System do zarządzania umowami

Zarządzaj zwinnie rejestrem umów w kilku krokach: twórz, edytuj i podpisuj.
Zamień tradycyjny segregator na cyfrowy rejestr platformy LOGITO.

 

Praktycznie każda firma posiada i przechowuje umowy z dostawcami i odbiorcami. Bardzo często konieczne jest bieżące sprawdzanie zapisów poszczególnych umów w celu prawidłowej realizacji danego zlecenia. Im większa firma, tym więcej tego typu dokumentów. Zapanowanie nad nimi wymaga odpowiedniej organizacji.

Moduł „Zarządzanie umowami” umożliwia przede wszystkim elektroniczną archiwizację umów wraz z udzieleniem dostępu do nich właściwym osobom. W ten sposób można przydzielić daną umowę osobom odpowiedzialnym za jej realizację. To jednak nie wszystko. Sprawdź jakie inne funkcje posiada LOGITO i jak wykorzystasz je w swojej codziennej pracy.

 

 

Błyskawicznie wyszukuj szczegóły umów

 

Do platformy LOGITO DMS zaimplementowaliśmy narzędzia, które wspierają codzienną pracę związaną z pozyskiwaniem informacji ze zeskanowanych umów. Nasi klienci najczęściej decydują się na:

 zarządzanie umowami
 
  • Funkcję OCR (rozpoznawanie tekstu ze zeskanowanego dokumentu). Dzięki niej cała treść z papierowej umowy trafi w formie cyfrowej do systemu i zyskasz możliwość przeszukiwania nie tylko po wprowadzonych meta danych, ale i po treści dokumentów.
  • Kody kreskowe – naklejasz jedną naklejkę z kodem kreskowym na pierwszej stronie dokumentu przeznaczonego do zeskanowania. Uruchamiasz urządzenie skanujące, a umowa już znajduje się w cyfrowym rejestrze umów. Wystarczy po prostu przypisać ją np. do klienta i gotowe. Dzięki kodom kreskowym skanowanie seryjne oraz odnajdywanie umów będzie prostsze niż kiedykolwiek.
  • Zaawansowane wyszukiwanie - umożliwia sprawne i wydajne przeszukiwanie zbiorów danych według kryteriów określonych przez użytkownika. Może on skorzystać z filtrów domyślnych np. statusu umowy (obowiązująca, zakończona, rozwiązana) lub utworzyć własne - opiekun umowy. Dzięki temu będzie mógł wyświetlać umowy przypisane do danej osoby.

 

 

Strategicznie zaplanuj każdy proces

 

Każdy proces w firmie można zaprojektować, ale potrzebować będziesz odpowiedniej strategii, holistycznego podejścia oraz narzędzi. To wszystko zapewnią Ci nasi Specjaliści w połączeniu z komponentem Procesy.

 

 system do zarządzania umowami

Moduł jest równocześnie narzędziem, które pozwoli Ci:

  • Zaprojektować uproszczone modele dla procesów biznesowych przepływu umów wewnątrz organizacji, uwzględniając jej politykę,
  • Zdefiniować dostęp do nich oraz rolę pracowników firmy w danym procesie,
  • Opracować dystrybucję umów, jako część Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD),
  • Zweryfikować poprawność działania tych procesów: przebiegu dokumentacji, informacji oraz workflow (przepływu pracy),
  • Wykorzystać narzędzia monitorujące ścieżki przekazywania umów,
  • Formułować wnioski na podstawie spersonalizowanych zestawień oraz raportów przekrojowych.

 

To wszystko sprawi, że zyskasz kontrolę nad swoją organizacją. Równoległe żonglowanie wieloma procesami, oszczędzi czas oraz nakład pracy. Na dodatek możesz optymalizować do momentu, aż będziesz zadowolony z rezultatów.

 

 

Potwierdzaj i podpisuj elektronicznie

 

Rozwój rynku nowoczesnych narzędzi dla biznesu, umożliwia nam zatwierdzanie lub podpisywanie umów na odległość. Przewaga tych technologii nad tradycyjnym zawieraniem umów, polega chociażby na zapewnieniu wyższego poziomu bezpieczeństwa.

Rozważ zmianę fizycznego podpisu na rzecz jego elektronicznego odpowiednika. Proponujemy klientom alternatywy dla podpisu tradycyjnego, ponieważ LOGITO obsługuje:

  • Podpisy elektroniczne kwalifikowane oraz niekwalifikowane (metody eAI dyrektywy UE).

