System do zarządzania umowami

Zarządzaj zwinnie rejestrem umów w kilku krokach: twórz, edytuj i podpisuj.
Zamień tradycyjny segregator na cyfrowy rejestr platformy LOGITO.

 

Praktycznie każda firma posiada i przechowuje umowy z dostawcami i odbiorcami. Bardzo często konieczne jest bieżące sprawdzanie zapisów poszczególnych umów w celu prawidłowej realizacji danego zlecenia. Im większa firma, tym więcej tego typu dokumentów. Zapanowanie nad nimi wymaga odpowiedniej organizacji.

Moduł „Zarządzanie umowami” umożliwia przede wszystkim elektroniczną archiwizację umów wraz z udzieleniem dostępu do nich właściwym osobom. W ten sposób można przydzielić daną umowę osobom odpowiedzialnym za jej realizację. To jednak nie wszystko. Sprawdź jakie inne funkcje posiada LOGITO i jak wykorzystasz je w swojej codziennej pracy.

 

 

Błyskawicznie wyszukuj szczegóły umów

 

Do platformy LOGITO DMS zaimplementowaliśmy narzędzia, które wspierają codzienną pracę związaną z pozyskiwaniem informacji ze zeskanowanych umów. Nasi klienci najczęściej decydują się na:

 zarządzanie umowami
 
  • Funkcję OCR (rozpoznawanie tekstu ze zeskanowanego dokumentu). Dzięki niej cała treść z papierowej umowy trafi w formie cyfrowej do systemu i zyskasz możliwość przeszukiwania nie tylko po wprowadzonych meta danych, ale i po treści dokumentów.
  • Kody kreskowe – naklejasz jedną naklejkę z kodem kreskowym na pierwszej stronie dokumentu przeznaczonego do zeskanowania. Uruchamiasz urządzenie skanujące, a umowa już znajduje się w cyfrowym rejestrze umów. Wystarczy po prostu przypisać ją np. do klienta i gotowe. Dzięki kodom kreskowym skanowanie seryjne oraz odnajdywanie umów będzie prostsze niż kiedykolwiek.
  • Zaawansowane wyszukiwanie - umożliwia sprawne i wydajne przeszukiwanie zbiorów danych według kryteriów określonych przez użytkownika. Może on skorzystać z filtrów domyślnych np. statusu umowy (obowiązująca, zakończona, rozwiązana) lub utworzyć własne - opiekun umowy. Dzięki temu będzie mógł wyświetlać umowy przypisane do danej osoby.

 

 

Strategicznie zaplanuj każdy proces

 

Każdy proces w firmie można zaprojektować, ale potrzebować będziesz odpowiedniej strategii, holistycznego podejścia oraz narzędzi. To wszystko zapewnią Ci nasi Specjaliści w połączeniu z komponentem Procesy.

 

 system do zarządzania umowami

Moduł jest równocześnie narzędziem, które pozwoli Ci:

  • Zaprojektować uproszczone modele dla procesów biznesowych przepływu umów wewnątrz organizacji, uwzględniając jej politykę,
  • Zdefiniować dostęp do nich oraz rolę pracowników firmy w danym procesie,
  • Opracować dystrybucję umów, jako część Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD),
  • Zweryfikować poprawność działania tych procesów: przebiegu dokumentacji, informacji oraz workflow (przepływu pracy),
  • Wykorzystać narzędzia monitorujące ścieżki przekazywania umów,
  • Formułować wnioski na podstawie spersonalizowanych zestawień oraz raportów przekrojowych.

 

To wszystko sprawi, że zyskasz kontrolę nad swoją organizacją. Równoległe żonglowanie wieloma procesami, oszczędzi czas oraz nakład pracy. Na dodatek możesz optymalizować do momentu, aż będziesz zadowolony z rezultatów.

 

 

Potwierdzaj i podpisuj elektronicznie

 

Rozwój rynku nowoczesnych narzędzi dla biznesu, umożliwia nam zatwierdzanie lub podpisywanie umów na odległość. Przewaga tych technologii nad tradycyjnym zawieraniem umów, polega chociażby na zapewnieniu wyższego poziomu bezpieczeństwa.

Rozważ zmianę fizycznego podpisu na rzecz jego elektronicznego odpowiednika. Proponujemy klientom alternatywy dla podpisu tradycyjnego, ponieważ LOGITO obsługuje:

  • Podpisy elektroniczne kwalifikowane oraz niekwalifikowane (metody eAI dyrektywy UE).

Nie ma znaczenia, czy Twoim celem jest złożenie podpisu na dokumencie prawnym, czy oświadczenie woli dotyczącej kwestii organizacji działań przedsiębiorstwa. Implementacja rozwiązań IT w tym zakresie umożliwia nawiązanie oficjalnej współpracy pomiędzy partnerami w skali światowej.

 

  • Różne formy e-podpisu od takich usługodawców jak m.in. DocuSign, Autenti oraz Szafir.

Wolność wyboru sposobu podpisywania czy akceptowania warunków współpracy, daje nam również wielu dostawców usług IT. Podpisy elektroniczne nie muszą być oficjalnymi rozwiązaniami abonamentowymi 1:1 do użytku wewnątrz organizacji oraz z kontrahentami. Powinny być natomiast zawsze uzasadnione kosztowo oraz adekwatne do potrzeb organizacji. Nie wszystkie osoby w organizacji potrzebują podpisu elektronicznego (zakupionego w modelu SAS z licencją per user), aby wykonywać swoją codzienną pracę. Akceptowanie zamówień czy faktur nie powinno generować dodatkowych kosztów, stąd standardowy podpis elektroniczny warto zastąpić na rzecz akceptacji polegającej na uwierzytelnianiu e-mail lub sms. Ta metoda podpisywania sprawdza się w większości sytuacji biznesowych, czy zwyczajnie wewnątrz organizacji. Na ogół jest również wystarczającym fundamentem współpracy każdej strony.

 

  • Profil zaufany ePUAP dla administracji (jedna z usług sieciowych dyrektywy UE eAIDS).

Alternatywa dla podpisu, ale i autoryzowany punkt odbioru i wysyłki oficjalnej dokumentacji kierowanej do obywateli. Na ten moment dostępność integracji z platformą LOGITO DMS jest możliwa tylko dla jednostek administracyjnych oraz podmiotów publicznych.

 

Podczas implementacji LOGITO DMS oraz modułu Zarządzania umowami, skrupulatnie zdefiniujemy Twoje potrzeby w zakresie wyboru dopasowanego rozwiązania do potrzeb Twojej organizacji. Ponadto przenalizujemy dla Ciebie również proces podpisywania umów tak, aby odpowiadał praktykom oraz wewnętrznym procesom organizacji, ale i bezpieczeństwu danych.

 

Wprowadzenie narzędzi wspomagających zarządzanie umowami daje Ci również szansę na:

program do zarządzania umowami program do zarządzania umowami system do zarządzania umowami

 

Przeglądaj interaktywnie

 

Jednym z innowacyjnych narzędzi, jakie wprowadziliśmy, to podgląd załączników bezpośrednio z obsługiwanego okna dla plików PDF. Zaoszczędzisz czas na pobieraniu danego pliku oraz otwieraniu go w zewnętrznej aplikacji.

Oferujemy też opcję Dual View. Podczas pracy na dwóch monitorach - na jednym system wyświetli metrykę dokumentu z interesującymi nas informacjami, a na drugim monitorze ustawionym wertykalnie skan oryginalnego dokumentu. Pozwoli to na lepszą organizację pracy, zarówno przy wprowadzaniu danych do systemu, jak i przeglądaniu oraz wyszukiwaniu dokumentów. Dodatkowo dany fragment dokumentu możesz powiększyć dzięki funkcji Zoom-in.

Interaktywny podgląd - Logito

 

 

Twórz umowy szybciej

 

Proces negocjowania umowy pomiędzy organizacjami jest zawiły oraz wymaga ogromnej skrupulatności. Tworzenie umów od podstaw, ale i w oparciu o ustalone warunki, pochłania również bardzo dużo czasu. W celu skrócenia oraz przyspieszenia przeprowadzania tych czynności, możesz posłużyć się funkcją szablonów z autouzupełnianiem.

 

Szybkie tworzenie umów - Logito

Dzięki szablonom, możesz stworzyć nieskończoną liczbę umów, dzieląc je na różne kategorie. Mogą to być:

  • umowy typowo B2B,
  • połączenie kilku ich rodzajów,
  • czy też umowy pracownicze, takie jak np. umowy o pracę czy dzieło.

Każda umowa charakteryzuje się pewnymi elementami stycznymi. Wymieńmy tutaj m.in. dane formalne, przedmiot umowy, warunki współpracy. Projektując taki szablon, warto wziąć to pod uwagę i przygotować te elementy według własnych preferencji i rodzaju wykonywanej działalności. Czasem będą to takie elementy, jak przeniesienie praw autorskich, regulacje dotyczące procesowania danych czy zachowania poufności.

 

Czas poświęcony na te czynności zwróci się w najbliższej przyszłości, w formie mniejszego nakładu pracy Twoich pracowników i większej liczby obsługiwanych klientów.

 

Aktualizuj dzięki aneksom

 

Aneks to najszybszy sposób na aktualizację warunków umowy. Właśnie dlatego moduł Zarządzanie umowami wyposażyliśmy w funkcję pozwalającą na ewidencję dodatkowych dokumentów tj. aneksy czy protokoły odbioru.

Jako opiekun umowy lub osoba uprawniona, będziesz miał wgląd nie tylko w zapisy umowy, ale również otrzymasz dostęp do aneksów zmieniających jej treść. Dzięki czemu będziesz w stanie dokładnie zorientować się w aktualnych ustaleniach. Pozwoli Ci to podejmować celne decyzje biznesowe np. przy renegocjacjach warunków umowy oraz nadzorować obowiązujące kluczowe zapisy umowy.

Najczęściej wybieranym powiązaniem w kontekście umów jest Baza klientów lub Baza pracowników. Zadbaliśmy również o to, by platforma LOGITO obsługiwała najbardziej popularne formaty plików tekstowych i tekstowo-graficznych:

  • DOC, DOCX, DOT, DOTX (Microsoft)
  • WPS (WPS Office Software)
  • ODT (OpenOffice Writer)
  • PCT (Macintosh)
  • PDF (Adobe)
  • PUB (Microsoft Publisher)

Dzięki cyfrowym aneksom zyskujesz cenny czas. Gwarantują ci też nieograniczony dostęp do informacji bez względu na lokalizację. Nieważne z jakiego powodu przebywasz poza biurem. Zaobserwujesz również dodatkową korzyść - będziesz na bieżąco z warunkami umowy. To z kolei dowód Twojego zaangażowania, jako partnera biznesowego i pracodawcy.

 

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij