Program do rozliczania delegacji

Usprawnij procesy delegacyjne swoich pracowników. Weryfikuj koszty delegacji na swoich zasadach.
Elektroniczny rejestr wniosków LOGITO z funkcją do kontroli budżetu i nie tylko.

 

 

Wykorzystaj elektroniczny system HR

 

Coraz częściej pracownicy zwracają uwagę na niedostosowanie wewnętrznych procesów w firmie do panujących warunków. Wszyscy jesteśmy otoczeni nowoczesnością i automatyzacją. Zrealizuj z nami ideę nowoczesnego portalu pracowniczego za pomocą naszego modułu Delegacje. Polega ona na modernizacji procesu planowania, akceptowania oraz rozliczania delegacji w formie elektronicznej.

Moduł Delegacje w naszym wykonaniu usprawnia wiele wyzwań związanych z procesowaniem, jak i planowaniem podróży w organizacji. 
Pracownik samodzielnie wypełni i złoży elektroniczny wniosek, który będzie zawierał najistotniejsze informacje o delegacji:

  • rodzaju oraz celu trwania podróży służbowej,
  • czasu trwania,
  • kosztów podróży łącznie z zakwaterowaniem oraz posiłkami.

Co najważniejsze, po zakończeniu wyjazdu rozliczy się w systemie oraz dołączy skany faktur i paragonów – jako dowody poniesionych kosztów.

 

W ramach zarządzania delegacjami, dostępne są również takie funkcjonalności jak:

  • Automatyczne powiadomienie dla przełożonego oraz pracownika o statusie wniosku,
  • Natychmiastowe wyświetlenie zaakceptowanego wyjazdu w kalendarzu firmowym,
  • Możliwość wcześniejszego ustawienia zastępstwa za osobę delegowaną oraz przekazanie informacji pracownikowi,
  • Dostęp do historii podróży służbowych,
  • Generowanie różnorodnych raportów wraz z eksportem do arkuszy kalkulacyjnych.

Dzięki tym funkcjom efektywniej zarządzasz zasobami ludzkimi oraz koordynujesz pracę całej firmy. Jest to sposób na monitorowanie kosztów finansowych i podjęcie przez Ciebie odpowiednich działań. 

Program do rozliczania delegacji

 

 

Dopasuj workflow delegacji do swojej organizacji

 

Opracowanie dedykowanego procesu workflow dla delegacji w formie elektronicznej, to ogromna, długoterminowa korzyść dla całej organizacji. Ustalisz nie tylko kolejność procesów, ale warunki oraz reguły przekazywania jej do kolejnych etapów. Standaryzujesz i usprawniasz przepływ dokumentów.

Ujednolicenie pomoże Twoim pracownikom szybciej realizować zadania związane z delegacjami. Chociażby w przypadku składania wniosków i podań. Dobrze zapoznają się również z obowiązującymi procedurami ewidencji kosztów, czy zasadami akceptacji rachunków, faktur lub paragonów.

Efektem tych działań będzie przestrzeganie polityki firmy, co zmniejszy liczbę ewentualnych nadużyć.

 

Pomożemy twojej firmie stworzyć odpowiedni model workflow, dzięki któremu jeszcze bardziej usprawnisz cały proces zarządzania delegacjami.

Szybko wylicz diety delegacji



Ewidencja delegacji służbowych

Każdy wyjazd delegacyjny, czy to krajowy czy zagraniczny, to szansa na podjęcie nowej współpracy z potencjalnym klientem. Ta sytuacja generuje dla Ciebie, jako przedsiębiorcy, dodatkowy obowiązek wobec pracownika – naliczenie diety za odbytą delegację.

Jeśli posiadasz organizację wielooddziałową, nie jest to już kalkulacja jednej czy dwóch diet, a kilkudziesięciu w wielu różnych walutach. Przeprocesowanie nieskrupulatnych obliczeń wpłynie negatywnie na całokształt finansów organizacji.

By temu zapobiec, wdrożyliśmy kalkulator, który zrobi to za Ciebie. W ten sposób zaoszczędzisz czas oraz unikniesz ewentualnych błędów. Jest on zgodny z przewidzianymi przepisami prawnymi oraz aktualnymi stawkami Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej (dawniej MPiPS / MRPiPS).

