Baza wiedzy w firmie. Uporządkuj wiedzę i dokumenty
Stworzenie centralnej Bazy wiedzy (Knowledge Base), jest tak samo ważne, jak jej organizacja w systemie. Czym innym jest wiedza na temat funkcjonowania przedsiębiorstwa, a czym innym know-how. Tym bardziej, że istnieją różne podejścia do kwestii budowania i przechowywania zbiorów wiedzy w organizacjach. Najczęściej spotykane:
- baza wiedzy pracowniczej (onboarding nowych pracowników),
- wiedza stanowiskowa (instruktaż stanowiskowy, szkolenia),
- firmowa baza wiedzy (zasady funkcjonowania oraz procesy przedsiębiorstwa),
- specjalistyczna (zaawansowany i praktyczny know-how, unikatowe i cenne informacje),
- baza wniosków i pism wewnętrznych (wzory wniosków firmy z podziałem na kategorie zastosowania),
- CRM / baza wiedzy o klientach (poufne informacje dla osób uprawnionych),
- lista ulubionych dokumentów (instrukcje, szkolenia dla danego użytkownika, grupy lub działu).
Dlatego przy projektowaniu naszego repozytorium ważne było oddzielenie różnego typu wiedzy, tak abyś mógł zorganizować ją według własnych preferencji, ale również łatwiej ją odszukać. Jednym z głównych elementów był m.in. podział na kategorie. Ty sam możesz również swobodnie zarządzać strukturą katalogów tworząc ich dowolną ilość.
Elektroniczna baza wiedzy i jej jakość. Wsparcie dla wersjonowania dokumentów
.png)
Częsty problem dotyczący gromadzenia dokumentów, polega na braku kontroli nad ich jakością. Pracownicy zazwyczaj tworzą kilka wersji tego samego dokumentu bez wiedzy o tym, że dana treść została już wcześniej stworzona. Jest to bardzo duża strata czasu dla organizacji, ze względu na powielanie tych samych czynności. Jeśli chcesz wyeliminować to zjawisko, to wdrożenie bazy wiedzy jest krokiem w dobrą stronę. Co zrobić by maksymalnie zwiększyć jej efektywność?
Jednym z istotnych elementów każdej bazy jest dbałość o aktualizację jej składników. W tym celu umieściliśmy w naszym module mechanizm wersjonowania, który wyposażyliśmy w system chroniący zawartość dokumentów archiwalnych (w tym treści przed zmianą).
Dzięki temu masz wgląd w historię dokonywanych zmian oraz pewność, że osoba dokonująca aktualizacji miała do tego uprawnienia. Wprowadzając ten mechanizm również u siebie, kontrolujesz jakość wszelkich treści czy wzorów dokumentów. Dodatkowym elementem, jaki wprowadziliśmy, jest dostęp do statystyk. W ten sposób sprawdzasz, kto, kiedy i jakie zmiany wprowadził. Innymi słowy, twoja baza wiedzy w firmie nabiera życia i staje się jednym z najcenniejszych źródeł informacji.
W odpowiedzi na indywidualne potrzeby możemy dopasować funkcje odpowiednio do oczekiwań Twojej organizacji. Nie musisz zastanawiać się jak zbudować bazę wiedzy. W oparciu o najlepsze praktyki podpowiemy, jak zrobić to optymalnie. Dzięki temu możesz zwiększyć wydajność pracy, a zaoszczędzony czas poświęcić na rozwój biznesu.
Bezpieczeństwo bazy wiedzy. Chroń dane dzięki różnym poziomom uprawnień
Niektóre z informacji w firmie mają charakter bardziej lub mniej poufny. Dbając o cyberbezpieczeństwo Twojej firmy, korzystamy z rozbudowanego systemu ról oraz uprawnień. Dzięki niemu poczujesz, że ważne informacje są odpowiednio chronione. Baza wiedzy w firmie jest przydatnym elementem, o ile zawarte w niej dane są możliwe do odczytu jedynie przez osoby określone z góry.
Implementacja tak rozbudowanego systemu zabezpieczeń, posiada wiele praktycznych funkcji w ochronie dokumentów, zarówno w firmie, jak i poza nią.
Dzięki nim m.in.:
- Określisz charakter danych (ogólny, poufny, neutralny, ważny) do wglądu dla pracowników firmy
- Zdefiniujesz dostęp do wglądu do dokumentów lub pobierania plików dla różnych grup pracowników
- Ustalisz, które osoby lub grupy pracowników mają prawo do modyfikacji sekcji baz wiedzy
- Oznaczysz, które informacje z bazy danych mogą być podawane do informacji publicznej lub wykorzystywane na zewnątrz organizacji, a które nie mogą być rozpowszechniane
- Bezpiecznie udostępnisz klientom określoną część repozytorium dokumentów w ramach ścisłej współpracy, np. materiały szkoleniowe lub promocyjne
Jak sprawnie wyszukiwać dokumenty OCR?
Jeśli digitalizujesz większość dokumentów – zrób to samo z wiedzą, którą posiadają Twoi pracownicy. Dzięki temu uporządkujesz wszystkie zdobyte informacje i w ten sposób powstanie baza know-how w jednym miejscu. To zapobiegnie rozproszeniu oraz marnowaniu cennych informacji.
By swobodnie i szybko docierać do takiej bazy wiedzy w firmie, proponujemy 2 sprawdzone narzędzia, które Ci w tym pomogą.
- Wyszukiwarka – pozwalająca na odnajdywanie szukanych słów, nie tylko w nazwach plików znajdujących się w systemie, ale po dowolnych polach opcjonalnych jak tytuł, opis. Gdy wpisujesz słowa kluczowe, otrzymujesz wiele wyników dokumentów zawierających podane wyrazy. To właśnie jeden z największych atutów, jakimi charakteryzuje się elektroniczna baza wiedzy. Zwiększa on Twoją szansę znalezienia tego, czego szukasz bezpośrednio w dokumencie. Nie musisz otwierać danego pliku w celu przeszukania jego treści.
- Rozwiązanie OCR (Optical Character Recognition) sprawia, że informację zawartą na papierze możesz szybko umieścić w swojej bazie wiedzy. Zeskanowany dokument za pomocą OCR rozpoznaje znaki drukowane oraz pismo odręczne i umieszcza je, jako tekst w systemie. W efekcie otrzymujesz dokument, który można łatwo i szybko przeszukiwać.