Elektroniczny obieg korespondencji w firmie – automatyzacja z LOGITO

 

Zdigitalizuj, przetwarzaj i kontroluj swoją korespondencję z systemem do zarządzania obiegiem korespondencji.

 

Obsługa korespondencji i spraw_top (1)

Korzyści digitalizacji 
i automatyzacji obsługi korespondencji

Obieg pism to jeden z najpopularniejszych procesów w firmie, związany z obsługą korespondencji przychodzącej i wychodzącej, prowadzeniem spraw, przekazywaniem i archiwizacją dokumentów. W proces ten zaangażowanych jest wielu pracowników. Jak nie zgubić się w ogromie informacji?

Proponowane przez nas rozwiązanie pomaga w szybki 
i prosty sposób odnaleźć lub przekazać interesujące Cię dokumenty. Dzięki integracji z pocztą elektroniczną (MS Outlook, Thunderbird) możliwe jest pobieranie dokumentów bezpośrednio z serwera pocztowego prosto do bazy danych. To usprawnia elektroniczne zarządzanie dokumentacją, eliminując konieczność zapisu każdego pliku indywidualnie.

Z takim narzędziem obsługa korespondencji firmowej staje się wygodniejsza i bardziej poukładana. Twoi pracownicy pomijają wiele etapów obsługi korespondencji, oszczędzając czas, ponieważ ich harmonogramu nie zajmują już: przeglądanie korespondencji, manualna weryfikacja nadawcy, zapis i archiwizacja pliku. W ten sposób tworzysz w swojej firmie wydajny system zarządzania dokumentami.

Obsługa korespondencji i spraw_CTA

Obsługa korespondencji 
i sekretariatu - funkcje

  • Integracja z pocztą elektroniczną

     

    Automatyczne pobieranie dokumentów z MS Outlook 
i Thunderbird bezpośrednio do bazy danych.

  • Automatyczna weryfikacja nadawcy

     

    Integracja z GUS umożliwia automatyczne sprawdzenie i pobranie załączników.

  • Automatyczny rozdział korespondencji

     

    Dokumenty trafiają od razu do odpowiednich działów, oddziałów lub pracowników.

  • Statusy dokumentów w obiegu

     

    Przypisanie różnych statusów w zależności od akcji (oczekujące, zaakceptowane).

  • Pełna historia obiegu

     

    Podgląd całej ścieżki przekazywania dokumentu między pracownikami.

  • Technologia OCR

     

    Skanowanie, rozpoznawanie i odczytywanie pisma w dokumencie, co usprawnia wyszukiwanie informacji.

  • Podpis elektroniczny kwalifikowany

     

    Eliminacja druku, magazynowania i skanowania podpisanych pism.

  • Wbudowana przeglądarka PDF

     

    Podgląd plików bezpośrednio w systemie w obsługiwanym widoku.

  • "Moje zadania" i "Pisma oczekujące"

     

    Pracownicy mają bezpośredni wgląd w sprawy wymagające ich uwagi.

  • Ewidencja korespondencji

     

    Dzienniki korespondencji uporządkowane według zawartych informacji.

  • Wyszukiwanie dokumentów

     

    Sortowanie w tabeli, domyślne filtry i możliwość budowania własnej bazy filtrów.

  • Szablony dokumentów

     

    Formularze dynamiczne, które można modyfikować, a nowa wersja powstaje i jest wysyłana bezpośrednio z platformy.

Integracje z LOGITO

Wszystkie integracje działają w jednym, spójnym ekosystemie, zapewniając płynny przepływ informacji 
w organizacji.

MS Outlook i Thunderbird


Automatyczne pobieranie korespondencji 
z serwera pocztowego bezpośrednio do systemu, eliminując manualny zapis plików.

GUS i e-doręczenia


Automatyczna weryfikacja nadawcy 
i pobranie załączników dla sprawniejszej obsługi dokumentów przychodzących.

OCR


Rozpoznawanie tekstu w skanowanych dokumentach, umożliwiające szybkie wyszukiwanie informacji w milionowej bazie danych.

Podpis elektroniczny kwalifikowany


Cyfrowe podpisywanie dokumentów, wyeliminowanie kosztów druku, wyjazdów 
i skanowania.

Skaner


Możliwość umieszczenia zeskanowanego, papierowego dokumentu w bazie wraz 
z opisem i załącznikami.

ERP


Integracja z systemami ERP dla pełnej synchronizacji danych biznesowych.

Usprawnienie, które realnie wspiera komunikację w firmie

  • Szybsze przekazywanie dokumentów

     

    Kombinacja integracji z pocztą i automatycznego rozdziału korespondencji skraca czas przekazywania ważnych dokumentów wewnątrz organizacji. Dokumenty trafiają automatycznie do właściwych działów czy pracowników, 
a system powiadamia ich o nadejściu nowej korespondencji. Widoczność pobranego pliku w systemie od razu po jego pobraniu zapewnia natychmiastowy dostęp do informacji.

  • Optymalizacja pracy zespołu

     

    Nadawanie uprawnień do wglądu, edycji czy akceptacji dokumentu zapewnia kontrolę nad procesami. Dzięki temu zoptymalizujesz pracę zespołu i zmniejszysz zjawisko wąskiego gardła w komunikacji firmowej.

