Automatyzacja procesów księgowych 

 

W każdej firmie ok. 40% pracowników biurowych spotyka się z koniecznością przepisywania dokumentów częściej niż raz w tygodniu. Z każdym rokiem narasta problem z ich składowaniem, ale co ważniejsze, jej przeszukiwanie zajmuje ogromne ilości czasu. Odpowiedzią na ten problem jest OCR – rozwiązanie coraz częściej stosowane w nowoczesnych firmach. Dzięki niemu można swobodnie gromadzić dokumenty (w postaci elektronicznej) i przeszukiwać ich bazę według różnych kategorii opisowych, a nawet samej treści dokumentu.

Technologia OCR, czyli Optycznego Rozpoznawania Znaków, pozwala rozpoznawać tekst w elektronicznych lub zeskanowanych dokumentach. W ten sposób, system wyręcza użytkownika i automatycznie uzupełnia pola w formularzu rejestracji. Dzięki temu dodawanie dokumentu trwa o wiele krócej.

 

Faktury to najpopularniejsze dokumenty rozliczeniowe związane z działalnością każdej firmy. Można pokusić się o stwierdzenie, że między innymi od nich zależy płynność finansowa przedsiębiorstwa. Dlatego tak istotnym jest dokładne uzupełnienie dokumentów odpowiednimi danymi oraz ich przejrzysta ewidencja. Moduł Obieg faktur systemu Logito spełnia te wymagania oraz wspomaga terminową realizację operacji rozrachunkowych. To jeden z najczęściej wdrażanych modułów. Jego głównym celem jest usprawnienie zarządzania obiegiem faktur kosztowych w firmie.

Po otrzymaniu faktury, osoba z odpowiednimi uprawnieniami wprowadza ją do systemu. Przy większej ilości dokumentów możliwe jest wykorzystanie modułu automatycznego rozpoznania tekstu OCR, co znacznie przyspiesza ten proces. Faktury zostają przypisane do odpowiednich osób, które mogą je opisać, przekazać do dalszej weryfikacji/opisu lub zatwierdzić i przekazać do realizacji.

 

Coraz większą popularnością w księgowości, nawet małych firm, cieszą się faktury w wersji elektronicznej. Ich niewątpliwym atutem są korzyści zarówno ekonomiczne jak i ekologiczne. Co ważne – mogą być przesyłane w dowolnym, akceptowanym przez obie strony rozliczenia formacie elektronicznym. Ponadto nie wymagają każdorazowego uzyskiwania podpisu kontrahenta.

Moduł do wysyłki faktur systemu LOGITO zapewnia integralność i czytelność treści oraz bezpieczeństwo danych. Pozwala także na znaczne skrócenie czasu ich przygotowania i wysyłki.

 

Rozwój firmy zakłada bezpośredni kontakt jej przedstawicieli z kontrahentami lub nowymi klientami. Brak aktualnej informacji na temat pracowników będących w podróży służbowej, szczególnie w dużej korporacji, może być przyczyną chaosu organizacyjnego.

Moduł do zarządzania delegacjami systemu LOGITO ułatwia zarówno proces złożenia i uzupełnienia wniosku delegacyjnego jak i jego późniejsze rozliczenie.

 

Praktycznie każda firma posiada i przechowuje umowy z dostawcami i odbiorcami. Bardzo często konieczne jest bieżące sprawdzanie zapisów poszczególnych umów w celu prawidłowej realizacji danego zlecenia. Im większa firma, tym więcej tego typu dokumentów. Zapanowanie nad nimi wymaga odpowiedniej organizacji.

Moduł Zarządzanie umowami umożliwia przede wszystkim elektroniczną archiwizację umów wraz z udzieleniem dostępu do nich właściwym osobom. W ten sposób można przydzielić daną umowę osobom odpowiedzialnym za jej realizację.

 

Chcąc zapewnić pracownikom komfortową i bezpieczną podróż czy profesjonalną organizację spotkania z klientem, pracodawca przeznacza na ten cel określone środki finansowe. Często daje także do dyspozycji zasoby takie jak np. samochód firmowy, których eksploatacja także generuje koszty. W cyklu całego roku kwoty te stanowią często znaczne sumy.

Moduł systemu Logito do rozliczeń tego typu wydatków to narzędzie, które w przejrzysty sposób prezentuje wszelkie koszty pracownicze. Pozwala je kategoryzować, opisywać, kontrolować, analizować i dzięki temu – lepiej planować dostępność zasobów finansowych w przyszłości.

 

Przygotowanie budżetu wymaga od managerów i dyrektorów firm oraz pracowników administracji opracowania odpowiedniego planu oraz rezerwacji wystarczających zasobów finansowych. Dlatego istotnym dla kadry zarządzającej jest korzystanie z takiego rozwiązania, które pozwoli na szybszą reakcję jeżeli chodzi o monitoring oraz redukcję niepotrzebnych kosztów i właściwe zaplanowanie wydatków.

Budżet – kontrola wydatków systemu Logito jest praktyczną odpowiedzią na te potrzeby. To wygodne, a jednocześnie profesjonalne narzędzie do ich rozliczenia przede wszystkim w jednostkach administracji publicznej.

 

Faktury, rachunki, wyciągi bankowe, noty korygujące – każdego dnia przez firmy, a w szczególności przez działy księgowe przewijają się setki takich dokumentów. Ich prawidłowa obsługa pozwala na sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem i uniknięcie problemów w przypadku kontroli państwowych czy rozliczeń.

Natłok dokumentacji i codziennych zadań bardzo często sprawia, że taka praca jest niezwykle czasochłonna. Jednak dzisiejsza technologia dostarcza rozwiązań, które stają się nieocenioną pomocą w pracy księgowej. Platforma LOGITO ułatwia i przyspiesza dodawanie przychodzących, wychodzących dokumentów do systemu oraz pozwala na swobodny dostęp do wszystkich zgromadzonych dokumentów. Przede wszystkim jednak gwarantuje niezawodne prowadzenie ich ewidencji.

 

Jednym z bardziej uciążliwych obowiązków jest każdorazowa konieczność uzyskania akceptacji wydatków firmowych. Związane są z tym również formalności administracyjne. Są to oczywiście czynności konieczne, pozwalające utrzymać porządek w przedsiębiorstwie.

Moduł Obsługi zamówień zewnętrznych to rozwiązanie usprawniające wszelkie procesy zakupowe firmy oraz obieg składania zamówień przez pracowników.

 

W każdej firmie niemal codziennie pracownicy zgłaszają do działu administracji swoje potrzeby odnośnie akcesoriów, materiałów biurowych, czy urządzeń peryferyjnych. Załatwianie takich spraw wiąże się z ponawianiem swoich próśb, przypominaniem się, czyli w konsekwencji – stratą czasu.

Opracowane rozwiązanie systemu LOGITO do obsługi zapotrzebowania pomaga znacznie uniknąć tego typu sytuacji i usprawnić pracę działu administracji. Ze względu na specyfikę Klienta i procedur przyjętych przez organizację propozycja jest dostosowana do indywidualnych potrzeb.

 

Przygotowanie budżetu dla projektów wymaga od managerów i dyrektorów firm opracowania odpowiedniej strategii oraz wykorzystania odpowiednich zasobów finansowych i narzędzi. Dlatego istotnym dla kadry zarządzającej jest korzystanie z takiego rozwiązania, które pozwali na szybszą reakcję jeżeli chodzi o controlling projektów, redukcję niepotrzebnych kosztów, planowanie czy rezerwacje zasobów.

Moduł do planowania i kontroli budżetu systemu LOGITO to wygodne, a jednocześnie profesjonalne narzędzie do rozliczania projektów w firmie. Dzięki niemu wiadomo jak rozważnie zainwestować w rozwój firmy. Umożliwia także szybką reakcję na zachodzące nieprawidłowości i pełne wykorzystanie potencjału pracowników.

 

W poprawnych relacjach z kontrahentami niezwykle istotny jest aspekt finansowy. Warto tu zwrócić uwagę m.in. na przejrzystość finansową oraz terminowość realizacji rozliczeń. Pomagają one budować wzajemne zaufanie i relacje, które owocują w przyszłości. Moduł do rozliczeń z kontrahentami jest swego rodzaju „lustrem”, w którym widzimy naszą współpracę z partnerami rynkowymi. Pozwala m.in. na wgląd w historię rachunków, ich szczegóły, a także płynność rozliczeń.

Rozwiązanie powiązane jest ściśle z prowadzeniem projektu oraz planowaniem i kontrolą jego budżetu. Faktura dla kontrahenta (a w zasadzie dane potrzebne do jej wystawienia) przygotowane są bezpośrednio przez kierownika projektu w intranecie, a następnie przesłane do księgowości.

 

Zarządzając wydatkami firmy bardzo łatwo można stracić poczucie kosztów rzeczywistych. Managerowie niejednokrotnie nie zastanawiają się nad optymalizacją kosztów powtarzalnych, traktując je jako coś oczywistego. Pełna analiza kosztowa pozwala łatwiej zlokalizować wydatki, które można zoptymalizować lub bez większych konsekwencji dla biznesu wyeliminować.

Zarządzanie zamówieniami wewnętrznymi systemu LOGITO można porównać do wewnętrznego sklepu internetowego, odpowiedzialnego za usystematyzowanie procesu magazynowania firmowych zasobów. Rozwiązanie to dedykowane jest dla działów marketingu, handlowego oraz administracji. To również narzędzie pomocne w przygotowaniu rezerw finansowych na wydatki promocyjne oraz ułatwiające dostęp do informacji związanych z tymi „wewnątrzfirmowymi” zakupami.