Prosto ze skrzynki do Twojej bazy danych
Podczas prac nad integracją LOGITO z serwerami, odkryliśmy także, że pobieranie plików to zaledwie jedna z licznych korzyści. Połączenie daje Ci również:
- automatyczną weryfikację nadawcy (integracja z GUS), a następnie pobranie załączników,
- możliwość automatycznego zapisu we wcześniej ustalonym przez Ciebie katalogu LOGITO,
- pobrany plik jest widoczny od razu, dla uprawnionych użytkowników do wglądu,
- możliwość ustawienia powiadomienia o nadejściu dokumentu (np. dla osób powiązanych z nadawcą).
Niezależnie od tego, czy korzystasz z MS Outlook czy Thunderbird, możliwe jest pobieranie dokumentów bezpośrednio z serwera pocztowego prosto do bazy danych. Kombinacja tych elementów, skraca czas przekazywania ważnych dokumentów wewnątrz organizacji. Twoi pracownicy pomijają wiele etapów obsługi korespondencji. Są to m.in. przeglądanie korespondencji, manualna weryfikacja nadawcy, zapisu pliku oraz manualne umieszczenie ich w firmowym magazynie danych.
Stwórz perfekcyjny workflow
O tym jak ważną rolę pełni sekretariat w hierarchii firmy, niektórych trzeba niestety przekonywać. Poza zadaniami administracyjnymi, pracownicy sekretariatu odpowiadają za wiele innych czynności, które mają ogromny wpływ na przedsiębiorstwo.
Cała korespondencja przychodząca nie wędruje od razu do wszystkich działów. To właśnie sekretariat przeprowadza wstępną selekcję tego, co istotne. Po tej weryfikacji, część pism przekazywanych jest dalej, a część jest realizowana w tym dziale.
Oto przykładowe funkcje w LOGITO, za pomocą których:
Rozproszone sekretariaty z jedną bazą dokumentów

Kody kreskowe stosuje się w wielu dziedzinach i to na dużą skalę. Dzięki kodom organizacje uzyskują większy stopień automatyzacji, przy niskim koszcie implementacji. W szczególności jeśli mowa o centralizacji, ewidencjonowaniu oraz zarządzaniu obiegiem dokumentów. Kody kreskowe posłużą do efektywnego prowadzenia ewidencji, za pomocą nadania każdemu dokumentowi unikatowego znacznika. Dzięki temu będziesz mógł dokładnie określić lokalizację rachunku, faktury czy sprawozdania w bazie danych. W efekcie umożliwi to szybsze wyszukiwanie pojedynczej informacji w danym dokumencie.
Zyskasz również ogromną oszczędność czasu na samym skanowaniu. Dzięki 2 naklejkom z kodem kreskowym umieszczanym na pierwszej i ostatniej stronie skanowanego dokumentu, automatycznie rozpoczniesz i zakończysz proces skanowania seryjnego.
Kody kreskowe w biurze? Jak najbardziej!
Do tej pory główną rolą kodów kreskowych, była identyfikacja produktów, ich kraju pochodzenia, czy oznaczenia jednostki ładunkowej w przemyśle logistycznym. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, byś wykorzystał je w swoim biurze. LOGITO wyposażyliśmy w obsługę kodów kreskowych, która o wiele sprawniej umożliwi Ci:
- Automatyczne rozpoczęcie i zakończenie procesu skanowania bez nadzoru,
- Ewidencję wszelkiej dokumentacji,
- Identyfikację konkretnego dokumentu w bazie plików,
- Przypisanie mu odpowiedniej lokalizacji w dziennikach.
Za implementacją bar kodów w organizacji, stoi przede wszystkim oszczędność czasu. Najbardziej lubianym elementem jest przygotowywanie dokumentów do skanowania. Rola pracowników ogranicza się do zwykłego umieszczaniu naklejek z kodami kreskowych na dokumentach. Nasi klienci wspominają również o jednorazowym procesie modelowania kodów kreskowych (z możliwością modyfikacji). Razem z klientem decydujemy o tym, jakie informacje zostaną umieszczone w kodzie oraz do czego będzie służył.

Skanowanie seryjne z podajnikami
Obok technologii OCR oraz kodów kreskowych, istnieje jeszcze jeden sposób na automatyzację oraz przyspieszenie digitalizacji dokumentacji podczas skanowania. Jest to szybkie skanowanie seryjne. To nic innego, jak sprytna integracja biurowych urządzeń skanujących z podajnikami manualnymi lub automatycznymi.
Koszt takiej inwestycji jest bardzo niewielki, a w zamian otrzymujesz efektywną agregację dokumentacji bez konieczności jej nadzorowania.