Nie ma znaczenia, czy Twoim celem jest złożenie podpisu na dokumencie prawnym, czy oświadczenie woli dotyczącej kwestii organizacji działań przedsiębiorstwa. Implementacja rozwiązań IT w tym zakresie umożliwia nawiązanie oficjalnej współpracy pomiędzy partnerami w skali światowej.

 

  • Różne formy e-podpisu od takich usługodawców jak m.in. DocuSign, Autenti oraz Szafir.

Wolność wyboru sposobu podpisywania czy akceptowania warunków współpracy, daje nam również wielu dostawców usług IT. Podpisy elektroniczne nie muszą być oficjalnymi rozwiązaniami abonamentowymi 1:1 do użytku wewnątrz organizacji oraz z kontrahentami. Powinny być natomiast zawsze uzasadnione kosztowo oraz adekwatne do potrzeb organizacji. Nie wszystkie osoby w organizacji potrzebują podpisu elektronicznego (zakupionego w modelu SAS z licencją per user), aby wykonywać swoją codzienną pracę. Akceptowanie zamówień czy faktur nie powinno generować dodatkowych kosztów, stąd standardowy podpis elektroniczny warto zastąpić na rzecz akceptacji polegającej na uwierzytelnianiu e-mail lub sms. Ta metoda podpisywania sprawdza się w większości sytuacji biznesowych, czy zwyczajnie wewnątrz organizacji. Na ogół jest również wystarczającym fundamentem współpracy każdej strony.

 

  • Profil zaufany ePUAP dla administracji (jedna z usług sieciowych dyrektywy UE eAIDS).

Alternatywa dla podpisu, ale i autoryzowany punkt odbioru i wysyłki oficjalnej dokumentacji kierowanej do obywateli. Na ten moment dostępność integracji z platformą LOGITO DMS jest możliwa tylko dla jednostek administracyjnych oraz podmiotów publicznych.

 

Podczas implementacji LOGITO DMS oraz modułu Zarządzania umowami, skrupulatnie zdefiniujemy Twoje potrzeby w zakresie wyboru dopasowanego rozwiązania do potrzeb Twojej organizacji. Ponadto przenalizujemy dla Ciebie również proces podpisywania umów tak, aby odpowiadał praktykom oraz wewnętrznym procesom organizacji, ale i bezpieczeństwu danych.

 

Wprowadzenie narzędzi wspomagających zarządzanie umowami daje Ci również szansę na:

program do zarządzania umowami program do zarządzania umowami system do zarządzania umowami

 

 

Przeglądaj interaktywnie

 

Jednym z innowacyjnych narzędzi, jakie wprowadziliśmy, to podgląd załączników bezpośrednio z obsługiwanego okna dla plików PDF. Zaoszczędzisz czas na pobieraniu danego pliku oraz otwieraniu go w zewnętrznej aplikacji.

Oferujemy też opcję Dual View. Podczas pracy na dwóch monitorach - na jednym system wyświetli metrykę dokumentu z interesującymi nas informacjami, a na drugim monitorze ustawionym wertykalnie skan oryginalnego dokumentu. Pozwoli to na lepszą organizację pracy, zarówno przy wprowadzaniu danych do systemu, jak i przeglądaniu oraz wyszukiwaniu dokumentów. Dodatkowo dany fragment dokumentu możesz powiększyć dzięki funkcji Zoom-in.

Interaktywny podgląd - Logito

 

 

Twórz umowy szybciej

 

Proces negocjowania umowy pomiędzy organizacjami jest zawiły oraz wymaga ogromnej skrupulatności. Tworzenie umów od podstaw, ale i w oparciu o ustalone warunki, pochłania również bardzo dużo czasu. W celu skrócenia oraz przyspieszenia przeprowadzania tych czynności, możesz posłużyć się funkcją szablonów z autouzupełnianiem.

 

Szybkie tworzenie umów - Logito

Dzięki szablonom, możesz stworzyć nieskończoną liczbę umów, dzieląc je na różne kategorie. Mogą to być:

  • umowy typowo B2B,
  • połączenie kilku ich rodzajów,
  • czy też umowy pracownicze, takie jak np. umowy o pracę czy dzieło.

