Elektroniczny obieg wniosków. Must-have firmy
Wielokrotne poprawianie nieprawidłowo wypełnionych wniosków sprawia, że jeden dokument jest procesowany kilka razy, w czasie o wiele dłuższym niż powinien. To niepotrzebne marnowanie godzin pracy. Zarządzanie obiegiem wniosków powinno przebiegać sprawnie. My udowadniamy, że jest to możliwe.
Kluczem do uniknięcia takiej sytuacji, jest odpowiednia organizacja dokumentów. Taką możliwość daje cyfrowa baza wniosków. W ramach jej funkcjonalności, możliwe jest np. przydzielenie osób odpowiedzialnych za wszelkiego rodzaju aktualizacje, szablonów wniosków oraz dokumentów.
Zaoszczędzony czas jest główną korzyścią, jaką oferuje elektroniczny obieg wniosków. Pozytywny wpływ zauważysz zarówno w zakresie jakości, czy organizacji dokumentów, a także w lepszej komunikacji pomiędzy pracownikami.
Wnioski elektroniczne sposobem na optymalizację działań
Zbuduj uniwersalny system obsługi wniosków elektronicznych dopasowany do działań Twojej organizacji.
Gotowa baza wzorów z podziałem na różne kategorie i zastosowania, ułatwia organizację dokumentów. Wpływa również pozytywnie na ich sprawne przetwarzanie – bez znaczenia czy dotyczą wewnętrznych, czy zewnętrznych aspektów prowadzenia działalności.
Twórz i wyszukuj dynamicznie – baza wniosków Logito.
Szablony dokumentów kreujesz za pomocą formularzy dynamicznych, które umożliwiają elastyczne komponowanie, jak i edycję układu. Dzięki wyszukiwarce jesteś w stanie szybko znaleźć w bazie interesujący Cię wniosek, na podstawie wybranych filtrów lub słów kluczowych.
Uzyskujesz pełną kontrolę nad zawartością, jak i historią edycji formularzy.
Oprócz definiowania rodzajów pól, możesz określać ich zawartość np. listy wyboru czy zakres lub rodzaj danych. Dzięki systemowi ról i uprawnień ustawisz, kto może wprowadzać zmiany, ale i sprawdzisz, kiedy oraz jakie zmiany zostały wprowadzone.
Uzupełniaj szybko, integrując wiele baz danych.
Baza wniosków połączona z innymi magazynami danych, przyspiesza uzupełnianie wniosków, ale i gwarantuje autentyczność tych danych. Podczas uzupełniania pisemnej prośby, wyszukasz potrzebne Ci informacje, jakie gromadzi baza wniosków. Funkcja autouzupełniania wprowadzi je do pól formularza za Ciebie.
Elektroniczny obieg wniosków to sposób na digitalizację działań administracyjnych w firmie.
Umożliwia efektywne funkcjonowanie wielu czynności, związanych z zarządzaniem dokumentacją, np.: przedłożenia wniosku, akceptacje, czy wysłanie informacji zwrotnej. Twoi pracownicy błyskawicznie składają podania oraz dołączają potrzebne załączniki. Następnie wniosek trafia do obiegu organizacji, w tym od razu do osoby akceptującej. Na każdym etapie procesowania dokumentu, uczestnicy są informowani o statusie wniosku.
Elektroniczna obsługa wniosków i jej najważniejsze funkcje
- Gotowy zestaw wniosków podstawowych
- Możliwość zaprojektowania całej ścieżki obiegu wniosku
- Tworzenie dowolnej liczby formularzy
- Możliwość konfiguracji układu bloków oraz pól w formularzach dynamicznych
- Wyszukiwarka wniosków w cyfrowej bazie (wnioski elektroniczne)
- Konfiguracja statusów dla wniosku w trakcie jego przetwarzania
- Automatyczna weryfikacja wniosku złożonego przez pracownika w systemie
- Zapis historii zmiany w strukturze wniosków oraz podgląd
Baza wniosków – rozszerzenie funkcjonalności
- Dodawanie określonych funkcji dla pól (np. dołączenie załącznika, nowe pole, określenie zawartości pola)
- Podział wniosków na dowolne kategorie (np. pracownicze, finansowe, administracyjne)
- Lista najczęściej stosowanych wniosków czy formularzy
- Możliwość uzupełniania pól danymi z innych baz w systemie firmy
- Nadawanie uprawnień do edycji, usunięcia oraz podgląd wniosków dla różnych grup pracowników
- System automatycznych powiadomień dla wniosków zmieniających status (m.in. e-mail, inne)
- Możliwość fizycznego wydruku wniosku lub zapis do pliku .pdf
- Integracja z innymi modułami systemu