Do każdej organizacji codziennie trafia od kilkunastu do nawet kilkuset dokumentów. W skali roku może to być ponad 30 tysięcy pism. Sprawne zarządzanie ich obiegiem, szybki dostęp do pism, a co najważniejsze monitoring terminów załatwienia spraw to jedne z najważniejszych zadań stawianych przed systemem elektronicznego obiegu dokumentów.
Rys. Działanie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
Do podstawowych korzyści wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów należą:
Nasze rozwiązanie do zarządzania obiegiem dokumentów to zestaw zintegrowanych ze sobą modułów, działających jednocześnie niezależnie. Są to moduły, które odpowiadają za obieg dokumentów przychodzących, wewnętrznych oraz wychodzących z organizacji, dokumentów kosztowych (obieg faktur), delegacji, umów, dokumentów związanych z działem HR (wnioski urlopowe). Co więcej, moduły też mogą być rozwijane o nowe funkcjonalności bez ryzyka utraty stabilności całego systemu.
System elektronicznego obiegu dokumentów jest bardzo pomocny, gdyż umożliwia szybki dostęp do informacji, które często dostępne są jedynie dla wąskiego grona osób. Ważne jest to dla kadry zarządzającej, która dzięki temu ma bardzo szybko wgląd do wszystkich dokumentów, które codziennie trafiają do firmy oraz są generowane przez pracowników.
Elektroniczny obieg dokumentów nabiera szczególnego znaczenia w przypadku organizacji rozproszonej. Wówczas dokumenty trafiające do jednego oddziału firmy czy nawet sąsiedniego budynku, w momencie wprowadzenia do systemu są dostępne dla osób, których one dotyczą. Miejsce pracy tych osób może być w całkowicie innej lokalizacji niż miejsce wprowadzenia dokumentu. Pisma trafiające do firmy mogą tak naprawdę dotyczyć każdego pracownika zatrudnionego w organizacji.
Rys. System pozwala na bieżące śledzenie wszystkich pism pojawiających się w organizacji
W zależności od wielkości firmy, ilości pracowników oraz procesów, które mają być odzwierciedlone w systemie, wdrożenie może potrwać od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Każdemu efektywnie przeprowadzonemu procesowi wdrożenia systemu, muszą towarzyszyć prawidłowo zdefiniowane potrzeby, skonkretyzowane cele, jakie organizacja chce osiągnąć, gotowość do zmian w obszarze organizacji pracy każdego pracownika. Dodatkowo obieg dokumentów w każdej firmie jest inny, podlega wewnętrznym procedurom, które często są bardzo specyficzne.
Moduły platformy LOGITO, które odpowiadają za elektroniczny obieg dokumentów:
