Nasze serwisy internetowe: Ideo | Edito CMS | e-Learning | Pozycjonowanie | e-Commerce | Hosting zarzadzany |  Facebook | 

 | Skuteczne rozwiązania IT

 

Strona główna ›

Baza wiedzy

Proste rozliczanie delegacji

Dynamika współczesnego biznesu wymaga od pracowników bycia mobilnym. Nie tylko od przedstawicieli handlowych, dla których jest to podstawowy tryb pracy, ale praktycznie od każdego bez względu na zajmowane stanowisko. Dyspozycyjności i wyjazdów służbowych wymagają spotkania z klientami, wizyty handlowe, przeprowadzanie i uczestnictwo w szkoleniach czy obecność na konferencjach. 

 

Wydatki pracownicze

Realizacja celów biznesowych i rozwój firm wiąże się z ponoszeniem wydatków pracowniczych – kosztów podróży, noclegu, posiłków, wykorzystaniem budżetu reprezentacyjnego. Polityka finansowa w tym zakresie jest różna. Można przyznawać pracownikom określoną dietę lub zwracać im pieniądze za poniesione wydatki. W jednym i drugim przypadku konieczne jest precyzyjne rozliczanie delegacji i ewidencja kosztów. Brak odpowiednich danych może prowadzić do niepotrzebnego zamieszania i problemów z rozliczeniem kosztów. Szczególnie boleśnie mogą odczuwać to duże organizacje posiadające rozbudowane struktury pracownicze.

 

Wygodne rozwiązanie

Dynamicznie rozwijająca się technologia dostarcza jednak rozwiązań, które pomagają nam w codziennej pracy. Przeniesienie tradycyjnych procedur do elektronicznej rzeczywistości usprawnia i ułatwia przebieg procesów administracyjnych na wielu etapach – od składania wniosków i podań o delegacje, poprzez rejestrację faktur, rachunków i paragonów aż po dokładne ich rozliczanie. Dzięki temu, z jednej strony odciążone zostają działy finansowe, a z drugiej zminimalizowane zostaje ryzyko przypadkowych pomyłek.

 

Skuteczne planowanie wyjazdów służbowych

Kolejną zaletą wdrożenia specjalistycznego systemu jest wygodne planowanie wyjazdów służbowych. Przede wszystkim każdy z pracowników może samodzielnie wypełnić i złożyć elektroniczny wniosek, umieszczając w nim wszystkie niezbędne informacje. Osoby odpowiedzialne za ich akceptację otrzymują automatycznie powiadomienia o każdym oczekującym na weryfikację podaniu. W ten sposób czas potrzebny na podjęcie decyzji ulega znacznemu skróceniu, a sprawy rozpatrywane są dużo szybciej.

Zaakceptowane delegacje umieszczane są od razu na specjalnym terminarzu, dostępnym online dla wszystkich pracowników. Dzięki niemu łatwo koordynować pracę całej firmy – organizować zastępstwa za nieobecne osoby, planować realizację zadań, czy np. łączyć terminy wyjazdów aby obniżyć koszty podróży służbowym samochodem. Aplikacje tego typu stają się jednym z podstawowych narzędzi pracy w dużych lub wieloodziałowych firmach.

 

Szybka ewidencja i precyzyjne rozliczanie kosztów

Jak wiemy, każdy wyjazd służbowy to wydatki, które należy rozliczyć i wprowadzić do ewidencji. A jeśli pracownicy wydawali pieniądze z własnej kieszeni, koniecznie trzeba im je zwrócić jak najszybciej (na podstawie przedstawionych rachunków, faktur i paragonów). Zaawansowane oprogramowanie ułatwia w tym względzie pracę działów finansowych. Archiwizowane w elektronicznej postaci dokumenty i informacje znajdują się zawsze w jednym miejscu, nigdy nie zaginą, a dostęp do nich i przygotowanie odpowiednich zestawień zajmuje tylko kilka chwil.

 

Kontrola wydatków

Dla każdej firmy niezwykle istotnym aspektem jest doraźna kontrola ponoszonych wydatków - nie tylko na delegacje. Odpowiednio prowadzone działania i stały monitoring pomagają przeciwdziałać nieprawidłowościom, a w szczególnych przypadkach także nadużyciom. Stanowią również wsparcie dla spójnego zarządzania kosztami firmy, analizowania i planowania przyszłych wydatków czy projektów. Nowoczesne rozwiązania informatyczne dostarczają narzędzi, które pozwalają na bezpośredni i szybki wgląd w koszty delegacji na różnych szczeblach firmy – począwszy od działów finansowych i kadrowych, poprzez kadry menadżerskie a kończąc na zarządzie. 

 

Powrót do listy publikacji
do góry powrót
Logito Sp. z o. o. |
Warszawa, ul. Bukowińska 8/511, tel.: 22 24 41 777 | Rzeszów, ul. Nad Przyrwą 13, tel.: 17 860 21 86, fax.: 17 86 111 71
Ideo Realizacja: 
CMS Edito Powered by: