Platforma LOGITO

OPERATOR SYSTEMU MAGAZYNOWANIA SP. Z O.O.

Zarys projektu

Realizacja celów biznesowych dla Klienta obejmowała:

• Digitalizację dokumentów przy wykorzystaniu technologii OCR,
• Wsparcie funkcjonowania kancelarii i sekretariatu poprzez rejestrację i obsługę obiegu pism wpływających i wychodzących,
• Definiowanie zbiorczych oraz indywidualnych profili uprawnień oraz kompleksowe zarządzanie uprawnieniami wielu użytkowników jednocześnie,
• Wsparcie procesu tworzenia i opiniowania dokumentacji powstającej w firmie, w tym umów z kontrahentami zewnętrznymi,
• Gromadzenie i indeksowanie dokumentacji elektronicznej w centralnym repozytorium,
• Wsparcie wyszukiwania dokumentacji przechowywanej w repozytorium,
• Wsparcie dekretacji i dystrybucji określonej dokumentacji zgodnie z porządkiem organizacyjnym oraz zdefiniowanymi uprawnieniami, ujednolicenie kanałów przebiegu dokumentacji i informacji,
• Personalizowaną stronę użytkownika, zawierająca powiadomienia, alerty i zestawienia: zadań do wykonania w ramach uruchomionych procesów, dokumentów do zapoznania, przetworzenia, zaopiniowania etc.,
• Wsparcie prowadzenia centralnej Książki adresowej, zawierającej dane pracowników firmy oraz ważniejszych kontaktów w jednostkach powiązanych (np. Podziemne Magazyny Gazu, Centrala PGNiG),
• Wsparcie prowadzenia Bazy dostawców i kontrahentów, zawierającej dane adresowe podmiotów współpracujących z OSM,
• Wsparcie rozwoju strukturyzowanej komunikacji wewnętrznej poprzez wewnętrzny serwis informacyjny zapewniający dostęp pracownikom do publikowanych przez uprawnione służby aktualności, komunikatów, decyzji, regulaminów, etc.

Realizacja oraz cele projektu

Ideo wdrożyło system Logito, który usprawnił zarządzanie, przechowywanie i obieg dokumentów oraz komunikację wewnętrzną w firmie.

Podsumowując: w wyniku wdrożenia systemu Logito zostały uruchomione i odpowiednio skonfigurowane następujące moduły: Pisma przychodzące i wychodzące, Baza wiedzy, Serwis informacyjny, Kontrahenci, Obsługa spraw oraz Procesy. Ponadto system został zintegrowany w systemem IFS w obszarze kontrahentów, umów oraz użytkowników z Active Directory. W ramach modułów: pisma przychodzących, wychodzących i baza wiedzy - został uruchomiony mechanizm OCR. System został uruchomiony początkiem 2015 roku. Korzysta z niego ponad 160 osób w 3 oddziałach firmy.