Elektroniczny obieg umów - kontroluj procesy i oszczędzaj czas w firmie

 

System zarządzania umowami, który przyspiesza zatwierdzenia, pilnuje terminów i daje Ci dostęp do każdego dokumentu kiedy tylko potrzebujesz.

 

Umowy_top

Dlaczego warto zautomatyzować zarządzanie umowami w organizacji

Procesy związane z opiniowaniem i akceptacją umów zajmują Ci zbyt wiele czasu? Obecne rozwiązanie w firmie nie działa tak, jak powinno? Stworzymy dla Ciebie elektroniczny rejestr umów, który dopasuje się do specyfiki Twojego biznesu.

Nasze wdrożenia opieramy głównie na platformie LOGITO DMS. To rozwiązanie kontroluje przebieg całego procesu - rozpoczynając od momentu tworzenia projektu dokumentu, przez wszystkie etapy opiniowania i akceptacji, aż do finalnego podpisania i późniejszego nadzoru nad datami.

Gdy scentralizujesz dokumentację

i zautomatyzujesz przepływ pracy, 

otrzymujesz konkretne rezultaty:

 

  • Akceptacje dokumentów realizowane nawet do 80% szybciej
  • Możliwość przeglądania umów o dowolnej godzinie z każdego miejsca
  • Powiadomienia mailowe przypominające o zbliżających się datach
  • Zapisana historia wszystkich modyfikacji dostępna dla audytorów

Umowy_2

Stwórz elektroniczny rejestr umów dopasowany do Twojej organizacji

  • Tworzymy rozwiązania, które odpowiadają Twoim potrzebom - nie musisz zmieniać swoich procesów pod system. Możesz współpracować 
z naszymi specjalistami przy pełnym wdrożeniu albo samodzielnie modyfikować system dzięki platformie low-code.

  • Przygotowujemy przepływ pracy zgodny z Twoją strukturą organizacyjną. Wyznaczamy osoby odpowiedzialne - koordynatorów, akceptujących, podpisujących. Ustalamy kolejność zatwierdzania - jednoczesne opiniowanie przez kilka osób lub kolejne etapy. Wykorzystujemy BPMN oraz możliwości platformy low-code, co gwarantuje wysoką elastyczność rozwiązania.

  • Oprogramowanie działa zgodnie z regulacjami obowiązującymi w Twojej firmie, spełniając wewnętrzne standardy oraz wymogi prawne.

System do zarządzania umowami - kompletne narzędzie dla Twojej firmy

Integracje zwiększające efektywność zarządzania umowami:

Scentralizowane repozytorium dokumentów – przeglądaj wszystkie umowy o każdej porze z dowolnej lokalizacji.

Powiadomienia wysyłane automatycznie – otrzymuj e-maile z informacją o terminach 
i zadaniach wymagających reakcji.

System uprawnień – określ, kto ma 
dostęp do poszczególnych dokumentów, 
z rejestrem akcji zgodnym z RODO.

Jednoczesne akceptowanie przez wielu użytkowników zapobiega wstrzymaniu pracy podczas nieobecności.

Modyfikacja przez MS Word – wprowadzaj zmiany w dokumentach bezpośrednio 
w aplikacji, nie musisz pobierać plików.

Wyszukiwanie z OCR – znajdź informacje 
w dokumentach w ułamku sekundy, nawet 
w zeskanowanych plikach.

Bieżący monitoring – sprawdź status każdego kontraktu w dowolnym momencie.

Połączenie z platformami podpisów – współpraca z DocuSign, Autenti, Szafir oraz podpisami kwalifikowanymi.

Automatyczna ścieżka akceptacji – dokumenty trafiają do właściwych osób według ustalonych reguł.

Raporty i statystyki – analizuj czas przetwarzania, obciążenie poszczególnych zespołów, dotrzymywanie terminów.

Rejestr wszystkich operacji – każda akcja wykonana na dokumencie zostaje zapisana.

Bezpieczne archiwum – długoterminowe przechowywanie w dedykowanych rejestrach spełniających wymogi.

LOGITO współpracuje 
z systemami Twojej firmy

Integracje zwiększające efektywność zarządzania umowami:

ERP

(SAP, Microsoft Dynamics, Oracle)
Automatyczna synchronizacja informacji 
o partnerach biznesowych, zamówieniach 
i fakturach.

CRM 


(Salesforce, HubSpot) 
Powiązanie dokumentów kontraktowych 
z kartami klientów i działaniami sprzedażowymi

Oprogramowanie finansowe 


(Symfonia, enova365) 
Zachowanie spójności między zapisami księgowymi a zawartymi kontraktami.

Serwisy do e-podpisu 


(DocuSign, Autenti, Szafir)
Możliwość podpisywania - od zwykłej akceptacji podpisy zgodne z eIDAS.

Profil Zaufany ePUAP 


Funkcjonalność dla podmiotów współpracujących z administracją

Obieg umów w firmie - rozwiązanie wspierające rozwój organizacji

  • Szybsze podejmowanie decyzji

     

    Możliwość jednoczesnego opiniowania przez kilka osób, powiadomienia docierające do wszystkich uczestników procesu oraz kontrola terminów sprawiają, że dokumenty nie zalegają. Aplikacja monitoruje każdy etap i sygnalizuje konieczność podjęcia działań.

  • Transparentność i nadzór

     

    Zaawansowane wyszukiwanie z wieloma filtrami, zapisana historia modyfikacji oraz rejestr każdej operacji. Masz pełną widoczność - kto wprowadził zmiany, kiedy to zrobił i jakie były to działania. Poprawia się komunikacja z partnerami biznesowymi oraz koordynacja wewnątrz organizacji.

  • Cyfryzacja dokumentacji papierowej

     

    Przekształcenie fizycznego archiwum w formę elektroniczną. Skanowanie materiałów, rozpoznawanie tekstu OCR, weryfikacja jakości, oznaczanie metadanymi. Dokumentacja papierowa przekształca się w bazę danych dostępną dla osób z odpowiednimi uprawnieniami.

CTA_konsultacja

Zarządzanie umowami zgodne 
z przepisami RODO i eIDAS

Platforma LOGITO spełnia wymagania dotyczące ochrony informacji osobowych oraz standardy związane 
z elektronicznym potwierdzaniem tożsamości.

Ochrona danych i zgodność prawna:

 

Uprawnienia przyznawane według funkcji użytkowników - masz kontrolę nad tym, kto może przeglądać, wprowadzać zmiany czy zatwierdzać dokumenty. Wszystkie operacje są dokumentowane - widoczne jest, kto i kiedy wykonał daną czynność. Rejestr działań spełniający wymogi RODO zapewnia gotowość na kontrole.

Formy elektronicznego potwierdzania wybierane według typu dokumentu:

 

  • Podstawowa akceptacja dla materiałów używanych wewnętrznie
  • Podpisy kwalifikowane spełniające wymogi eIDAS dla dokumentów o kluczowym znaczeniu prawnym
  • Współpraca z DocuSign, Autenti, Szafir czy Profil Zaufany ePUAP

Dostosowujesz formę potwierdzenia do charakteru dokumentu 
i obowiązujących regulacji. System zapisuje przebieg całego procesu, 
co stanowi dowód w przypadku ewentualnych sporów.

Odpowiedzi na pytania 
o elektroniczny obieg umów

To platforma cyfrowa obsługująca pełny cykl życia kontraktu - od etapu projektowania, przez opiniowanie i podpisywanie, aż do przechowywania i monitorowania. Każdy dokument zawiera metrykę z kluczowymi informacjami: rodzaj, daty obowiązywania, wartość, osoba odpowiedzialna, partner. Aplikacja wysyła przypomnienia o terminach, tworzy zestawienia oraz rejestruje wszystkie modyfikacje z pełnym audytem. 

Dostęp przez całą dobę niezależnie od lokalizacji, automatyczne wysyłanie przypomnień, ochrona przed utratą dokumentacji, wyszukiwanie trwające sekundy zamiast godzin, kompletna historia modyfikacji dla celów audytowych, niższe koszty druku i składowania, przyśpieszenie procesów o 70-80%. 

Istotne elementy wyboru: możliwość dostosowania przepływu pracy do Twoich procedur, prostota łączenia z obecnymi narzędziami, przejrzystość interfejsu, możliwość skalowania, ochrona zgodna z RODO, dostępność wsparcia technicznego, całkowity koszt posiadania uwzględniający licencje, implementację i obsługę

Transfer informacji z dotychczasowych rozwiązań, odwzorowanie procedur biznesowych, przeszkolenie użytkowników pełniących różne funkcje, połączenie z aplikacjami zewnętrznymi, konfiguracja metadanych, ustawienie uprawnień dostępu, digitalizacja fizycznego archiwum, wybór właściwych form e-podpisu, utrzymanie ciągłości działania, zaakceptowanie zmian przez pracowników, ujednolicenie procedur między departamentami. 

Dodanie projektu kontraktu do platformy, wypełnienie metryki z istotnymi informacjami, automatyczne powiadamianie osób zaangażowanych w proces wraz z kontrolą terminów, jednoczesna akceptacja przez kilku użytkowników, edytowanie bezpośrednio w aplikacji dzięki integracji z MS Word, finalne zatwierdzenie przez osoby merytoryczne, elektroniczne podpisanie, umieszczenie w dedykowanym rejestrze.