Teczki pracownicze - przechowywanie dokumentów online

Elektroniczna teczka pracownicza umożliwia bezpieczne składowanie i zarządzanie danymi personalnymi zatrudnionych.
Cyfrowe teczki pracownicze LOGITO w Twojej organizacji.

 

Bezpieczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej

 


Digitalizacja to wygodny sposób na nowoczesne przechowywanie najważniejszych akt pracowniczych w przedsiębiorstwie.

Jeśli posiadasz wielooddziałową organizację warto rozważyć tego typu rozwiązanie IT, chociażby w systemie łączonym. Kodeks pracy (Art. 94) reguluje oraz honoruje gromadzenie dokumentów tego typu w formie cyfrowej. Decydując się na to rozwiązanie, wybierasz bezpieczeństwo oraz komfort osób pracujących w Twojej firmie. Dostęp do poufnych informacji posiadają tylko osoby uprawnione do przetwarzania danych osobowych. To tylko wybrane z wielu korzyści, jakie oferują elektroniczne teczki pracownicze.


przechowywanie dokumentów online

 

 

Zarządzaj zasobami ludzkimi zdalnie - teczka pracownicza

 

teczki pracownicze
Digitalizuj, chroń i lepiej zarządzaj danymi osobowymi. 

Szybko uzyskuj scentralizowany dostęp do dokumentacji każdego pracownika - niezależnie od lokalizacji oddziału firmy.

przechowywanie dokumentów online
Bezpieczeństwo to podstawa. Chroń poufność danych osobowych dzięki systemowi ról oraz uprawnień.

W praktyce oznacza to, że ustalasz rodzaj dostępu do całej teczki lub jej części. Możesz wybrać brak dostępu do kartoteki, pełny (autoryzowany) lub częściowy podgląd danych.

elektroniczna teczka pracownicza
Teczka pracownika według Twojego projektu.

Oprócz podziału na 4 uregulowane prawnie sekcje, możesz dołączyć również inne dane na temat pracownika. Połączenie wirtualnych teczek pozwala Ci na pozyskanie informacji o umowach, urlopach, czy szkoleniach BHP pracownika. Przechowywanie dokumentów online nigdy nie było takie proste.

 


elektroniczne teczki pracownicze
Monitoruj i aktualizuj dane z łatwością.

Dzięki m.in. historii modyfikacji danych w e-teczce, czy okresowej wysyłce przypomnień o aktualizacji danych pracownikom, utrzymanie poprawności oraz aktualności danych staje się o wiele prostsze, a przechowywanie dokumentacji online – bezpieczne.


Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Optymalizuj pracę działu HR dzięki cyfrowemu podpisywaniu dokumentów.

Twoi pracownicy mogą składać prośby w formie e-wniosków np. urlopowych, o wydanie pasków płacowych lub innych zaświadczeń. Z kolei dział HR sporządza i zatwierdza je elektronicznie dzięki podpisom niekwalifikowanym oraz przesyła bezpośrednio do zainteresowanych.

 

Najczęściej polecamy również konfigurację z portalem pracowniczym. Ten prosty zabieg znacząco usprawnia obieg dokumentacji w firmie i samą komunikację między pracownikami, a działem HR.

 

 

Elektroniczne teczki pracownicze - najważniejsze funkcje

 

W przypadku funkcjonalności elektroniczne teczki pracownicze posiadają wiele użytecznych opcji. Jedną z najważniejszych jest autoryzacja wystawionych dokumentów za pomocą podpisu niekwalifikowanego. Gwarantuje ona bezpieczeństwo w przypadku danych poufnych. W ten sposób elektroniczna dokumentacja pracownicza będzie dostępna do wglądu tylko przez osoby do tego upoważnione.

Teczki pracownicze Logito. Dodatkowe korzyści z modułu:

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

  • Wystawianie zaświadczeń dla pracowników w formie elektronicznej
  • Przesyłanie różnego rodzaju e-wniosków do HR
  • Autoryzacja wystawionych dokumentów za pomocą podpisu niekwalifikowanego
  • Dostęp do dokumentacji w e-teczce przez pracownika
  • Wydruk całej e-teczki lub jej poszczególnych sekcji (papierowy lub do pliku)
  • Gotowe wzory formularzy
  • Przejrzysty podział akt osobowych (sekcje A, B, C, D)
  • Zgodność z przepisami RODO
  • Wyszukiwarka pracowników oraz powiązanych dokumentów (według parametrów)

 

 

Przechowywanie dokumentów online i pozostałe funkcjonalności

 

  • Lista najczęściej używanych formularzy
  • Projektowanie struktury e-teczki pracowniczej według dodatkowych preferencji
  • Integracja ze kursami BHP i terminarzem badań lekarskich
  • Historia modyfikacji danych w e-teczkach z udokumentowanym zapisem dokonanych zmian
  • Okresowa wysyłka powiadomień o aktualizacji danych osobowych
  • Automatyczna lub manualna archiwizacja przetworzonych dokumentów
  • Dostęp do e-teczek pracowniczych przez osoby uprawnione (system ról oraz uprawnień)
  • Szybka archiwizacja dokumentów w systemie, po ustaniu stosunku pracy
  • Integracja z modułem Rozliczenia pracowników
  • Integracja z modułem Urlopy
  • Połączenie z OED i modułem Umowy
  • Integracja z Bazą pracowników
  • Integracja z Delegacje

 

 

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij