Elektroniczny Obieg Dokumentów dla Administracji Publicznej

 

EZD odpowiada za dokument, LOGITO odpowiada za cały proces. Uzupełnij system EZD o zaawansowaną kontrolę budżetu urzędu, automatyczną agregację kodów CPV oraz sprawny obieg faktur kosztowych i umów.

Poglądowy schemat cyklu życia budżetu i kontroli zaangażowania środków w systemie LOGITO

Rzetelna ewidencja dokumentów to dopiero początek – prawdziwą wartość daje bieżąca informacja zarządcza

 

Zarządzanie jednostką publiczną nie kończy się na samym dbaniu o porządek w dokumentach. Każdego dnia podejmowane są kluczowe decyzje finansowe, a brak zintegrowanych narzędzi tworzy konkretne bariery:

Zarządzanie jednostką publiczną nie kończy się na samym dbaniu o porządek w dokumentach - może tak?

Brak bieżącej informacji dla kierownictwa - żeby dowiedzieć się, ile wolnych środków zostało w budżecie, trzeba prosić pracowników o ręczne przygotowanie zestawień. Dane trafiają do kadry zarządzającej z opóźnieniem, zamiast być dostępne od ręki.

Ryzyko przekroczenia limitów budżetowych i braku pokrycia wydatków - tradycyjny system EZD odpowiada jedynie na pytanie „gdzie jest dokument?”. Nie weryfikuje jednak, czy na dany wydatek są jeszcze wolne środki w planie finansowym jednostki.

Ręczna kontrola progów zamówień publicznych i kodów CPV - rozproszenie danych w wielu arkuszach Excel utrudnia sumowanie zamówień. Stwarza to realne ryzyko przekroczenia progu bagatelnego lub naruszenia przepisów Prawa Zamówień Publicznych.

Operacyjne wąskie gardła - Ręczne zestawienia, opóźnienia w raportowaniu i brak przejrzystości na etapie wnioskowania powodują opóźnienia w procesowaniu spraw.

Zarządzanie jednostką to coś więcej niż obieg dokumentów. Czas na pełną kontrolę finansów

 

  • Sam system EZD odpowiada tylko na pytanie: „gdzie jest dokument?”. Nie sprawdzi jednak, czy masz środki w budżecie ani czy nie przekraczasz progów przetargowych. LOGITO uzupełnia tę lukę – łączy dokumenty z realnym budżetem i wyciąga Twoją jednostkę z operacyjnego chaosu.

    1. Jak LOGITO porządkuje finanse i procesy w urzędzie?  Pełny cykl życia budżetu i kontrola zaangażowania środków

    Wydatki z budżetu mogą zmieniać się codziennie. LOGITO automatycznie pilnuje całego procesu, eliminując ryzyko przekroczenia limitów:

    Schemat procesu finansowego z ikonami budżetu, wniosku, zamówienia, faktury, aktualizacji środków i raportowania
    • Plan budżetu i wniosek o wydatkowanie - rejestracja potrzeby zakupu.
    • Weryfikacja dostępności środków - automatyczna kontrola limitów przed zatwierdzeniem wydatku.
    • Zamówienie / Umowa - rejestracja zobowiązania i zarządzanie całym cyklem życia umowy.
    • Faktura - automatyczne powiązanie z wnioskiem, umową i budżetem.
    • Aktualizacja zajętych i wolnych środków - zawsze wiesz, ile zaplanowano, wydano, zaangażowano i ile środków wróciło do budżetu.

     

    Zespół urzędników administracji publicznej analizuje raport budżetowy na tablecie

  • 2. Monitoring kodów CPV i progów zamówień publicznych

    • Automatyczna agregacja wydatków - System zlicza i agreguje wydatki według kodów CPV w czasie rzeczywistym.
    • Ochrona przed naruszeniem dyscypliny finansowej - LOGITO aktywnie wspiera kontrolę progów zamówień publicznych, zapobiegając błędnemu dzieleniu zamówień.

