Rozliczanie delegacji służbowych w 7 minut

 

Koniec z ręcznym wypełnianiem tabel. LOGITO automatyzuje obsługę dokumentacji związanej z podróżami służbowymi, zarówno krajowymi, jak 
i zagranicznymi. Zintegrowany kalkulator delegacji krajowych i kalkulator delegacji zagranicznych sam przelicza stawki diet, kursy walut z NBP i pilnuje zgodności z polityką firmy.

 

Delegacje_top

Delegacje służbowe bez błędów 
i bez straty czasu

System LOGITO sprawdza się wszędzie tam, gdzie delegacje służbowe to codzienność - w firmach, które rozliczają kilkadziesiąt wyjazdów miesięcznie. Zamiast tracić czas na poprawianie formularzy 
i kontrolowanie stawek:

 

  • wpisujesz datę i cel wyjazdu,
  • wybierasz miejscowość i kraj,
  • po wypełnieniu danych, otrzymujesz gotowy wniosek, który jest podstawą do późniejszego rozliczenia delegacji.

 

Obsługa dokumentacji delegacyjnej zajmuje minuty, nie dni. A księgowość w końcu nie musi wszystkiego sprawdzać trzy razy.

Jak wygląda rozliczanie delegacji 
w LOGITO?

  • Przed podróżą

     

    Wszystko zaczyna się od formularza delegacyjnego, który uzupełnia pracownik. W LOGITO to dokument elektroniczny, w którym podaje informacje dotyczące podróży:

     

    • rodzaj i cel delegacji,
    • miejsce i czas trwania,
    • planowane koszty (np. zakwaterowanie, posiłki).

     

    Po zatwierdzeniu wniosek trafia automatycznie do przełożonego. System powiadamia delegowanego 
o akceptacji.

    Jeśli koszty przekraczają ustalone limity, formularz zostaje przekierowany do innej ścieżki – np. do działu księgowości.

  • Po zakończeniu delegacji

     

    Po powrocie pracownik wprowadza dane potrzebne do rozliczenia:

     

    • bezpłatne wyżywienie,
    • liczbę posiłków,
    • przejazdy,
    • podróż prywatnym autem (z uwzględnieniem przelicznika).

     

    Formularz, po zatwierdzeniu, trafia do przełożonego i dalej do księgowości.

  • Kalkulator delegacji – ułatwienie dla księgowości

     

    Na tym etapie LOGITO automatycznie rozlicza podróż – krajową, zagraniczną lub mieszaną. Uwzględnia: dietę, zaliczkę, ryczałty, przejazdy, kilometrówkę. Znika potrzeba ręcznego przeliczania kilometrów czy diet zagranicznych – wszystko załatwia wbudowany kalkulator wyjazdów służbowych oraz kalkulator rozliczenia delegacji zagranicznej.

     

    Księgowość widzi wszystkie dane i kwoty w jednym widoku. System powiadamia pracownika o zakończeniu procesu rozliczenia.

CTA_delegacje

Kalkulator delegacji a zmiana walut

Aby ograniczyć ryzyko błędów, LOGITO korzysta 
z codziennie aktualizowanych kursów walut z API NBP.

 

Kwoty są przeliczane automatycznie, a system zapisuje datę i godzinę konwersji. Dzięki temu łatwo przeanalizujesz różnice kursowe i wykorzystasz dane jako dokumentację kosztów.

Rozliczanie delegacji z LOGITO to:

 

  • Automatyczne procesowanie delegacji krajowych, zagranicznych 
i mieszanych
  • Wygodny kalkulator delegacji
  • Automatyczne przeliczanie walut na PLN
  • Większa kontrola wydatków związanych z delegacjami
  • Możliwość wprowadzania walidacji

Kto skorzysta na automatycznym rozliczaniu delegacji?

Na wdrożeniu LOGITO zyskuje każdy. Koniec z mozolnym wypełnianiem formularza delegacyjnego, brakiem kontroli nad kosztami i ręcznym rozliczaniem delegacji, które sprzyja błędom i zabiera czas.

 

Dzięki rozliczaniu delegacji w LOGITO pracownik zyskuje wsparcie na każdym etapie – od planowania wyjazdu służbowego aż po finalizację rozliczenia. Na tę wygodę składają się, m.in.:

wygodne wypełnianie formularza delegacyjnego

automatyczne przekazanie wniosku do przełożonego

 możwliość tworzenia szablonów cyklicznych delegacji

możliwość dodawania skanów, np. faktur

powiadomienia o kolejnych statusach formularza delegacyjnego

natychmiastowe wyświetlenie zaakceptowanego wyjazdu w kalendarzu firmowym

możliwość wcześniejszego ustawienia zastępstwa za delegowaną osobę i przekazania informacji pracownikowi

dostęp do historii podróży służbowych

pewność, że koszty zostały zaakceptowane, a delegacja zostanie rozliczona

Automatyzacja w zakresie delegacji to korzyści dla przełożonego, któremu zależy na transparentności przebiegu podróży i związanych z nimi wydatków. Najważniejsze korzyści po jego stronie to:

automatyczne powiadomienia dotyczące składanych wniosków

możliwość grupowego akceptowania wniosków

pewność, że delegacja odbyła się zgodnie 
z planem (czas, lokalizacja, środek transportu)

wygodna kontrola kosztów i uniknięcie nadprogramowych wydatków

rozliczanie delegacji zgodnie z regulacjami ustawowymi oraz wewnętrzną polityką firmy

możliwość wprowadzania dowolnych walidacji

Największą oszczędność czasu i komfort pracy po zautomatyzowaniu rozliczeń delegacji docenią działy księgowości, które zwrócą uwagę na:

wbudowany kalkulator delegacji - rozlicza automatycznie delegacje krajowe, zagraniczne (diety, zaliczki i kilometrówki)

mniejsze ryzyko błędów w związku 
z ogromną ilością informacji przy każdej delegacji

pewność, że delegacja jest rozliczona zgodnie z obowiązującą stawką diety 
w różnych krajach

automatyczne przeliczanie na PLN (codzienna aktualizacja z NBP)

możliwość wygodnego podglądu wszystkich danych i sum

opcję zaksięgowania rozliczeń delegacji na dedykowanych kontach księgowych/kosztowych

Dopasuj workflow do swojej firmy

LOGITO odzwierciedla procesy, które zachodzą w firmie – nigdy odwrotnie. Dodatkowo umożliwia lepszą kontrolę nad przebiegiem procesu, czego najlepszym przykładem jest możliwość wprowadzania walidatorów, z którymi związane są odrębne ścieżki akceptacji dokumentu.

Najprostszym przykładem walidacji na przykładzie rozliczenia delegacji jest limit kosztów.

 

W taki proces możemy wpisać walidację, która zakłada, że powyżej kwoty X koszty delegacji muszą zostać zaakceptowane nie tylko przez bezpośredniego przełożonego, ale np. dział finansowy lub zarząd. W takiej sytuacji, w chwili, gdy planowane lub poniesione koszty przekroczą limit, formularz automatycznie trafia do osoby wskazanej w procesie.

Przykłady walidacji w workflow delegacji:

 

  • dwie delegacje w tym samym czasie,
  • przekroczony określony limit kosztów (np. na całości delegacji, ale też na poszczególnych kosztach, wyżywienia czy noclegu).
  • przekroczony limit tzw. "kilometrówki"

Zmieniaj reguły, kiedy chcesz

  • Potęgą LOGITO jest technologia low-code / no-code, która umożliwia szybkie wprowadzanie zmian 
w istniejących procesach. Moduł delegacji, w tym formularz delegacyjny daje Ci możliwość skonfigurowania go na każdym etapie z opcją modyfikowania reguł.

  • Chcesz dołożyć dodatkowe pole do formularza delegacyjnego, a może zmienić limit powyżej, którego dokument będzie musiał przechodzić inną ścieżkę akceptacyjną?


     

    Zrobisz to wygodnie za pomocą podstawowych operacji warunkowych. To takie proste!