Każda umowa charakteryzuje się pewnymi elementami stycznymi. Wymieńmy tutaj m.in. dane formalne, przedmiot umowy, warunki współpracy. Projektując taki szablon, warto wziąć to pod uwagę i przygotować te elementy według własnych preferencji i rodzaju wykonywanej działalności. Czasem będą to takie elementy, jak przeniesienie praw autorskich, regulacje dotyczące procesowania danych czy zachowania poufności.

 

Czas poświęcony na te czynności zwróci się w najbliższej przyszłości, w formie mniejszego nakładu pracy Twoich pracowników i większej liczby obsługiwanych klientów.

 

Aktualizuj dzięki aneksom

 

Aneks to najszybszy sposób na aktualizację warunków umowy. Właśnie dlatego moduł Zarządzanie umowami wyposażyliśmy w funkcję pozwalającą na ewidencję dodatkowych dokumentów tj. aneksy czy protokoły odbioru.

Jako opiekun umowy lub osoba uprawniona, będziesz miał wgląd nie tylko w zapisy umowy, ale również otrzymasz dostęp do aneksów zmieniających jej treść. Dzięki czemu będziesz w stanie dokładnie zorientować się w aktualnych ustaleniach. Pozwoli Ci to podejmować celne decyzje biznesowe np. przy renegocjacjach warunków umowy oraz nadzorować obowiązujące kluczowe zapisy umowy.

Najczęściej wybieranym powiązaniem w kontekście umów jest Baza klientów lub Baza pracowników. Zadbaliśmy również o to, by platforma LOGITO obsługiwała najbardziej popularne formaty plików tekstowych i tekstowo-graficznych:

  • DOC, DOCX, DOT, DOTX (Microsoft)
  • WPS (WPS Office Software)
  • ODT (OpenOffice Writer)
  • PCT (Macintosh)
  • PDF (Adobe)
  • PUB (Microsoft Publisher)

Dzięki cyfrowym aneksom zyskujesz cenny czas. Gwarantują ci też nieograniczony dostęp do informacji bez względu na lokalizację. Nieważne z jakiego powodu przebywasz poza biurem. Zaobserwujesz również dodatkową korzyść - będziesz na bieżąco z warunkami umowy. To z kolei dowód Twojego zaangażowania, jako partnera biznesowego i pracodawcy.

 


 

Moduł Zarządzanie umowami - najczęściej zadawane pytania

 

W jaki sposób skutecznie przyspieszyć wprowadzanie umów do systemu LOGITO? 

W przypadku dokumentów papierowych – użytkownicy skanują dokumenty umów i zapisują go na dysku lokalnym – stąd mogą je wybrać podczas dodawania umowy do systemu LOGITO. Również system Logito może automatycznie pobrać skan umowy, który zostanie zapisany na zasobie sieciowym. Z kolei, umowy otrzymane drogą elektroniczną (jako załączniki przesłane na skrzynkę e-mail)bezpośrednio widoczne w systemie LOGITO, jest to możliwe po zdefiniowaniu w systemie skrzynki pocztowej jako źródło odbioru takich umów. Każdy nowy dokument w systemie trafia do modułu Biuro, otrzymuje status do wprowadzenia i oczekuje na utworzenie metryki umowy. 

Jakie ułatwienia oferuje system LOGITO podczas wprowadzania danych z umowy do systemu?  

Podczas utworzenia wpisu w ewidencji umowy, użytkownicy korzystają z formularza umowy (metryki). Jednocześnie mają podgląd oryginalnego dokumentu (np. w formacie PDF). Mogą zdecydować się na ręczne przepisanie widocznych informacji z umowy, skopiować oraz wkleić zaznaczone dane z widoku. 

Czy umowy w elektronicznej ewidencji można organizować podobnie jak w segregatorach bądź teczkach?   

Tak, a rolę wspomnianych segregatorów pełnią rejestry. Możemy utworzyć dowolną liczbę rejestrów, nadać nazwę oraz zdefiniować szablon ich numeracji. Dla każdego rodzaju umowy możemy stworzyć odpowiedni rejestr. Do umowy możliwe jest dołączanie dokumentów związanych z umową, np. aneksu czy protokołu. Intuicyjna wyszukiwarka pozwoli na szybkie wyszukanie dokumentu w elektronicznej ewidencji umów dzięki oznaczeniu odpowiednich filtrów. Bazę umów przeszukamy m.in. po Kontrahencie, dacie zawarcia umowy czy rodzaju umowy. 

Jak szybko można odnaleźć umowę w systemie LOGITO?  

Nawet już po kilkunastu sekundach możemy przeglądać metrykę umowy wraz z jej elektronicznym obrazem. System wyposażyliśmy w intuicyjną wyszukiwarkę, dzięki której szybko i wygodnie przeszukamy cyfrową bazę umów. Posiada wiele filtrów, np. przeszukiwać możemy m.in po dacie podpisania, kontrahencie, opiekunie umowy czy statusie dokumentu. Istnieje również możliwość zapisywania własnych kryteriów wyszukiwania w celu skorzystania z nich w przyszłości. 

Jak osoby opiniujące umowy są informowane o pojawieniu się nowego kontraktu lub zmianach w dokumencie? 

W momencie m.in. rejestracji nowej umowy lub wprowadzenia zmian w dokumencie, system LOGITO automatycznie informuje osoby uczestniczące w obiegu umowy. Są to dwa domyślne typy powiadomień: notyfikacje systemowe oraz notyfikacje konfigurowane przez osobę wprowadzającą umowę. Ponadto, istnieje możliwość wyświetlenia powiadomienia w aplikacji Teams. Osoby zarządzające umowami w firmie mogą również ustawić przypomnienia o np. o wygaśnięciu umowy na 7, 14 dni przed jej końcem.  

Czy możliwe jest przekazanie umowy do wglądu osobie, która bezpośrednio nie bierze udziału w obiegu umowy?   

Takie zadanie realizuje w systemie funkcja – Udostępnij umowę. Jest to korzystne chociażby ze względu na to, że informacje w zawartym lub zakończonym kontrakcie pomogą m.in. wynegocjować lepsze warunki kolejnej umowy lub zawrzeć w nim istotne zapisy, które inaczej mogłyby zostać pominięte. Dzieje się to często, dlatego dostęp do informacji handlowych nie może być ograniczany do zaledwie garstki osób. 

Czy istnieje możliwość zaprojektowania własnego obiegu umowy z rozróżnieniem na kilka typów umów, czy różnych akceptantów?  

Jak najbardziej, służy do tego moduł Procesy. Samodzielnie lub razem z naszym zespołem wdrożeniowym tworzymy schemat graficzny dla obiegu (BPMN) oraz konfigurujemy potrzebne dane pod Klienta. Proces obiegu umowy możemy następnie uruchomić i testować – jak również optymalizować jego działanie na potrzeby Klienta. Warto dodać, że dla każdego rodzaju umowy możemy zdefiniować inny proces jej obiegu, czy też opiniowania.  

Jakie dane można eksportować z systemu LOGITO? 

LOGITO domyślnie umożliwia szybki eksport gotowych zbiorów danych za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel -.xls. Mogą być to m.in. dane o kontrahentach, ilości umów, terminie ich obowiązywania, czy chociażby o opiekunie danej umowy. Dane wyeksportowane w taki sposób, pozwalają nam na prowadzenie statystyk lub spisu umów w przedsiębiorstwie. Jeżeli klient potrzebuje rozszerzenia zakresu danych np. w celu raportowym - istnieje możliwość stworzenia indywidualnych raportów.

Jak sprawdzić u jakiej osoby w obiegu obecnie znajduje się umowa?

Wszelkie wprowadzone zmiany i aktywność użytkowników zajmujących się daną umową znajdziemy w Szczegółach, podglądzie historii umowy. System rejestruje m.in. zmiany w metryce umowy (formularzu umowy), kto oraz kiedy dokonał zmian. Widoczne są m.in. zmiany statusów, dodane komentarze, dodanie lub podmiana załączników.  

W jaki sposób umowy są zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem w systemie?

Aby umowy, jak i również inne dokumenty były bezpieczne system Logito wyposażony jest w zaawansowany system ról oraz uprawnień. W standardzie możliwe jest elastyczne dostosowanie tego systemu pod kątem własnych potrzeb. Sami możemy ustalić m.in. kto (=przypisujemy rolę), ma wgląd do dokumentu (=nadajemy dostęp) oraz jakie czynności może wykonywać dana osoba w wybranej grupie dokumentów (=określamy uprawnienia). W każdej chwili możemy nadawać lub odbierać te uprawnienia do wglądu (umowy nie będą wówczas widoczne) czy też do edycji oraz przekazania dokumentu dalej w obiegu. 

Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak jeszcze lepiej zarządzać umowami w swojej organizacji?
Zadaj nam pytanie w formularzu poniżej!

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij