Efektywne zarządzanie dokumentacją osobową 

 

Urlopy są lubiane i wyczekiwane przez wszystkich pracowników. Pozwalają im nieco odpocząć i nabrać sił. Często jednak mocno dezorganizują pracę całej firmy i wprowadzają niepotrzebne zamieszanie. Szczególnie uciążliwe jest to w średnich i dużych firmach, gdzie pracownicy nie mają ze sobą bezpośredniego kontaktu lub są rozproszeni na dużym obszarze.

Dzięki prostemu rozwiązaniu jakim jest kalendarz, każdy zawsze wie kto, kiedy i przez jaki czas przebywa na urlopie. Każdy zaakceptowany przez upoważnione osoby urlop jest automatycznie dodawany do ogólnodostępnego terminarza. W ten sposób można uniknąć wielu niewygodnych i problematycznych sytuacji.

 

Delegacje są codziennością dla pracowników wielu firm. Wyjazdy na spotkania z klientami, w celu nadzorowania projektów, na konferencje, szkolenia czy w jakichkolwiek innych celach związanych z wykonywaną pracą.

Oczywiście pojawiają się nagłe wydarzenia, ale czasem zaskoczyć potrafią nawet te od dawna zaplanowane. W natłoku codziennych zajęć naturalne jest to, że można po prostu o nich zapomnieć. Ogólnodostępny kalendarz pozwala uporządkować i usystematyzować wszystkie terminy i usprawnić pracę całej organizacji.

 

Współczesny HR dzieli się na aspekt twardy (obsługa spraw pracowniczych) oraz miękki (zarządzanie kompetencjami). Ten drugi jest szczególnie istotny z punktu widzenia całej firmy. Precyzyjne określenie predyspozycji i umiejętności zatrudnianych osób, pozwala przydzielać je do odpowiednich zadań. W ten sposób rośnie zarówno efektywność pracy jak i zadowolenie samego pracownika.

Dzisiejszy rynek to dążenie do ciągłego rozwoju. Ważne jest zatem kierowanie odpowiednich ludzi na właściwe szkolenia. LOGITO to system, który pozwala gromadzić informacje w jednym miejscu, tworzyć kompleksowe zestawienia i raporty. Ułatwia tym samym zarządzanie pracownikami i planowanie ich ścieżki kariery oraz rozwoju.

 

Wydawanie zaświadczeń, przyjmowanie wniosków, rozliczanie delegacji to tylko niektóre z typowych spraw pracowniczych. Ich tradycyjna obsługa wymaga licznych papierowych formularzy. A gromadzenie, przeszukiwanie i wydawanie dokumentów jest zajęciem niezwykle czasochłonnym

Rozwiązaniem są nowoczesne systemy takie jak LOGITO, które pozwalają tworzyć elektroniczne bazy danych. Są to zbiory zarówno dokumentów pracowniczych (przeniesionych do cyfrowej postaci), jak i gotowych wzorów formularzy. To alternatywa dla papierowych wniosków i realna oszczędność czasu. Każdy pracownik ma wgląd do swojej wirtualnej teczki. Może pobrać z niej samodzielnie paski płacowe, zaświadczenia czy złożyć wniosek urlopowy. Z drugiej strony menadżerowie i kierownicy otrzymują zawsze aktualne akta osobowe zatrudnionych osób.

 

Sprawa nadgodzin, ich rzeczywistego przepracowania często jest dyskusyjna. Firmy nie do końca mają opracowane jasne i skuteczne procedury jeżeli chodzi o ich kontrolę. Wpływa to negatywnie na relacje pomiędzy pracownikami oraz pomiędzy nimi a przełożonymi.

Przygotowane w oparciu o system LOGITO rozwiązanie do rozliczania nadgodzin pozwala na unikanie wspomnianych wyżej sytuacji. Respektując przepisy prawa pracy oraz specyfikę firmy uwzględnia ono kwestii kontroli limitów, formy odbioru godzin nadliczbowych, a tym samy uniknięcia wielu wątpliwych i niejasnych sytuacji.

 

Rozliczanie rzeczywistego czasu pracy zatrudnionych osób, bez względu na charakter zawartej z nimi umowy i weryfikacja ich efektywność, zawsze były wyzwaniem dla przedsiębiorców. Z pomocą przychodzi tutaj LOGITO, które oddaje do użytku elektroniczne grafiki i możliwość zdalnego harmonogramowania prac.

W ten sposób uprawnione osoby mają stały wgląd we wszystkie zadania wykonywane przez zatrudnione osoby. Mogą w razie potrzeby reagować na pojawiające się nieprawidłowości, a także modyfikować, dodawać lub usuwać wykonywane zadania. Jednocześnie system zbiera wszystkie informacje dotyczące regulaminowego czasu pracy oraz nadgodzin, pozwalając przyspieszyć rozliczanie wynagrodzeń.

 

Praca często wiąże się z ponoszeniem wydatków pracowniczych – koszty podróży, noclegu, posiłków, spotkania z klientem, delegacje czy szkolenia. Każde z nich trzeba wprowadzić do ewidencji i odpowiednio rozliczyć. A jeśli pracownik wydawał własne pieniądze, trzeba mu zwrócić koszty (na podstawie dostarczonych faktur, paragonów czy rachunków).

Wdrożenie zaawansowanego systemu pozwala swobodnie zarządzać rozliczaniem wydatków pracowniczych – rejestrować je, uzupełniać o rachunki, przygotowywać odpowiednie zestawienia. Dzięki temu wszystkie dokumenty są w jednym miejscu i nigdy nie zaginą. Tego typu narzędzia pozwalają także na stały monitoring i kontrolę ponoszonych przez firmę kosztów.

 

Baza wniosków jest swego rodzaju samoobsługowym narzędziem. Każdy z pracowników może w dowolnym momencie pobrać odpowiednie dokumenty i formularze oraz wysłać je do odpowiednich działów. Automatyzując niektóre z procesów, można znacznie odciążyć kadry oraz kierowników.

LOGITO to też wygodny sposób na przeprowadzanie wewnętrznych ankiet, które pozwalają gromadzić ważne informacje od pracowników. Mogą dotyczyć np. osobistych odczuć związanych ze zmianami wprowadzonymi w firmie, zadowolenia z wykonywanych zadań, problemów pracowniczych czy opinii o realizowanych projektach.

 

Jedną z wielu funkcji LOGITO jest wsparcie dla procesów rekrutacyjnych. Gromadzenie licznych informacji dotyczących własnych pracowników i ich kompetencji pozwala precyzyjnie określić jakich aktualnie osób potrzebuje firma. A im lepiej można to stwierdzić, tym większa szansa, na znalezienie odpowiednich kandydatów.

Z drugiej strony LOGITO posiada praktyczne narzędzia pozwalające na przygotowywanie i przeprowadzanie procesów rekrutacyjnych. Umożliwia uporządkowanie napływających zgłoszeń kandydatów i dokonywanie ich wstępnej oraz finalnej selekcji. Zapewnia także jednoczesny dostęp do podań wszystkim uprawnionym osobom, usprawniając tym samym proces podejmowania decyzji.

 

Karta obiegowa, potocznie zwana obiegówką, w świetle prawa nie jest obowiązkowym dokumentem. Jednak w przypadku dużych lub wielowydziałowych firm jest bardzo praktycznym rozwiązaniem, pomagającym rozliczać się z pracownikiem, z którym kończy się współpracę.

Logito jest systemem, który gromadzi wszelkie dane firmowe w jednej bazie oraz automatyzuje i przenosi wiele procesów do postaci elektronicznej. Nowo przyjęty pracownik otrzymuje w systemie specjalną kartę, w której znajdują się zawsze aktualne informacje dotyczące jego zobowiązań wobec firmy (posiadanego sprzętu i uregulowania formalności). W ten sposób, podczas zmiany stanowiska bądź zwolnienia z pracy, proces rozliczenia i tradycyjnego „podbicia” obiegówki jest dużo szybszy i prostszy.