Elektroniczny obieg dokumentów

Jest włoską, rodzinną firmą spożywczą, która swoją działalność rozpoczęła już w 1877 r. Na przestrzeni tych lat stała się światowym liderem oferującym makarony, gotowe sosy i produkty piekarnicze. Obecnie posiada oddziały w ponad 100 krajach.

Zarys projektu

System elektronicznego obiegu dokumentów, który został wdrożony dla Barilla Poland Sp. z o.o. usprawnił obieg faktur oraz zwiększył poziom kontroli nad tym procesem. Dodatkowo dzięki wdrożeniu skrócił się czas obiegu faktur oraz ich monitoring, jak również dostęp do poszukiwanych dokumentów archiwalnych.

System Logito eliminuje także zagrożenie zaginięcia dokumentu w procesie opisu i przekazywania go do poszczególnych osób oraz działów zajmujących się nimi w dalszej kolejności. Dzięki pełnej kontroli i śledzeniu każdego etapu obiegu dokumentu firma zyskała również wartościowe narzędzia raportujące, umożliwiające zwiększenie kontroli wewnętrznej – szczególnie pod kątem terminowości procesu opisu faktur i efektywności pracowników obsługujących ten proces.

Realizacja oraz cele projektu

W systemie odwzorowana została pełna struktura przedsiębiorstwa, a także zależności między pracownikami, wraz z odzwierciedleniem dotychczas stosowanych w firmie elementów workflow. By zapewnić użytkownikom bezpieczeństwo oraz wygodę dostępu do systemu, wykorzystuje on usługę uwierzytelniania domenowego Active Directory.

W systemie poza standardowymi modułami informacyjnymi znalazły się także:

• Ewidencja faktur
• Obsługa spraw
• Baza nadawców
• System powiadamiania o otrzymanych dokumentach