Teczki pracownicze - przechowywanie dokumentów online

Elektroniczna teczka pracownicza umożliwia bezpieczne składowanie i zarządzanie danymi personalnymi zatrudnionych.
Cyfrowe teczki pracownicze LOGITO w Twojej organizacji.

 

Bezpieczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej

 


Digitalizacja dokumentów to wygodny sposób na nowoczesne przechowywanie najważniejszych akt pracowniczych w przedsiębiorstwie.

Jeśli posiadasz wielooddziałową organizację warto rozważyć tego typu rozwiązanie IT, chociażby w systemie łączonym. Kodeks pracy (Art. 94) reguluje oraz honoruje gromadzenie dokumentów pracowników w formie cyfrowej. Decydując się na to rozwiązanie, wybierasz bezpieczeństwo oraz komfort osób pracujących w Twojej firmie. Dostęp do poufnych informacji posiadają tylko osoby uprawnione do przetwarzania danych osobowych. To tylko wybrane z wielu korzyści, jakie oferują elektroniczne teczki pracownicze.


przechowywanie dokumentów online

 

 

Zarządzaj danymi pracowników zdalnie - teczka pracownicza

 

teczki pracownicze
Digitalizuj dokumenty papierowe. 

Skanuj dokumenty pojedynczo lub wybierz opcję bardziej zautomatyzowaną - seryjnego skanowania dzięki kodom kreskowym. Dzięki tym funkcjonalnościom, pracownik Działu Kadr zaoszczędza mnóstwo czasu, a sama praca zostaje zoptymalizowana.

przechowywanie dokumentów online
Bezpieczeństwo to podstawa. Chroń poufność danych osobowych dzięki systemowi ról oraz uprawnień.

W systemie LOGITO można ustalić poziom dostępu do eteczki w zależności od roli pracownika Kadr i jego uprawnień. Każda zmiana w teczce jest szczegółowo dokumentowana w rejestrze zmian.

elektroniczna teczka pracownicza
Szybko wyszukuj i przechowuj dokumenty pracownicze w jednym miejscu – rejestr eTeczki.

Z łatwością twórz  teczkę dla każdego zatrudnionego. Szybko uzyskuj scentralizowany dostęp do dokumentacji każdego pracownika - niezależnie od lokalizacji oddziału firmy.

 


elektroniczne teczki pracownicze
Monitoruj, aktualizuj dane z łatwością i potwierdzaj autentyczność dokumentów.

Poza rejestrem zmian, możesz skorzystać z powiadomień (systemowych, e-mail) dla istotnych terminów dokumentów. , m.in. badań BHP, czy umów. Autoryzacja dokumentów w systemie może zostać potwierdzana jest poprzez podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczną.


Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
eTeczka pracownika zgodna z ustawą o przechowywaniu danych osobowych.

Struktura eteczki dzieli się na 5 uregulowanych prawnie sekcji. Z łatwością możesz dodawać dokumenty powiązane z daną sekcją oraz szybko je odszukiwać. Dodatkowo, dostępny jest również podgląd oryginału zeskanowanego w PDF.

 

Najczęściej polecamy również konfigurację z portalem pracowniczym. Ten prosty zabieg znacząco usprawnia obieg dokumentacji w firmie i samą komunikację między pracownikami, a działem HR.

 

 

Elektroniczne teczki pracownicze - najważniejsze funkcje

 

W przypadku funkcjonalności elektroniczne teczki pracownicze posiadają wiele użytecznych opcji. Jedną z najważniejszych jest autoryzacja  dokumentów gromadzonych w systemie.Mechanizm ról i uprawnień systemu Logito gwarantuje autentyczność wprowadzonych dokumentów. Dodatkowo dokumenty mogą być podpisywane za pomocą pieczęci elektronicznej czy podpisu kwalifikowanego. Elektroniczna dokumentacja pracownicza będzie dostępna do wglądu tylko przez osoby do tego upoważnione. Dodatkowo, dane takie jak, np. PESEL są szyfrowane, po to, aby zapewnić im większe bezpieczeństwo.

Poza wspomnianych elementami Teczki pracownicze w systemie LOGITO workflow oferują również dodatkowe korzyści, m.in.:

:

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

  • Szybkie tworzenie eTeczek dla pracowników;
  • Przejrzysty podział w aktach osobowych (sekcje A, B, C, D, D1);
  • Możliwość wprowadzenia dodatkowego podziału akt;
  • Automatyczne numerowanie dokumentów;
  • Intuicyjne dodawanie dokumentów do poszczególnych sekcji eTeczki;
  • Wydruk całej e-teczki lub jej poszczególnych sekcji, bądź pojedynczego dokumentu (do pliku PDF);
  • Potwierdzenie autentyczności dokumentów papierowych gromadzonych w systemie za pomocą podpisu elektronicznego, podpisu kwalifikowanego oraz pieczęci elektronicznej;
  • Proste i szybkie wyszukiwanie dokumentów powiązanych z danym pracownikiem;
  • Przypomnienie e-maila związane z ważnymi terminami ustawowymi, a ważnością dokumentacji pracowniczej;
  • Dostęp do archiwum e-teczek w formie elektronicznej.

 

 

Przechowywanie dokumentów online i pozostałe funkcjonalności

 

  • Lista najczęściej używanych formularzy
  • Projektowanie struktury e-teczki pracowniczej według dodatkowych preferencji
  • Integracja ze kursami BHP i terminarzem badań lekarskich
  • Historia modyfikacji danych w e-teczkach z udokumentowanym zapisem dokonanych zmian
  • Okresowa wysyłka powiadomień o aktualizacji danych osobowych
  • Automatyczna lub manualna archiwizacja przetworzonych dokumentów
  • Dostęp do e-teczek pracowniczych przez osoby uprawnione (system ról oraz uprawnień)
  • Szybka archiwizacja dokumentów w systemie, po ustaniu stosunku pracy
  • Integracja z modułem Rozliczenia pracowników
  • Integracja z modułem Urlopy
  • Połączenie z OED i modułem Umowy
  • Integracja z Bazą pracowników
  • Integracja z Delegacje

 

 

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij