Zarządzaj lepiej obiegiem korespondencji
W skład elektronicznego zarządzania dokumentacją wchodzi obieg korespondencji. Najbardziej logicznym, ale i naturalnym podziałem korespondencji jest ten, który zakłada podział na:
- Pisma przychodzące
- Pisma wychodzące
- Pisma wewnętrzne
Wiąże się to z lepszą organizacją pism w systemie oraz ułatwia w znacznym stopniu zarządzanie nimi. Sam ten podział to jednak za mało. Dlatego w LOGITO DMS z poziomu jednego panelu możesz z łatwością przełączać się pomiędzy korespondencją dla danego oddziału firmy czy spółki.
Z kolei rejestr pism umożliwia Ci holistyczny wgląd w całą korespondencję. Dzięki niemu utworzysz wiele dzienników korespondencji oraz uporządkujesz je według informacji jakie zawierają. Dodasz nowe e-pismo do systemu w intuicyjnym formularzu. Uzupełnienie pola nadawca, to wpisanie zaledwie kilku pierwszych znaków, a następnie wybór kontrahenta z listy. Podczas rejestracji dokumentu dodasz załączniki, czy też wskażesz dziennik, w którym powinien się znaleźć.
Cały system Logito ułatwia dostęp do informacji w prosty sposób łącząc ze sobą powiązane dokumenty, np. gdy odpowiadasz na pismo od kontrahenta, znajdziesz go później w historii dokumentu. Co więcej, przeczytasz komentarz na temat współpracy z danym klientem, ale i przejrzysz wszystkie dokumenty powiązane z pismem w pozostałych modułach systemu LOGITO: Obieg dokumentów finansowych czy Zarządzanie umowami.
By jeszcze lepiej zarządzać obiegiem korespondencji, dodaliśmy skrót do Moje zadania, a także Pisma oczekujące. W ten sposób, Twoi pracownicy mają bezpośredni wgląd w sprawy wymagające ich największej uwagi, ale i szybciej skoordynują swoją pracę.
Wszystkie te zabiegi ułatwią Ci spójną organizację dokumentów i kontrolowanie terminów realizacji zadań.
Szybkie wyszukiwanie pism oraz dokumentów
By uniknąć rozproszenia informacji i swobodnie nawigować w ich gąszczu, moduł Obsługa korespondencji i spraw wyposażyliśmy w wyszukiwarkę o wielu parametrach. Dokument wyszukasz z poziomu ewidencji na 3 sposoby:
- Sortując wyniki w tabeli ewidencji pism
- Wykorzystując domyślne filtry w danym module
- Budując własną bazę filtrów (prywatnych lub globalnych do zdefiniowana przed administratora)
Sposób wyszukiwania dostosowaliśmy pod kątem potrzeb naszych Klientów. Jeśli wyszukujesz dany dokument, nie musisz pamiętać bardziej precyzyjnych informacji, wystarczy, że m.in.:
- wybierzesz spółkę, oddział firmy czy symbol komórki organizacyjnej, do której skierowany został dokumentu,
- wybierzesz przedziału czasu (np. daty wpływu / odbioru oraz zakończenia, roku czy dacie dekretacji) z kalendarza,
- rejestr lub dziennik,
- nadawcę,
- status dokumentu w obiegu,
- innych parametrów jak np. tytuł, sygnatura.
Ewidencja zawiera wszelkie obsługiwane oraz zarchiwizowane pisma oraz dokumenty, jednak czasem celem jest zawężenie wyników naszych poszukiwań. W tym celu, najlepiej sprawdzi się definiowanie własnych filtrów wyszukiwania, które są tak naprawdę często wykorzystywane. Np. aby odnaleźć wszystkie pisma wysłane od wszystkich kontrahentów, utworzymy 1 filtr np. widok miesięczny – pisma otrzymane. Możliwe jest też lub zawężenie wyników wyszukiwania do danego kontrahenta, o dokumenty posiadające np. status oczekujące.
Gdy zapiszemy takie filtry i będziemy korzystać z nich w elektronicznej bazie dokumentów oraz pism, odnajdziemy informację niezwykle sprawnie, a sami oszczędzony czas możemy poświęcić na obsługę petentów lub budowanie strategii rozwoju firmy.
Przetwarzanie dokumentów na Twoich zasadach
Niezwykle łatwo jest pogubić się w napływie różnego rodzaju korespondencji, a co dopiero mieć nad nimi kontrolę. W LOGITO DMS odnajdziesz praktyczne funkcje, dzięki, którym tą kontrolę odzyskasz. Oto zaledwie kilka z nich:
To zaledwie przykładowy zestaw funkcjonalności, który dostępny jest jako część Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD). We współpracy z naszymi doświadczonymi specjalistami, możesz odpowiednio dostosować je do aktualnych potrzeb lub zlecić zaprojektowanie dedykowanego narzędzia do Twojej firmy.
