System obiegu dokumentów

Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN w Warszawie funkcjonuje od 2005. Placówkę stworzono wspólnymi siłami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, władz Warszawy oraz Stowarzyszenia Żydowskiego Instytutu Żydowskiego. Projekt stworzenia Muzeum to pierwsze takie przedsięwzięcie w Polsce. Działalność placówki finansowana jest zarówno ze środków publicznych, jak i prywatnych. Misją jest kolekcjonowanie eksponatów, pamiątek oraz dokumentowanie wielopokoleniowej historii Żydów w Polsce.

Zarys projektu

Współpraca z klientem zakładała wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który uporządkuje zarówno obieg informacji jak i usprawni pracę między innymi w obszarze budżetowania i zarządzania projektami.

Realizacja oraz cele projektu

Stworzony przez nas moduł Kontrahenci służy do zarządzania relacjami z klientami. Został zintegrowany z narzędziami zapewniającymi sprawniejszą współpracę z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów. Dostęp do wybranych funkcji systemu uzależniony jest od poziomu uprawnień. Ponadto jest łatwy i intuicyjny w obsłudze. Dzięki dedykowanym modyfikacjom można wykonywać w nim następujące akcje: dodawanie osób do listy, tworzenie grupy mailingowej, importowanie danych do bazy i ich aktualizacja, dodawanie notatek do konkretnej listy osób. Z poziomu szczegółów danej osoby możliwy jest dostęp do zakładek, zawierających m.in. informacje o umowach, pismach, fakturach, czy wydarzeniach, powiązanych z konkretną osobą. Analogicznie – te same czynności mogą być wykonywane na listach firm i instytucji. Za pośrednictwem modułu Kontrahenci możliwe jest także tworzenie ankiet oraz wysyłka newslettera.

 

Wprowadzenie do Elektronicznego Obiegu Dokumentów systemu budżetowania daje dostęp do informacji o budżetach poszczególnych działów, zaciąganych z systemu finansowo-księgowego. Moduł ten wyświetla także dane dotyczące stopnia wykorzystania tych budżetów, na podstawie faktur i zamówień, znajdujących się w EOD. Z kolei moduł projektów umożliwia:

• odwzorowanie w ścieżce obiegu faktur oraz umów struktury projektowej,
• wiązanie dokumentów obsługiwanych w EOD z projektami, za pomocą modułu Sprawy,
• podgląd podstawowych danych dotyczących projektu,
• wyświetlanie wszystkich projektów, realizowanych w Muzeum.

System do budżetowania i moduł projektów są zintegrowane z systemem Enova. Integracja zakłada opcję eksportu projektów z systemu w celu zautomatyzowania procesu przypisywania projektów i pozycji budżetowych do faktur kosztowych. Oprócz tego umożliwia dodawanie opisów analitycznych, podczas importu dokumentu w powiązaniu z innymi obiektami biznesowymi.

Pozostałe moduły i funkcjonalności

• Kody Kreskowe
• Obsługa kilku typów faktur
• Kalkulator VAT
• REGON od GUS
• NBP
• Terminy płatności
• Archiwum faktur
• Legenda statusów
• System powiadomień e-mail
• Wyszukiwarka zaawansowana
• Raporty