Systemy intranetowe

Intranet (portal intranetowy) jest instrumentem wewnętrznego systemu komunikacji, dostępnym jedynie dla pracowników danej organizacji. To narzędzie, które ułatwia dostęp do informacji, wspomaga pracę zespołową oraz pozwala efektywnie zarządzać wiedzą w organizacji. Za pośrednictwem intranetu użytkownicy mogą dotrzeć do narzędzi biznesowych oraz organizacyjnych, które są niezbędne do realizacji codziennych działań każdego z pracowników. Dzięki temu, intranet może pełnić bardzo ważną rolę w podnoszeniu efektywności funkcjonowania firmy.

Najważniejsze funkcje Intranetu

Intranet w organizacji może posiadać bardzo wiele funkcji podnoszących efektywność i ułatwiających pracę. Wśród najważniejszych należy wymienić:

• Usprawnienie komunikacji wewnętrznej oraz wprowadzenie spójnej polityki komunikacyjnej
• Usprawnienie przepływu obiegu informacji i dokumentów oraz obniżenie kosztów ich dystrybucji
• Obniżenie kosztów procesów wewnętrznych oraz zwiększenie efektywności pracy
• Udostępnienie narzędzi do zarządzania wiedzą
• Udostępnienie narzędzi do pracy grupowej
• Integracja rozproszonych aplikacji
• Zbudowanie pozytywnego wizerunku wśród pracowników oraz zintegrowanie zespołu

Powyższe cele mogą być osiągnięte poprzez zastosowanie szeregu narzędzi. Z jednej strony mogą to być narzędzia biznesowe oraz organizacyjne, których zadaniem będzie m.in. wspomaganie zarządzania projektami, obsługa zamówień wewnętrznych, wniosków urlopowych, przepływu dokumentów. Z drugiej strony, narzędzia, które umożliwiają informowanie pracowników oraz ułatwiają komunikowanie się z i pomiędzy pracownikami. Uzupełnieniem mogą być rozwiązania społecznościowe, które pozwolą pracownikom współtworzyć intranet oraz wykorzystać go na integracje pracowników na płaszczyźnie pozazawodowej.

Korzyści z posiadania Intranetu

Korzyści, które organizacja może osiągnąć w wyniku wdrożenia intranetu jest bardzo wiele. Są one bezpośrednio skorelowane z celami wdrożenia. Do najczęstszych należą:

• Redukuje koszty związane z korespondencją wewnątrz firmy (dystrybucja biuletynów, dane teleadresowe, materiały szkoleniowe, ogłoszenia zarządu)
• Usprawnia komunikację oraz zarządzanie zasobami
• Agreguje w jednym miejscu najważniejsze informacje, dokumenty i ich wzory, rozporządzenia i postanowienia
• Ułatwia dostęp do informacji oraz skraca czas ich poszukiwania, eliminuje chaos organizacyjny (elektroniczna wersja artykułów, procedur, rozporządzeń w połączeniu z mechanizmem wyszukiwawczym zwiększa efektywność pracy oraz udoskonala obieg informacji w firmie)
• Pełni rolę bazy wiedzy, rozwija kapitał intelektualny firmy; poprzez platformę wymiany wiedzy pracownicy mają możliwość publikowania wartościowych informacji, wymiany poglądów na tematy związane z branżą; motywuje pracowników do dzielenia się zdobytą wiedzą z innymi
• Wspomaga budowanie kultury organizacyjnej 
• Skraca czas wdrożenia nowego pracownika w środowisko organizacji
• Umożliwia przydzielanie grupom pracowników dostępu do wybranych informacji.

Jak działamy?

Proces wdrożenia projektu intranetowego składa się z kilku etapów, które przedstawiono poniżej.

Wdrożenie intranetu jest sposobem na rozwiązanie problemów pojawiających się w organizacji. Jest to narzędzie, które Twoi pracownicy będą wykorzystywali w swojej codziennej pracy, a w konsekwencji ma zapewnić wzrost efektywności działania organizacji, usprawnić komunikację między pracownikami oraz obniżyć koszty związane z procesami administracyjnymi. Brak aktualnych informacji, pojawiające się niedomówienia, brak informacji zwrotnej od pracowników to tylko wybrane z nich, które wpływają na przyspieszenie decyzji o uruchomienie portalu intranetowego.