Czym jest workflow as a service? WaaS – nowy model subskrypcji w biznesie

Spis treści

Co to jest Workflow as a Service i skąd pochodzi to pojęcie?
Jak działa platforma WaaS i z jakich komponentów się składa?
Jakie korzyści biznesowe daje wdrożenie WaaS w firmie?
W jakich branżach i procesach sprawdza się workflow jako usługa? 
Jak wygląda przyszłość rynku WaaS i jakie trendy go kształtują?

Co to jest Workflow as a Service i skąd pochodzi to pojęcie?

Workflow as a Service (WaaS) to usługa chmurowa, która umożliwia firmom tworzenie, zarządzanie i optymalizację przepływów pracy bez konieczności budowania własnej infrastruktury IT. W praktyce oznacza to, że organizacja może automatyzować powtarzalne zadania i procesy biznesowe, płacąc jedynie za faktyczne wykorzystanie platformy.

Model WaaS wyrósł z koncepcji XaaS (everything as a service), charakterystycznej dla chmury obliczeniowej. Badacze z San Diego Supercomputer Center przy Uniwersytecie Kalifornijskim jako jedni z pierwszych opisali architekturę WaaS, wskazując na jej zdolność do komponowania wielu pakietów oprogramowania i usług w ramach jednego przepływu pracy.

Rozwiązanie to zapewnia środowisko do elastycznej integracji aplikacji poprzez workflow i wykorzystuje inne usługi chmurowe: IaaS do infrastruktury, DaaS do danych, aby dostarczyć odpowiednie zasoby do wykonania zadań.

Jak działa platforma WaaS i z jakich komponentów się składa?

Architektura systemu Workflow as a Service opiera się na kilku kluczowych komponentach działających w modelu usługowym.

1. Interfejs użytkownika pozwala na tworzenie, modyfikowanie i monitorowanie przepływów pracy za pomocą wizualnych edytorów typu drag-and-drop.
2. Bramka API stanowi punkt wejścia dla zewnętrznych żądań, obsługując routing, limitowanie zapytań i uwierzytelnianie.
3. Silnik workflow interpretuje i wykonuje zdefiniowane procesy, koordynując pracę z harmonogramem zadań i wykonawcami.  
4. Baza danych przechowuje definicje przepływów, logi wykonania i dane użytkowników.  
5. System powiadomień informuje o zakończeniu zadań, błędach lub zmianach statusu. 
   

Całość uzupełniają integracje zewnętrzne, czyli połączenia z systemami CRM, ERP, pocztą elektroniczną czy komunikatorami, oraz moduły monitoringu i logowania zapewniające audyt i diagnostykę.

Jakie korzyści biznesowe daje wdrożenie WaaS w firmie?

Model Workflow as a Service przynosi organizacjom konkretne korzyści finansowe i operacyjne. Przede wszystkim eliminuje konieczność inwestycji w sprzęt i oprogramowanie. Firma płaci tylko za wykorzystane zasoby w modelu pay-as-you-go.

Skalowalność rozwiązania pozwala szybko zwiększać lub zmniejszać moc obliczeniową w odpowiedzi na zmiany popytu bez dodatkowych nakładów na infrastrukturę. Dostawca WaaS odpowiada za bezpieczeństwo i zgodność platformy z regulacjami, co odciąża wewnętrzne zespoły IT. Automatyzacja zadań manualnych prowadzi do zwiększenia produktywności i efektywności operacyjnej.

Model umożliwia także pracę zdalną. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do przepływów pracy z dowolnego miejsca i urządzenia z połączeniem internetowym. Dodatkowo WaaS wspiera transformację cyfrową, przyspieszając wdrażanie nowych procesów i integrację systemów w organizacji.

Dla dyrektorów IT oznacza to coraz większy wybór rozwiązań, ale także presję na integrację wielu chmurowych usług. CFO dostaje natomiast możliwość porównania kosztów subskrypcji z utrzymaniem lokalnych systemów workflow i z budżetem na rozwój własnych narzędzi.

W jakich branżach i procesach sprawdza się workflow jako usługa? 

Rozwiązania WaaS znajdują zastosowanie w praktycznie każdej branży i obszarze funkcjonalnym przedsiębiorstwa.  

• W dziale HR automatyzują procesy onboardingu pracowników, zarządzania urlopami i obiegu dokumentów kadrowych.
• W obszarze IT wspierają obsługę zgłoszeń serwisowych, globalne zarządzanie kontami pracowników (m.in. automatyczne tworzenie i odpowiednia konfiguracji kont w systemach) i monitoring systemów.
• Działy finansowe wykorzystują WaaS do automatyzacji procesów akceptacji faktur, raportowania i zgodności regulacyjnej.  
• W sprzedaży i marketingu platforma obsługuje routing leadów, kampanie wielokanałowe i szereg automatyzacji w CRM.  
• Obsługa klienta korzysta z workflow do eskalacji zgłoszeń i standaryzacji odpowiedzi.  
• Sektor BFSI, produkcja, ochrona zdrowia, retail i e-commerce - wszystkie te branże intensywnie adoptują WaaS, szukając optymalizacji kosztów i zwiększenia zwinności operacyjnej. 

Jak wygląda przyszłość rynku WaaS i jakie trendy go kształtują?

Rynek Workflow as a Service wchodzi w fazę dynamicznego wzrostu. Według analiz branżowych jego wartość ma wzrosnąć z około 10,7 miliarda dolarów w 2025 roku do blisko 300 miliardów dolarów w 2035 roku, osiągając średnioroczne tempo wzrostu na poziomie 39,5%.

Najważniejsze trendy kształtujące przyszłość WaaS obejmują integrację sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego do przewidywalnej analityki i inteligentnej automatyzacji przepływów.

Rozwój platform low-code i no-code sprawia, że procesy w firmie mogą tworzyć nie tylko programiści, ale też zwykli użytkownicy bez wiedzy programistycznej.  

Architektura takich systemów opiera się na zaawansowanej automatyzacji połączeń między systemami, która zapewnia ogromną elastyczność, bezpieczeństwo i ciągłość działania systemów pomimo problemów technicznich. Widzimy to na prostym przykładzie banków, np. gdy nie działa nam aplikacja mobilna, ale możemy zalogować się do bankowości internetowej. Między innymi, dlatego wiele systemów ma kilka metod odzyskiwania hasła lub autoryzacji logowania. 
 
Ze względu na to, że praca hybrydowa stała sie standardem, odporność systemów jest synonimem efektywnego działania.  
 

Workflow as a Service zmienia sposób, w jaki organizacje projektują i realizują swoje procesy biznesowe. Platformy low-code, takie jak LOGITO, pozwalają firmom zacząć automatyzować workflow bez barier związanych z kosztowną infrastrukturą i długimi wdrożeniami.

Zobacz inne artykuły