak je dezaktywować, aby to zrobić, należy ustawić datę dezaktywacji w konfiguracji źródła danych, jeśli zostanie ona ustawiona na datę wcześniejszą niż bieżąca, źródło danych automatycznie zostanie dezaktywowane.

🔹Czy mogę zaimportować plik .csv?

Nie, pliki .csv nie sią obsługiwane przez import Excel, jednak można przekonwertować w Excel plik .csv, zasilając arkusz danymi z pliku .csv. W tym celu należy w zakładce "Dane" z Excel'a wybrać import danych z pliku.

🔹Czy przy import excel tabeli dynamicznej wartości domyślne zostaną wyliczone automatycznie?

Nie, podczas importu tabeli dynamicznej wartości domyślne w kolumnach nie zostaną automatycznie wyliczone na podstawie wprowadzonych danych. Dlatego należy wcześniej uwzględnić to w importowanym pliku Excel.