Kreuj procesy wizualnie
LOGITO DMS wyposażyliśmy w graficzny kreator procesów w organizacji. Dzięki niemu wygodniej przeprowadzisz proces planowania w formie wizualizacji. Każdy proces podzielisz na etapy oraz uwzględnisz politykę organizacji i wszystkie działania - nawet te, które na pierwszy rzut oka nie wydają się istotne.
Z łatwością zaprojektujesz zarówno proste modele biznesowe, jak i te niezwykle złożone, gdzie siatka zależności pomiędzy procesami wydaje się nieuchwytna. Za pomocą zróżnicowanych szablonów, kształtów oraz narzędzi do ustalania układu graficznego - z łatwością uchwycisz holistyczną strukturę Twojej firmy. Już zmapowany proces można poddawać modyfikacjom, bez obaw o rozpoczynanie planowania od początku.
Posiadając taki wizualny obraz procesów, o wiele łatwiejsza staje się ich weryfikacja. Niezależnie, czy chcesz prześledzić dystrybucję np. faktury kosztowej oraz powiązań m.in. osób dekretujących, czy po prostu ścieżkę przekazywania informacji pomiędzy pracownikami w obrębie całej organizacji.
Opanuj dynamikę współpracy mimo odległości
Konkurencyjne prowadzenie działalności, to szybka adaptacja do warunków rynkowych, ale również tych w zakresie współpracy. Dlatego proponujemy kilka wygodnych oraz sprawdzonych rozwiązań.
- Podpis elektroniczny kwalifikowany oraz niekwalifikowany - wyeliminujesz czynności związane z drukiem, magazynowaniem i kosztami wyjazdów w zaledwie jednym celu: fizycznego podpisania dokumentu. Świadomie rezygnujesz również ze skanowania podpisanych już dokumentów na rzecz Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
- Profil zaufany ePUAP to usługa dyrektywy europejskiej eAIDS, z której na ten moment mogą korzystać urzędy oraz podległe im jednostki administracyjne. Dzięki niej urzędy oraz instytucje publiczne mogą weryfikować petentów, mają prawo do autoryzacji dokumentów elektronicznych przesyłanych do urzędów i je realizować.
- Powiadomienia e-mail lub bezpośrednio w komunikatorze Teams – nawet będąc poza biurem nie przegapisz ważnych informacji dotyczących, np. terminów płatności faktury czy autoryzowania zamówienia dla danego działu. Każdy pracownik może dostosować metodę komunikacji oraz częstotliwość wysyłanych powiadomień.
- Udostępnij pismo – masz możliwość przekazywania dokumentu finansowego określonej osobie lub grupie osób do wglądu, edycji bądź dodać komentarz własny.
- Dodawanie komentarzy– pracownicy zaangażowani w obieg określonego dokumentu mogą prowadzić dyskusję lub konsultować swoje wątpliwości.
Przeglądaj zawartość dokumentu bez otwierania
Oferujemy integrację LOGITO z 2 praktycznymi oraz wygodnymi sposobami poglądu plików. Bez zapisu, marnowania przestrzeni dyskowej czy otwierania w aplikacjach zewnętrznych:
- Podgląd pliku w obsługiwanym widoku dzięki wbudowanej przeglądarce plików PDF
- Dual View to jednoczesna praca na dwóch monitorach, gdzie na jednym monitorze mamy podgląd cyfrowej wersji dokumentów (np. postawionym w pozycji wertykalnej lub poziomej), z kolei na drugim podgląd formularzy/metryk z danymi zapisanymi w systemie. W trakcie tej czynności porównasz wyświetloną zawartość załączników.
Dla obu opcji dostosujesz również widok – dowolnie powiększając lub pomniejszając fragment. To zaledwie szczegół, ale dzięki niemu szybko zapoznasz się z dokumentem.
Miej szablon na każdą okazję
Nie korzystasz z szablonów? Zacznij wykorzystywać ich potencjał od teraz. Postaw sobie za cel – ograniczenie tworzenia dokumentu od nowa, i to w kilkudziesięciu różnych wersjach. Niezależnie, czy chodzi o sprawy wewnętrzne (wniosek urlopowy, pismo informacyjne), czy zewnętrzne np. list powitalny do klienta czy referencyjny – miej szablon na każdą okazję.
Szablony platformy LOGITO opierają się na formularzach dynamicznych, które mogą być swobodnie modyfikowane do Twoich preferencji.
Raportuj, kontroluj i efektywniej zarządzaj
To, czy zarządzanie organizacją pracy w firmie bądź instytucji przebiega prawidłowo i jest skuteczne, można zweryfikować prowadząc statystyki. Wiedza w postaci raportów oraz zestawień daje wgląd kadrze zarządzającej o tym, jak dotychczasowe procesy w firmie spełniają swoje zadanie i czy poszczególne działy realizują wyznaczone cele.
