Jeden proces zamiast wielu rozproszonych działań. Jak TERMO ORGANIKA uporządkowała obieg dokumentów z LOGITO?

O kliencie

TERMO ORGANIKA to lider polskiego rynku materiałów termoizolacyjnych. Skalowanie produkcji oznacza jednak zwielokrotnioną liczbę dokumentów, faktur i umów. Aby uniknąć paraliżu administracyjnego, firma potrzebowała rozwiązania, które połączy rozproszone działy i zapewni płynną wymianę danych z systemem księgowym.

Wdrożenie w liczbach

• Branża: Produkcja
• Użytkownicy platformy: 90
• Główne moduły: Baza Kontrahentów, Pisma Przychodzące/Wychodzące (Cyfrowa Kancelaria), Obieg Faktur
• Integracje: Microsoft Dynamics NAV (Navision), KSeF, Active Directory, e-Doręczenia

Wyzwanie. Jak połączyć administrację, finanse i korespondencję w jeden spójny proces?

W firmach produkcyjnych dokumenty każdego dnia przechodzą przez wiele osób i działów. Faktury wymagają opisu, akceptacji i księgowania. Korespondencja musi zostać zarejestrowana, przekazana do właściwych osób i odpowiednio zarchiwizowana. Dane kontrahentów wykorzystywane są jednocześnie przez administrację i księgowość, a wszystkie informacje muszą być zgodne z systemem ERP.

Jeżeli każdy z tych procesów działa niezależnie, pojawia się konieczność ręcznego przepisywania danych, wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji oraz ciągłego przełączania się pomiędzy systemami.

TERMO ORGANIKA potrzebowała jednego środowiska, które uporządkuje cały obieg dokumentów i zintegruje go z funkcjonującą infrastrukturą IT.

Największe wyzwania obejmowały:

• brak jednego miejsca do zarządzania danymi kontrahentów wykorzystywanymi przez różne procesy,
• rozproszoną obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
• wieloetapowy proces akceptacji i księgowania faktur,
• konieczność synchronizacji danych z Microsoft Dynamics NAV,
• integrację z KSeF oraz e-Doręczeniami.

Firma nie szukała kolejnego systemu do obsługi pojedynczego procesu. Potrzebowała platformy, która połączy administrację, finanse i komunikację zewnętrzną.

Rozwiązanie: LOGITO jako centrum zarządzania dokumentami

Zamiast rozwijać kolejne niezależne narzędzia, TERMO ORGANIKA zdecydowała się na wdrożenie platformy LOGITO, która stała się wspólnym środowiskiem pracy dla administracji i finansów.

1. Jedna baza kontrahentów dla całej organizacji

Każdy proces rozpoczyna się od właściwych danych.

Dlatego fundamentem wdrożenia stała się wspólna baza kontrahentów wykorzystywana zarówno przez obieg faktur, jak i procesy kancelaryjne. Platforma pobiera dane kontrahentów z systemu Navision, tworząc ich lustrzane odzwierciedlenie na potrzeby realizowanych procesów. Umożliwia również pobieranie informacji z GUS oraz obsługuje zarówno firmy, jak i osoby fizyczne.

Dzięki temu użytkownicy nie muszą wielokrotnie wprowadzać tych samych danych, a wszystkie procesy korzystają z jednego, spójnego źródła informacji.

2. Cyfrowa kancelaria zamiast papierowych rejestrów

Kolejnym krokiem było uporządkowanie obsługi korespondencji.

LOGITO przejęło obsługę pism przychodzących i wychodzących, umożliwiając ich rejestrację, numerowanie, przypisywanie do kontrahentów oraz przekazywanie do dalszej realizacji. System obsługuje zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne, wspiera anonimizację danych zgodnie z RODO oraz automatycznie prowadzi książki korespondencji i książki nadawcze.

W efekcie cała historia dokumentu znajduje się w jednym miejscu - od momentu wpływu aż do zakończenia sprawy.

3. Jeden obieg faktury – od wpływu dokumentu do księgowania

Najbardziej rozbudowanym elementem projektu był elektroniczny obieg faktur.

Każda faktura trafiająca do LOGITO przechodzi kompletny proces biznesowy. Dokument najpierw kierowany jest do osoby odpowiedzialnej za opis merytoryczny, która może przypisać odpowiednie pozycje oraz rozdzielić wartości na poszczególne linie dokumentu.

Następnie faktura przekazywana jest do akceptacji. Akceptant może zatwierdzić dokument (również zbiorczo), zwrócić go do poprawy, odrzucić lub przekazać kolejnej osobie. Na każdym etapie procesu użytkownicy mogą dodawać komentarze i załączniki, dzięki czemu cała historia pracy nad dokumentem pozostaje dostępna w jednym miejscu.

Po zakończeniu akceptacji dokument trafia do księgowania. Jeżeli w systemie Navision do dokumentu przypisana jest konkretna księgowa, LOGITO automatycznie kieruje fakturę do właściwej osoby. W pozostałych przypadkach dokument trafia do wspólnej puli faktur oczekujących na księgowanie, z której księgowi mogą samodzielnie zarezerwować dokument do realizacji.

LOGITO automatycznie pobiera również kursy walut z Narodowego Banku Polskiego. Po zakończeniu procesu LOGITO pobiera z Microsoft Dynamics NAV informacje o sposobie zaksięgowania dokumentu, dzięki czemu użytkownicy mają dostęp do pełnych danych księgowych bezpośrednio z poziomu platformy.

W efekcie cały proces - od wpływu faktury aż do jej zaksięgowania - realizowany jest w jednym, uporządkowanym workflow.

4. Integracje, które eliminują podwójną pracę

Istotnym założeniem projektu było zachowanie istniejącego środowiska IT i jego pełna integracja z platformą LOGITO.

System został połączony z Microsoft Dynamics NAV, KSeF, Active Directory oraz e-Doręczeniami.

Synchronizacja kontrahentów, użytkowników i danych księgowych odbywa się automatycznie, a użytkownicy pracują w jednym środowisku bez konieczności wielokrotnego przepisywania informacji czy przełączania się pomiędzy systemami.

Komentarz eksperta

„Największą wartością tego projektu było stworzenie jednego, spójnego procesu dla całego życia dokumentu. Zamiast wdrażać osobną aplikację do faktur, osobną do poczty i osobną do bazy B2B, stworzyliśmy środowisko, które prowadzi dokument od pierwszego kontaktu aż do zaksięgowania w ERP. Dzięki integracji z Navision, KSeF i e-Doręczeniami eliminujemy powtarzalną pracę ludzi, a systemy rozmawiają ze sobą automatycznie w tle.” - Mariusz Lęcznar, Dyrektor Produktu LOGITO

Biznesowe efekty wdrożenia. Co zyskała TERMO ORGANIKA?

Wdrożenie LOGITO pozwoliło stworzyć jedno środowisko obsługujące najważniejsze procesy administracyjne i finansowe przedsiębiorstwa.

• Jedna baza kontrahentów wykorzystywana przez wszystkie procesy związane z korespondencją i fakturami.
• Cyfrowa obsługa korespondencji, obejmująca dokumenty papierowe, elektroniczne oraz e-Doręczenia.
• Kompletny elektroniczny obieg faktur, prowadzony od opisu merytorycznego aż do zakończenia księgowania.
• Automatyczna wymiana danych z Microsoft Dynamics NAV oraz pozostałymi systemami wykorzystywanymi w organizacji.
• Jedno środowisko pracy, które eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych i porządkuje cały obieg dokumentów.