  • Efektywne wyszukiwanie 
i zarządzanie

     

    Dokument wyszukasz na 3 sposoby: sortując wyniki w tabeli ewidencji pism, wykorzystując domyślne filtry lub za pomocą wyszukiwarki pełnotekstowej. Nie musisz pamiętać precyzyjnych informacji, wystarczy wybór spółki, oddziału firmy, symbolu komórki organizacyjnej, przedziału czasu z kalendarza, rejestru, nadawcy czy statusu dokumentu. Technologia OCR dodatkowo usprawnia wyszukiwanie informacji w milionowej bazie danych.

Raportowanie i kontrola obiegu korespondencji

To, czy zarządzanie dokumentacją przebiega prawidłowo 
i jest skuteczne, można zweryfikować, prowadząc statystyki. Wiedza w postaci automatycznych raportów daje wgląd kadrze zarządzającej w to, jak dotychczasowe procesy w firmie spełniają swoje zadania i czy poszczególne działy realizują wyznaczone cele.

Automatyczne raporty pozwolą zbierać dane o:

Wykorzystanie raportów umożliwi kontrolowanie, mierzenie 
i definiowanie celów organizacji. Na podstawie tej wiedzy, łatwiej jest wprowadzić ulepszenia i zoptymalizować pracę swojej firmy.

Realizacji ilości spraw według wybranego działu – ocena obciążenia zespołów i identyfikacja działów potrzebujących wsparcia.

Ilości pism trafiających do poszczególnych rejestrów – monitorowanie przepływu dokumentów w organizacji oraz identyfikacja obszarów do optymalizacji.

Obciążeniu pracowników danego działu – pomiar KPI produktywności i sprawiedliwy rozdział zadań w zespole.

Kompleksowa obsługa spraw 
i sekretariatu

  • Obsługa spraw to funkcjonalność LOGITO, która pozwala nie tylko uporządkować korespondencję na pisma przychodzące czy wychodzące, ale podpinać powiązane ze sprawą dokumenty czy pisma, aby zachować jej ciągłość oraz transparentność.

  • Wiele firm organizuje długoterminowe i skomplikowane przedsięwzięcia, takie jak przetargi, wyceny, negocjacje umów czy realizację zamówień.

    Pod dane przedsięwzięcie podpinane są umowy, faktury, pozwolenia oraz inne dokumenty.

  • LOGITO zostało zaimplementowane również w wielu instytucjach, gdzie cyfrowy JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt) jest obowiązującym standardem prowadzenia ewidencji. Wykorzystanie JRWA w LOGITO to niezawodny sposób na unowocześnienie, optymalizację pracy oraz usprawnienie komunikacji.

Specjalnie dla usprawnienia pracy sekretariatu przygotowaliśmy:

Rozdzielenie korespondencji w rejestrze – osobna ewidencja dla pism wychodzących 
i przychodzących dla lepszej organizacji.

Możliwość umieszczenia zeskanowanego dokumentu – papierowy dokument trafia do bazy wraz z opisem i załącznikami.

Opcję automatycznego przekazania dokumentu – automatyczne kierowanie do właściwego działu czy pracownika.

Wygodne śledzenie obiegu – monitoring przekazanych pism dzięki ich statusom oraz automatycznym przypomnieniom dla adresatów.

Podgląd całej historii – pełna widoczność obiegu dokumentu oraz szybkie odnajdywanie pisma w rejestrze.

Wewnętrzną książkę nadawczą – ewidencja przesyłek, podliczenie kosztów oraz autouzupełnianie danych podczas tworzenia listu przewozowego.

Najczęściej zadawane pytania

System automatycznie łączy się z MS Outlook lub Thunderbird i pobiera dokumenty bezpośrednio z serwera pocztowego do bazy danych. Weryfikuje nadawcę poprzez integrację z GUS, pobiera załączniki i zapisuje je we wcześniej ustalonym katalogu. Pobrany plik jest widoczny w systemie od razu. 

Tak. Dokument wyszukasz na 3 sposoby: sortując wyniki w tabeli ewidencji, wykorzystując domyślne filtry lub budując własną bazę filtrów prywatnych lub globalnych. Możesz wyszukiwać po spółce, oddziale, symbolu komórki, przedziale czasu, rejestrze, nadawcy, statusie dokumentu, tytule czy sygnaturze. 

Technologia OCR skanuje i rozpoznaje pismo w dokumencie, nawet odręczne. Mechanizm wyodrębnia tekst w zeskanowanym pliku, dzięki czemu wyszukiwanie informacji w milionowej bazie danych staje się znacznie krótsze i bardziej efektywne. 

Tak. Szablony platformy LOGITO opierają się na formularzach dynamicznych, które mogą być swobodnie modyfikowane do Twoich preferencji. Nowa wersja dokumentu powstaje i jest wysyłana bezpośrednio z platformy, przez potrzebę pobierania dokumentów i zaśmiecania dysku. 

Sekretariat może umieścić zeskanowany dokument w bazie wraz z opisem i załącznikami. System automatycznie przekazuje dokumenty do właściwego działu czy pracownika, umożliwia śledzenie obiegu dzięki statusom i przypomnieniom, oraz prowadzi wewnętrzną książkę nadawczą z ewidencją i podliczeniem kosztów przesyłek. 

Automatyczne raporty zbierają dane o realizacji ilości spraw według wybranego działu, ilości pism trafiających do poszczególnych rejestrów czy dzienników oraz obciążeniu pracowników danego działu. Wykorzystanie raportów umożliwia pomiar KPI produktywności i optymalizację pracy firmy.