     

    Schemat automatycznej agregacji faktur oraz monitorowania kodów CPV i progów zamówień publicznych w LOGITO

  • 3. Zintegrowany obieg faktur, umów i wniosków

    • Historia decyzji i akceptacji - prowadzenie pełnej, cyfrowej ścieżki akceptacji i opisu merytorycznego.
    • Wsparcie budżetów zadaniowych- precyzyjne przypisywanie kosztów do konkretnych zadań i projektów realizowanych przez urząd

     

    Konsultacja i prezentacja możliwości systemu EZD oraz LOGITO w biurze

EZD / LOGITO - Dopasowane do tego, jak pracujesz dzisiaj

 

Nie musisz wywracać urzędu do góry nogami. Wybierz model, który najlepiej pasuje do Twojej jednostki:

Wariant 1: Masz już EZD?

 

LOGITO działa jako inteligentne rozszerzenie.

Twoje obecne EZD nadal odpowiada za kancelarię, rejestrację pism i prowadzenie spraw (JRWA). LOGITO wspiera i przejmuje to, czego EZD nie potrafi: kontrolę budżetu, automatyczne wiązanie faktur z KSeF, monitoring CPV oraz przekazywanie gotowych danych do systemu księgowego (FK/ERP). Zero podwójnej pracy.

Wariant 2: Chcesz jeden system do wszystkiego?

 

LOGITO w 100% zastępuje tradycyjne EZD.

Dostajesz jedno, spójne środowisko. LOGITO bierze na siebie zarówno pełną obsługę kancelaryjną i oficjalny obieg pism, jak i kompletną analitykę oraz kontrolę finansowo-zarządczą urzędu.

Zarządzanie dokumentem

a zarządzanie procesem finansowym

— co różni EZD od LOGITO?

 

Tradycyjne systemy kancelaryjne śledzą drogę samego pisma lub faktury.

LOGITO idzie krok dalej — weryfikuje dostępność środków, agreguje kody CPV

i pilnuje realizacji planu finansowego w czasie rzeczywistym,

dając kierownictwu pełną kontrolę nad budżetem jednostki.

 

Obszar

EZD

LOGITO

Główna rola

Zarządzanie dokumentacją

Zarządzanie procesami administracyjnymi i finansowymi

Punkt startowy

Dokument

Potrzeba zakupu lub realizacji zadania

Rejestracja korespondencji

TAK

TAK (lub w integracji z EZD)

Prowadzenie spraw (JRWA)

TAK

TAK (lub w integracji z EZD)

Planowanie budżetu

-

+

Wnioski o wydatkowanie

-

+

Kontrola dostępności środków

-

+

Zamówienia

Ograniczone

+

Umowy

Rejestr dokumentów

Zarządzanie całym cyklem życia

Faktury

Rejestracja dokumentu

Powiązanie z budżetem, umową i akceptacją

Budżety zadaniowe

-

+

Kontrola kodów CPV

-

+

Raportowanie realizacji budżetu

Ograniczone

Dane dostępne w czasie rzeczywistym

Ścieżka audytu

Dokument

Cały proces wraz z historią decyzji

Integracja

-

Współpracuje z istniejącym EZ

 

Transformacja zarządzania 
w jednostkach sektora publicznego

 

Przed wdrożeniem LOGITO: 


Wiele arkuszy Excel, ręczne zestawienia i raporty przygotowywane z opóźnieniem przez pracowników, dane rozproszone pomiędzy systemami, brak bieżących informacji dla kierownictwa.

Po wdrożeniu LOGITO: 


Jeden spójny model danych i jedna platforma, automatyczne raportowanie w czasie rzeczywistym, pełna kontrola nad budżetem oraz natychmiastowy dostęp do informacji zarządczej dla Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika.

Interfejs platformy LOGITO pokazujący pulpit nawigacyjny z wykresami budżetu i raportami na laptopie