Zarządzaj lepiej obiegiem korespondencji
W skład elektronicznego zarządzania dokumentacją wchodzi obieg korespondencji. Najbardziej logicznym, ale i naturalnym podziałem korespondencji jest ten, który zakłada podział na:
- Pisma przychodzące
- Pisma wychodzące
- Pisma wewnętrzne
Wiąże się to z lepszą organizacją pism w systemie oraz ułatwia w znacznym stopniu zarządzanie nimi. Sam ten podział to jednak za mało. Dlatego w LOGITO DMS z poziomu jednego panelu możesz z łatwością przełączać się pomiędzy korespondencją dla danego oddziału firmy czy spółki.

Z kolei rejestr pism umożliwia Ci holistyczny wgląd w całą korespondencję. Dzięki niemu utworzysz wiele dzienników korespondencji oraz uporządkujesz je według informacji jakie zawierają. Dodasz nowe e-pismo do systemu w intuicyjnym formularzu. Uzupełnienie pola nadawca, to wpisanie zaledwie kilku pierwszych znaków, a następnie wybór kontrahenta z listy. Podczas rejestracji dokumentu dodasz załączniki, czy też wskażesz dziennik, w którym powinien się znaleźć.
Cały system Logito ułatwia dostęp do informacji w prosty sposób łącząc ze sobą powiązane dokumenty, np. gdy odpowiadasz na pismo od kontrahenta, znajdziesz go później w historii dokumentu. Co więcej, przeczytasz komentarz na temat współpracy z danym klientem, ale i przejrzysz wszystkie dokumenty powiązane z pismem w pozostałych modułach systemu LOGITO: Obieg dokumentów finansowych czy Zarządzanie umowami.
By jeszcze lepiej zarządzać obiegiem korespondencji, dodaliśmy skrót do Moje zadania, a także Pisma oczekujące. W ten sposób, Twoi pracownicy mają bezpośredni wgląd w sprawy wymagające ich największej uwagi, ale i szybciej skoordynują swoją pracę.
Wszystkie te zabiegi ułatwią Ci spójną organizację dokumentów i kontrolowanie terminów realizacji zadań.
Szybkie wyszukiwanie pism oraz dokumentów
By uniknąć rozproszenia informacji i swobodnie nawigować w ich gąszczu, moduł Obsługa korespondencji i spraw wyposażyliśmy w wyszukiwarkę o wielu parametrach. Dokument wyszukasz z poziomu ewidencji na 3 sposoby:
- Sortując wyniki w tabeli ewidencji pism
- Wykorzystując domyślne filtry w danym module
- Budując własną bazę filtrów (prywatnych lub globalnych do zdefiniowana przed administratora)
Sposób wyszukiwania dostosowaliśmy pod kątem potrzeb naszych Klientów. Jeśli wyszukujesz dany dokument, nie musisz pamiętać bardziej precyzyjnych informacji, wystarczy, że m.in.:
- wybierzesz spółkę, oddział firmy czy symbol komórki organizacyjnej, do której skierowany został dokumentu,
- wybierzesz przedziału czasu (np. daty wpływu / odbioru oraz zakończenia, roku czy dacie dekretacji) z kalendarza,
- rejestr lub dziennik,
- nadawcę,
- status dokumentu w obiegu,
- innych parametrów jak np. tytuł, sygnatura.
Ewidencja zawiera wszelkie obsługiwane oraz zarchiwizowane pisma oraz dokumenty, jednak czasem celem jest zawężenie wyników naszych poszukiwań. W tym celu, najlepiej sprawdzi się definiowanie własnych filtrów wyszukiwania, które są tak naprawdę często wykorzystywane. Np. aby odnaleźć wszystkie pisma wysłane od wszystkich kontrahentów, utworzymy 1 filtr np. widok miesięczny – pisma otrzymane. Możliwe jest też lub zawężenie wyników wyszukiwania do danego kontrahenta, o dokumenty posiadające np. status oczekujące.

Gdy zapiszemy takie filtry i będziemy korzystać z nich w elektronicznej bazie dokumentów oraz pism, odnajdziemy informację niezwykle sprawnie, a sami oszczędzony czas możemy poświęcić na obsługę petentów lub budowanie strategii rozwoju firmy.
Przetwarzanie dokumentów na Twoich zasadach
Niezwykle łatwo jest pogubić się w napływie różnego rodzaju korespondencji, a co dopiero mieć nad nimi kontrolę. W LOGITO DMS odnajdziesz praktyczne funkcje, dzięki, którym tą kontrolę odzyskasz. Oto zaledwie kilka z nich:
To zaledwie przykładowy zestaw funkcjonalności, który dostępny jest jako część Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD). We współpracy z naszymi doświadczonymi specjalistami, możesz odpowiednio dostosować je do aktualnych potrzeb lub zlecić zaprojektowanie dedykowanego narzędzia do Twojej firmy.