Samo zebranie informacji, np. o liczbie zakończonych spraw, czy przeprocesowaniu ilości pism w danym dziale, to bardzo czasochłonna czynność. Dodatkowo wszystkie dane należy skonsolidować, a następnie poddać rzetelnej analizie.
Aby skrócić cały czas, w LOGITO nasi Klienci mogą automatycznie tworzyć raporty bądź zestawienia, wybierając interesujące ich kryteria. A następnie mogą eksportować dane do formularzy programu Excel.
Dzięki skonsolidowanemu dostępowi do statystyk zaoszczędzisz do kilku godzin pracy w miesiącu, otrzymując ten sam rezultat. Na etapie analizy danych z automatycznie generowanych raportów otrzymasz informację zwrotną o efektywności przepływu korespondencji oraz spraw w całej organizacji:
- Realizacji ilości spraw według wybranego działu,
- Ilości pism trafiających do poszczególnych rejestrów czy dzienników,
- Obciążeniu pracowników danego działu
- oraz wybranego przez siebie parametru.
Wykorzystanie raportów umożliwi Ci kontrolowanie, mierzenie i definiowanie celów organizacji, m.in. pomiar KPI produktywności. Na podstawie tej wiedzy, będziesz mógł wprowadzić ulepszenia i zoptymalizować pracę swojej firmy.
Pobieraj i zapisuj załączniki bezpośrednio z poczty e-mail
Klient pocztowy jest jednym z najbardziej popularnych narzędzi w biurze, który nie tylko odbiera i wysyła wiadomości, ale również obsługuje sporą liczbę załączników. Integracja LOGITO z serwerami umożliwia pobieranie faktur z serwera pocztowego, które następnie lądują w bazie danych. Korzyści z połączenia systemu z serwerami jest jednak znacznie więcej. Integracja zapewnia również:
.png)
Dzięki tym funkcjom skrócisz czas dostarczania istotnych papierów wewnątrz przedsiębiorstwa, gdyż większość czynności związanych z obiegiem dokumentacji będzie realizowana automatycznie przez system.
Łącz i obsługuj sprawy cyfrowo
Obsługa spraw to funkcjonalność w szczególności przydatna w firmie, instytucjach publicznych czy kancelariach. Pozwala nie tylko uporządkować korespondencję na pisma przychodzące czy wychodzące, ale i podpinać powiązane z nią dokumenty czy pisma, aby zachować jej ciągłość oraz transparentność.
Funkcjonalność łączenia korespondencji (tradycyjnej czy elektronicznej) podpinania dokumentów jest również szeroko stosowana wśród organizacji. Wiele firm organizuje długoterminowe i skomplikowane przedsięwzięcia:
- przetargi,
- wyceny,
- negocjacje umów,
- czy realizację zamówień.
Pod dane przedsięwzięcie podpinane są m.in. umowy, faktury, pozwolenia oraz inne dokumenty. Obsługa własnych spraw przedsiębiorstwa jest praktykowana po to, aby przedsiębiorstwo realizowało swoje cele.
LOGITO zostało zaimplementowane również w wielu instytucjach, gdzie cyfrowy RWA (Rzeczowy Wykaz Akt) jest obowiązującym standardem prowadzenia ewidencji – niezależne od jej charakteru. Toczące się sprawy wymagają komunikacji z wieloma adresatami, innymi instytucjami publicznymi w ustawowo określonych terminach według przepisów prawa. Wykorzystanie RWA w LOGITO to niezawodny sposób na unowocześnienie, optymalizację pracy urzędów oraz usprawnienie komunikacji w dobie digitalizacji.
Gotowy na KSeF i nowy dokument finansowy?
Jak wiadomo, dokumenty finansowe to jedne z najważniejszych typów dokumentów w firmach. Od 1 lipca 2024 roku zmieni się mechanizm wystawiania faktur. Zarówno firmy jak i przedsiębiorcy zostaną zobligowani do wystawiania faktur w nowym narzędziu - Krajowym Systemie eFaktur. Papierowe, jak i elektroniczne faktury zostaną zastąpione fakturami ustrukturowanymi, które będą przechowywane w Chmurze na serwerach rządowych.
Warto już teraz pomyśleć o rozpoczęciu implementacji tego rozwiązania do swojej firmy, aby móc scalić go z obecną infrastrukturą IT w firmie i działać zgodne z nowymi przepisami prawnymi. Proponujemy kompleksową implementację systemu do elektronicznego obiegu faktur, który obsługuje już od 1szego dnia obsługuje KSeF.
Aby pomóc przedsiębiorcom uzyskać informacje, zespół LOGITO przygotował ebook, która wyjaśni, dlaczego należy już teraz należy wdrożyć elektroniczny obieg faktur zgodny z KSeF. Zachęcamy do pobrania poradnika.
Dlaczego warto wdrożyć KSeF razem z obiegiem faktur?
Pobierz bezpłatny poradnik