 

Nasze narzędzie uwzględnia wszystkie zasady naliczania i umożliwi przeprowadzenie obliczeń bez problemu – dla delegacji indywidualnych oraz grupowych.

Poniżej, znajdziesz listę parametrów do wglądu, z podziałem na diety oraz reguły obliczeń:

  • krajowe (kwoty ogólne, np. stawka pełna, ryczałt za nocleg lub za dojazd, wyjazd poniżej/powyżej doby) - poza znajomością zasad obliczania, niezwykle istotne jest również dostarczenie informacji o czasie spędzonym w delegacji przez pracownika. Pola kalkulatora pobierają dane z elektronicznej ewidencji czasu pracy (Timesheet) dla danego pracownika lub grupy, co dodatkowo przyspiesza ten proces.

  • zagraniczne (kwoty ogólne, np. ryczałt za nocleg, wyjazd poniżej/powyżej doby, kraj oraz waluta) - nasze rozwiązanie nie tylko usprawnia i standaryzuje proces rozliczeń, ale także pozwoli Ci na dalszym etapie przeprowadzić analizę kosztów. Ponadto, od razu uzyskasz informację o tym, ile diet nie zostanie opodatkowanych, a które przekroczyły ten limit.

 

 

Uzyskuj dane o walutach z wiarygodnego źródła

 

Początkujący pracownik w trakcie składania wniosku o delegację zagraniczną, ma nieco utrudnione zadanie w kwestii podawania kwoty w walucie kraju, do którego się wybiera. By wyeliminować wszelkie wątpliwości oraz ryzyko błędu, zaimplementowaliśmy tabelę kursów walut Narodowego Banku Polskiego. Połączenie nawiązane pomiędzy LOGITO, a API NBP jest w pełni zabezpieczone, a dane, które otrzymujesz zawsze aktualne.

 

ewidencja delegacji

 

Kwota jest szybko przeliczana na walutę docelową. Dodatkowo, system zapisuje informacje o dacie oraz godzinie konwersji wykonanej przez użytkownika. Dzięki temu, od razu zobaczysz różnice walutowe (ujemne bądź dodatnie). Na dalszym etapie posłużą Ci, jako dokumentacja w analizie poniesionych kosztów delegacji.

 

 

Kalkuluj zaliczki zgodnie z polityką finansową

 

Obliczanie zaliczek na poczet delegacji krajowych oraz zagranicznych, to kolejny z procesów, którego realizacja może zostać zautomatyzowana. Podobnie jak w przypadku kalkulatora diet, skupiliśmy się na uproszczeniu tego procesu.

O ile przepisy diet delegacyjnych są narzucane odgórnie, o tyle zasady szacunku innych elementów zaliczki będą różnorodne. Każda organizacja, podobnie jak Twoja, posiada własną politykę podróży – zasady wewnętrzne, limity korporacyjne czy preferowani dostawcy.

 

 Zarządzanie delegacjami

W naszym kalkulatorze policzysz wszystkie niezbędne koszty dla:

  • Diet krajowych oraz zagranicznych,
  • Zakwaterowania oraz wyżywienia,
  • Przejazdów (np. za paliwo, samochód) oraz biletów (lotniczych, kolejowych, innych)
  • Pozostałych potrzeb (np. wynajem sprzętu elektronicznego, druk materiałów promocyjnych).

Obliczysz również zwrot kosztów zaakceptowanych na podstawie dokumentacji dostarczonych przez pracowników. Dzięki temu, wypłaty oraz należności za delegacje zostaną poprawnie oraz szybciej przeprocesowane – niezależnie od waluty.

 

Wiemy jak bardzo zawiłe mogą być zasady podróży oraz narzucone limity, np. na noclegi pod kątem miasta, regionu czy nawet innego kraju, czy dostawcy. By ułatwić pracownikom ich przestrzeganie oraz redukować niepotrzebne koszty, masz możliwość umieszczenia ich bezpośrednio wewnątrz naszego kalkulatora. Dzięki wyświetlaniu komunikatów od razu zobaczysz, czy dany wydatek jest zgodny z procedurami firmy.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij