Program do rozliczania delegacji

Usprawnij ewidencję delegacji swoich pracowników. Weryfikuj i rozliczaj koszty podróży służbowej na swoich zasadach.
Elektroniczny rejestr wniosków LOGITO z funkcją kontroli budżetu i nie tylko.

 

 

Elektroniczny system HR - sprawne zarządzanie delegacjami

 

Coraz częściej pracownicy zwracają uwagę na niedostosowanie wewnętrznych procesów w firmie do panujących warunków. Wszyscy jesteśmy otoczeni nowoczesnością i automatyzacją. Zrealizuj z nami ideę nowoczesnego portalu pracowniczego za pomocą naszego modułu Delegacje. Polega ona na modernizacji procesu planowania, akceptowania oraz rozliczania kosztów podróży służbowej w formie elektronicznej.

Moduł do zarządzania delegacjami w naszym wykonaniu usprawnia wiele wyzwań związanych z procesowaniem, jak i planowaniem podróży w organizacji. 
Pracownik samodzielnie wypełni i złoży elektroniczny wniosek, który będzie zawierał najistotniejsze informacje o delegacji:

  • rodzaju oraz celu podróży służbowej,
  • czasu trwania,
  • kosztów podróży łącznie z zakwaterowaniem oraz posiłkami.

Co najważniejsze, po zakończeniu wyjazdu rozliczy się w systemie oraz dołączy skany faktur i paragonów – jako dowody poniesionych kosztów. Wbudowany kalkulator delegacji w znaczący sposób ułatwi kontrolę firmowego budżetu.

 

W ramach programu do rozliczania podróży służbowych, dostępne są również takie funkcjonalności, jak:

  • Automatyczne powiadomienie dla przełożonego oraz pracownika o statusie wniosku,
  • Natychmiastowe wyświetlenie zaakceptowanego wyjazdu w kalendarzu firmowym,
  • Możliwość wcześniejszego ustawienia zastępstwa za osobę delegowaną oraz przekazanie informacji pracownikowi,
  • Dostęp do historii podróży służbowych,
  • Generowanie różnorodnych raportów wraz z eksportem do arkuszy kalkulacyjnych.

Dzięki tym funkcjom możliwe jest efektywniejsze zarządzanie delegacjami i zasobami ludzkimi oraz sprawna koordynacja pracy całej firmy. Jest to sposób na monitorowanie kosztów finansowych i podjęcie przez Ciebie odpowiednich działań.

Program do rozliczania podróży służbowych

 

 

Dopasuj workflow delegacji do swojej organizacji

 

Opracowanie dedykowanego procesu workflow dla delegacji w formie elektronicznej, to ogromna, długoterminowa korzyść dla całej organizacji. Ustalisz nie tylko kolejność procesów, ale warunki oraz reguły przekazywania jej do kolejnych etapów. Standaryzujesz i usprawniasz przepływ dokumentów.

Ujednolicenie pomoże Twoim pracownikom szybciej realizować zadania związane z ewidencją delegacji służbowych. Chociażby w przypadku składania wniosków i podań. Dobrze zapoznają się również z obowiązującymi procedurami ewidencji kosztów, czy zasadami akceptacji rachunków, faktur lub paragonów.

Efektem tych działań, będzie przestrzeganie polityki firmy, co zmniejszy liczbę ewentualnych nadużyć. Dlatego elektroniczny system delegacji jest tak istotny z punktu widzenia funkcjonowania firmy. Pomoże Ci w skutecznym rejestrowaniu w LOGITO wyjazdów służbowych.

 

Pomożemy twojej firmie stworzyć odpowiedni model workflow, dzięki któremu jeszcze bardziej usprawnisz cały proces zarządzania delegacjami.

 

Szybko wylicz diety - ewidencja delegacji służbowych



Ewidencja delegacji służbowych

Każdy wyjazd delegacyjny, czy to krajowy czy zagraniczny, to szansa na podjęcie nowej współpracy z potencjalnym klientem. Ta sytuacja generuje dla Ciebie, jako przedsiębiorcy, dodatkowy obowiązek wobec pracownika – naliczenie diety za odbytą delegację.

Jeśli posiadasz organizację wielooddziałową, nie jest to już kalkulacja jednej czy dwóch diet, a kilkudziesięciu w wielu różnych walutach. Przetworzenie nieskrupulatnych obliczeń wpłynie negatywnie na całokształt finansów organizacji. W tym przypadku niezbędny staje się usystematyzowany kalkulator delegacji, który dokładnie obliczy wszelkie należności.

Dzięki niemu,rozliczanie kosztów podróży służbowej zawsze będzie przebiegać sprawnie. W ten sposób zaoszczędzisz czas oraz unikniesz ewentualnych błędów. Jest on zgodny z przewidzianymi przepisami prawnymi oraz aktualnymi stawkami Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej (dawniej MPiPS / MRPiPS).

 

Nasze narzędzie uwzględnia wszystkie zasady naliczania i umożliwi przeprowadzenie obliczeń bez problemu – dla delegacji indywidualnych oraz grupowych.

Poniżej, znajdziesz listę parametrów do wglądu, z podziałem na diety oraz reguły rozliczenia kosztów delegacji:

  • krajowe (kwoty ogólne, np. stawka pełna, ryczałt za nocleg lub za dojazd, wyjazd poniżej/powyżej doby) - poza znajomością zasad obliczania, niezwykle istotne jest również dostarczenie informacji o czasie spędzonym w delegacji przez pracownika. Pola kalkulatora pobierają dane z elektronicznej ewidencji czasu pracy (Timesheet) dla danego pracownika lub grupy, co dodatkowo przyspiesza ten proces.

  • zagraniczne (kwoty ogólne, np. ryczałt za nocleg, wyjazd poniżej/powyżej doby, kraj oraz waluta) - nasze rozwiązanie nie tylko usprawnia i standaryzuje proces rozliczeń i ewidencji delegacji, ale także pozwoli Ci na dalszym etapie przeprowadzić analizę kosztów. Ponadto, od razu uzyskasz informację o tym, ile diet nie zostanie opodatkowanych, a które przekroczyły ten limit.

 

 

Dane o walutach z wiarygodnego źródła podczas rozliczenia delegacji

 

Początkujący pracownik w trakcie składania wniosku o delegację zagraniczną, ma nieco utrudnione zadanie w kwestii podawania kwoty w walucie kraju, do którego się wybiera. By wyeliminować wszelkie wątpliwości oraz ryzyko błędu, zaimplementowaliśmy tabelę kursów walut Narodowego Banku Polskiego. Połączenie nawiązane pomiędzy LOGITO, a API NBP jest w pełni zabezpieczone, a dane, które otrzymujesz zawsze aktualne. To w znacznym stopniu ułatwi rozliczenie kosztów podróży służbowej poza granicami naszego kraju.

 

ewidencja delegacji zagranicznej

 

Kwota jest szybko przeliczana na walutę docelową. Dodatkowo, system zapisuje informacje o dacie oraz godzinie konwersji wykonanej przez użytkownika. Dzięki temu, od razu zobaczysz różnice walutowe (ujemne bądź dodatnie). Na dalszym etapie posłużą Ci, jako dokumentacja w analizie poniesionych kosztów delegacji.Takie działania w znacznym stopniu ułatwiają zarządzanie delegacjami.

 

 

Ewidencja delegacji - kalkuluj zgodnie z polityką finansową

 

Obliczanie zaliczek na poczet delegacji krajowych oraz zagranicznych, to kolejny z procesów, którego realizacja może zostać zautomatyzowana. Podobnie jak w przypadku kalkulatora delegacji i przysługujących diet, skupiliśmy się na uproszczeniu tego procesu.

O ile przepisy diet delegacyjnych są narzucane odgórnie, o tyle zasady szacunku innych elementów zaliczki będą różnorodne. Każda organizacja, podobnie jak Twoja, posiada własną politykę podróży – zasady wewnętrzne, limity korporacyjne czy preferowani dostawcy. Wszystkie te informacje mają znaczenie podczas naliczenia przyszłych kosztów delegacji.

 

 

Kalkulator delegacji nowym niezbędnikiem każdej firmy

 Elektroniczny system delegacji

W naszym kalkulatorze delegacji policzysz wszystkie niezbędne koszty dla:

  • Diet krajowych oraz zagranicznych,
  • zakwaterowania oraz wyżywienia,
  • przejazdów (np. za paliwo, samochód) oraz biletów (lotniczych, kolejowych, innych),
  • pozostałych potrzeb (np. wynajem sprzętu elektronicznego, druk materiałów promocyjnych).

Obliczysz również zwrot kosztów zaakceptowanych na podstawie dokumentacji dostarczonych przez pracowników. Dzięki temu, wypłaty oraz należności za delegacje zostaną poprawnie oraz szybciej przeprocesowane – niezależnie od waluty.

 

Wiemy, jak bardzo zawiłe mogą być zasady rozliczania kosztów podróży służbowej oraz narzucone limity, np. na noclegi pod kątem miasta, regionu czy nawet innego kraju, czy dostawcy. By ułatwić pracownikom ich przestrzeganie oraz redukować niepotrzebne koszty, masz możliwość umieszczenia ich bezpośrednio wewnątrz naszego kalkulatora delegacji. Dzięki wyświetlaniu komunikatów od razu zobaczysz, czy dany wydatek jest zgodny z procedurami firmy.

 

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij