Prosto ze skrzynki do Twojej bazy danych
Podczas prac nad integracją LOGITO z serwerami, odkryliśmy także, że pobieranie plików to zaledwie jedna z licznych korzyści. Połączenie daje Ci również:
- automatyczną weryfikację nadawcy (integracja z GUS), a następnie pobranie załączników,
- możliwość automatycznego zapisu we wcześniej ustalonym przez Ciebie katalogu LOGITO,
- pobrany plik jest widoczny od razu, dla uprawnionych użytkowników do wglądu,
- możliwość ustawienia powiadomienia o nadejściu dokumentu (np. dla osób powiązanych z nadawcą).
Niezależnie od tego, czy korzystasz z MS Outlook czy Thunderbird, możliwe jest pobieranie dokumentów bezpośrednio z serwera pocztowego prosto do bazy danych. Kombinacja tych elementów, skraca czas przekazywania ważnych dokumentów wewnątrz organizacji. Twoi pracownicy pomijają wiele etapów obsługi korespondencji. Są to m.in. przeglądanie korespondencji, manualna weryfikacja nadawcy, zapisu pliku oraz manualne umieszczenie ich w firmowym magazynie danych.
Stwórz perfekcyjny workflow
O tym jak ważną rolę pełni sekretariat w hierarchii firmy, niektórych trzeba niestety przekonywać. Poza zadaniami administracyjnymi, pracownicy sekretariatu odpowiadają za wiele innych czynności, które mają ogromny wpływ na przedsiębiorstwo.
Cała korespondencja przychodząca nie wędruje od razu do wszystkich działów. To właśnie sekretariat przeprowadza wstępną selekcję tego, co istotne. Po tej weryfikacji, część pism przekazywanych jest dalej, a część jest realizowana w tym dziale.
Oto przykładowe funkcje w LOGITO, za pomocą których:
Rozproszone sekretariaty z jedną bazą dokumentów
Kody kreskowe stosuje się w wielu dziedzinach i to na dużą skalę. Dzięki kodom organizacje uzyskują większy stopień automatyzacji, przy niskim koszcie implementacji. W szczególności jeśli mowa o centralizacji, ewidencjonowaniu oraz zarządzaniu obiegiem dokumentów. Kody kreskowe posłużą do efektywnego prowadzenia ewidencji, za pomocą nadania każdemu dokumentowi unikatowego znacznika. Dzięki temu będziesz mógł dokładnie określić lokalizację rachunku, faktury czy sprawozdania w bazie danych. W efekcie umożliwi to szybsze wyszukiwanie pojedynczej informacji w danym dokumencie.
Zyskasz również ogromną oszczędność czasu na samym skanowaniu. Dzięki 2 naklejkom z kodem kreskowym umieszczanym na pierwszej i ostatniej stronie skanowanego dokumentu, automatycznie rozpoczniesz i zakończysz proces skanowania seryjnego.
Kody kreskowe w biurze? Jak najbardziej!
Do tej pory główną rolą kodów kreskowych, była identyfikacja produktów, ich kraju pochodzenia, czy oznaczenia jednostki ładunkowej w przemyśle logistycznym. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, byś wykorzystał je w swoim biurze. LOGITO wyposażyliśmy w obsługę kodów kreskowych, która o wiele sprawniej umożliwi Ci:
- Automatyczne rozpoczęcie i zakończenie procesu skanowania bez nadzoru,
- Ewidencję wszelkiej dokumentacji,
- Identyfikację konkretnego dokumentu w bazie plików,
- Przypisanie mu odpowiedniej lokalizacji w dziennikach.
Za implementacją bar kodów w organizacji, stoi przede wszystkim oszczędność czasu. Najbardziej lubianym elementem jest przygotowywanie dokumentów do skanowania. Rola pracowników ogranicza się do zwykłego umieszczaniu naklejek z kodami kreskowych na dokumentach. Nasi klienci wspominają również o jednorazowym procesie modelowania kodów kreskowych (z możliwością modyfikacji). Razem z klientem decydujemy o tym, jakie informacje zostaną umieszczone w kodzie oraz do czego będzie służył.
Skanowanie seryjne z podajnikami
Obok technologii OCR oraz kodów kreskowych, istnieje jeszcze jeden sposób na automatyzację oraz przyspieszenie digitalizacji dokumentacji podczas skanowania. Jest to szybkie skanowanie seryjne. To nic innego, jak sprytna integracja biurowych urządzeń skanujących z podajnikami manualnymi lub automatycznymi.
Koszt takiej inwestycji jest bardzo niewielki, a w zamian otrzymujesz efektywną agregację dokumentacji bez konieczności jej nadzorowania.
OCR vs wyszukiwanie informacji
Jedną z czynności, jaka pochłania najwięcej czasu pracowników sekretariatów, jest wyszukiwanie informacji z papierowych oraz cyfrowych dokumentów.
Nasza platforma LOGITO została wyposażona w narzędzie OCR. To technologia, która pozwoli Ci dosłownie zapomnieć o żmudnym wyszukiwaniu istotnych informacji, jak również marnotrawieniu czasu.
Fenomen technologii OCR to proces dwuetapowy - skanowanie i rozpoznawanie drukowanego pisma (nawet odręcznego) następuje jednocześnie. Mechanizm wyodrębnia tekst w zeskanowanym dokumencie, dzięki czemu sama czynność wyszukiwania informacji w milionowej bazie danych staje się przyjemnością, a nie frustrującym obowiązkiem.
Nie masz już potrzeby zapoznawania się z całą zawartością dowolnego dokumentu mając nadzieję, że właśnie w tym dokumencie dana informacja się pojawi. Im większa Twoja baza danych, tym bardziej przydatny będzie Optical Character Recognition (OCR).
Dodatkową zaletą OCR jest również jego dostępność. Obecnie praktycznie każde urządzenie posiada opcję skanera lub jego działanie możesz rozszerzyć właśnie w tym celu.
Co jeszcze odróżnia OCR od tradycyjnego wyszukiwania? Szybkość. Niezależnie od tego jak obszerna jest Twoja baza danych, przeszukiwanie zajmie od kilkunastu sekund do kilku minut. OCR wykona za Ciebie całą pracę, a potrzebną Ci informację otrzymasz tak szybko jak to możliwe.
Odpowiednia realizacja procesu workflow to klucz do sukcesu. By zarządzać jeszcze sprytniej, warto zaprojektować dedykowane funkcje w oparciu o potrzeby Twojej organizacji. LOGITO umożliwi Ci wyjść poza pudełkowe schematy, dostosowując funkcjonalności do Twojego procesu workflow. Posiadamy w tym zakresie ponad 20-letnie doświadczenie oraz wiedzę. To właśnie dzięki nim, w krótkim czasie podniesiesz produktywność swoich pracowników, jednocześnie skracając czasu procesowania wszelkich pism.
Nadawaj i śledź korespondencję bezpośrednio z systemu
Praca sekretariatu ułatwia w dużej mierze pracę innych działów. Jedną z ważniejszych czynności jest obsługa papierowej korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej.
Nadawanie i bezpośrednia wysyłka listów oraz paczek, to proces składający się z kilku etapów. W celu jego automatyzacji, LOGITO DMS dostosowaliśmy do potrzeb naszych klientów. Integracja z serwerami wielu przewoźników (m.in. Poczta Polska) to rozwiązanie, którego zaletą jest oszczędność czasu i środków finansowych Twojej firmy.
Dzięki temu obsłużysz korespondencję wychodzącą niemal automatycznie:
Dodatkowo zyskujesz możliwość poglądu drogi przesyłki do nadawcy dzięki funkcji śledzenia. Status przesyłki synchronizuje się automatycznie z serwerem przewoźnika, ale można również ustawić powiadomienie o otrzymaniu jej przez adresata.
Ewidencja przesyłki poniżej minuty
Papierowa książka nadawcza pełni głównie rolę ewidencjonowania przesyłek, jednak to rozwiązanie przestało być już funkcjonalne - zarówno dla firm czy samych pracowników. Stało się żmudnym i bezowocnym wysiłkiem, generującym stratę czasu.
Dla samej organizacji liczy się dostarczenie przesyłki do adresatów, by współpraca z kontrahentami przebiegała pomyślnie i bez przeszkód. Pracownicy sekretariatu oczekują, by sama czynność zajmowała im mniej czasu. Natomiast dział księgowości oczekuje szybkiego podsumowania kosztów przeznaczonych na ten proces.
LOGITO posiada książkę nadawczą, która spełni wszystkie Twoje oczekiwania. Budowa samej książki nie różni się od tej tradycyjnej. Ponadto, możesz dodatkowo dostosować ją do swoich potrzeb. Oto lista czynności, jakie możesz wykonać z naszą książką nadawczą:
Celem tych funkcji jest przede wszystkim usprawnienie i przyspieszenie samego procesu zarządzania nadawanymi przesyłkami, bez wykonywania bezproduktywnych czynności oraz bez ponoszenia przez Ciebie dodatkowych kosztów.
Połącz z tym, czego potrzebujesz…
- Obsługa spraw
- Baza klientów
- GUS
Zdarzają się również mniej popularne połączenia, które wymagają niezwykle strategicznego podejścia oraz dodatkowych zasobów informatycznych. Jeśli potrzebujesz właśnie takiego dedykowanego rozwiązania, pomożemy realnie określić optymalny plan działania i zrealizować obrane cele. Wszystko po to, byś mógł połączyć wszystkie te elementy, których potrzebujesz.
