Skróć czas agregacji zamówień
Zanim złożysz zamówienie na dane zasoby lub usługi, przystępujesz do procesu agregacji zamówień z całej organizacji.
Często agregacja polega na ówczesnym zgłaszaniu potrzeb przez pracowników do sekretariatu, czy np. przełożonego działu, następnie ich przeprocesowaniu. W zależności od polityki zakupowej firmy, rodzaju produktu czy usługi - mogą być nawet akceptowane pojedynczo, aż zostaną przekazane do realizacji. Każdy z tych etapów jest niezwykle czasochłonny. Ta strata czasu w szczególności odnosi się do wniosków odrzuconych, które nie zostaną zrealizowane.
By zaoszczędzić czas oraz zmniejszyć nakład pracy, moduł Zamówienia, sekcja Lista produktów wyświetla pogrupowane już produkty i usługi z dotychczas złożonych wniosków zapotrzebowania. Podejrzysz informacje o nazwie produktu, opisie, ilości czy cenie (jednostkowej i całkowitej).
Bez znaczenia jakiej wielkości jest Twoja firma – uprość proces gromadzenia zamówień dzięki wnioskom elektronicznym. Następnie przyspiesz agregację zamówień dzięki grupowaniu ich na liście produktów.
Zamawiaj bezpośrednio z systemu
Przekazanie zamówienia zawsze wymaga kontaktu z dostawcą. Nie ma znaczenia, jaką formą wybierzesz – rozmowę telefoniczną czy e-mail. Zgłoszenie zamówienia czasem realizujesz przez dedykowany system dostawcy. Obsługę platformy należy opanować najczęściej w trakcie składania zamówienia, co zabiera dodatkowy czas.
Im więcej zamówień, tym mniej efektywne stają się wspomniane formy komunikacji. Dlatego, by jak najszybciej przekazywać informacje o zapotrzebowaniu do dostawcy, LOGITO wyposażyliśmy w kilka praktycznych funkcji. Oto zaledwie kilka czynności, jakie możesz wykonać:
Przejrzysty opis i szybka wysyłka zamówienia mają na celu optymalizację zakupów w organizacji. Oszczędność czasu oraz kosztów to dodatkowe korzyści, które widoczne są w realizowaniu licznych zamówień. Ponadto rejestr pokazuje Twoim pracownikom, które z zamówień zostały przekazane do dostawcy, jak i informacje o terminie realizacji czy kosztach.
Wszystko o zamówieniu
W LOGITO DMS zadbaliśmy, by informacje o zamówieniach przedstawione były w sposób przejrzysty, oraz aby dostęp do nich był intuicyjny. Dlatego opis zamówienia składa się z sekcji, podsekcji oraz zakładek. Dzięki temu osoby, które pragną zyskać takie informacje z łatwością są w stanie je odnaleźć.
Oto przykłady kilku elementów, jakie może zawierać opis:
- Szczegóły zamówienia m.in. nr zapotrzebowania, daty (dostawy, zamówienia), czy koszt
- Lista produktów z podziałem na informacje o np. produkcie, cenie czy ilości
- Historia obiegu zamówienia (zmiany statusów, osoby wnioskujące)
- Komentarze (wgląd oraz historia)
- Pliki powiązane (np. faktury, załączniki do umowy o zgodności towaru z umową, czy dokument gwarancyjny)
- Informacje o dostawie (np. data, forma dostawy, potwierdzenie odbioru)
- Zdefiniowanie, które z informacji mają być widoczne dla dostawcy oraz dokumentu specyfikacji technicznej
Dostarczenie poprawnych informacji dostawcy o zamawianym produkcie np. w formie formularza, gwarantuje lepszą współpracę, ale może znacznie przyspieszyć realizację zamówienia. Masz możliwość ustawienia tego typu danych dostępnych na formularzu przeznaczonego wyłącznie dla dostawcy.
![system zarządzania zamówieniami](https://www.logito.pl/storage/image/core_files/2021/6/7/5949eafc15e03ed219b76ef5f84748b2/png/logito/preview/570x420_10.png)
Błyskawicznie akceptuj lub odrzucaj
Sam proces zakupów w firmach jest niekiedy bardzo skomplikowany ze względu na wiele etapów. Dodatkowym utrudnieniem może być również restrykcyjna polityka firmy, duża liczba oddziałów lub osób akceptujących. Papierowe wnioski czy uzyskanie informacji o osobie akceptującej, wyeliminujesz za pomocą wniosków elektronicznych oraz określenia grupy osób akceptujących na poziomie systemu.
![oprogramowanie do zarządzania zamówieniami](https://www.logito.pl/storage/image/core_files/2021/6/15/8b0c21d989792e9948dd5a85dbb5487f/png/logito/preview/LOGITO%20to%20nasz%20autorski%20produkt,%20służący%20do%20projektowania%20oraz%20wdrażania%20rozwiązań%20IT%20wspierających%20biznes.%20Platformę%20LOGITO%20najczęściej%20wykorzystujemy%20do%20obsługi%20procesów%20typu%20elektroniczny%20obieg%20dokumentów,%20(3).png)
Dodatkowo, dzięki konfiguracji systemu powiadomień, osoby akceptujące otrzymują komunikat o pojawieniu się nowego wniosku. W kolejnych krokach następuje:
- Złożenie wniosku o zamówienie.
Przebiega dokładnie w ten sam sposób, jak ta tradycyjna, a różnica polega na przyspieszeniu dotarcia wniosku dzięki funkcji powiadomień. - Weryfikacja oraz podjęcie decyzji o akceptacji bądź odrzuceniu.
Zrealizujesz ją za pomocą jednego kliknięcia, a status wniosku automatycznie ulegnie zmianie. W przypadku odrzucenia wniosku, istnieje możliwość dopisania wyjaśnienia. - Przekazanie rezultatu osobom zainteresowanym.
Sama zmiana statusu jest już w sobie informacją, ale dodatkowo ustawisz jeszcze powiadomienia, które otrzymają osoby zaangażowane. Będą mogły zapoznać się również z komentarzem do wniosku, o ile taki był dodany.