PEF a KSeF - jaka jest różnica?
Od 2026 roku większość polskich firm czeka rewolucja w fakturowaniu. KSeF stanie się obowiązkowy. Tymczasem od 2019 roku działa już PEF, a wiele osób wciąż myli te dwa systemy, nie wiedząc, który dotyczy ich biznesu. Czy Twoja firma musi przygotować się na oba, czy wystarczy jeden z nich?
- czym jest PEF i w jakich sytuacjach firmy korzystają z niego w zamówieniach publicznych
- czym jest KSeF i dlaczego od 2026 roku obejmie praktycznie wszystkich przedsiębiorców
- jakie są kluczowe różnice między PEF a KSeF (zakres, obowiązek, cel, podstawa prawna)
- kogo dotyczy PEF, a kogo KSeF - także w przypadku firm zwolnionych z VAT
- jak wygląda harmonogram wdrożenia KSeF na lata 2025–2026 i jakie terminy są kluczowe
- co zmieni integracja PEF i KSeF od 1 lutego 2026 roku i jakie będą jej skutki dla firm współpracujących z sektorem publicznym
Czym jest Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)?
Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to system stworzony specjalnie do obsługi faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych. Funkcjonuje już od 18 kwietnia 2019 roku i jest odpowiedzią na dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.
Jest dedykowany do wymiany dokumentów między:
Zamawiającymi
instytucje publiczne takie jak urzędy, jednostki samorządu terytorialnego, ZUS, NFZ.
Wykonawcami zamówień publicznych
przedsiębiorcy świadczący usługi lub dostarczający towary dla sektora publicznego.
Najważniejsze cechy PEF:
- Obowiązek odbioru faktur przez zamawiających - od kwietnia 2019 roku instytucje publiczne muszą przyjmować ustrukturyzowane faktury elektroniczne przez PEF.
- Dobrowolność dla wykonawców - przedsiębiorcy mogą, ale nie muszą wystawiać faktur przez PEF (chyba że uzgodnią to z zamawiającym).
- Bezpłatny system - korzystanie z platformy jest darmowe.
- Zgodność z europejskimi standardami - PEF działa w sieci PEPPOL, co umożliwia wymianę faktur z innymi krajami UE.
- Obsługa wielu dokumentów - oprócz faktur, przez PEF można przesyłać zamówienia, awiza dostaw, potwierdzenia odbioru czy noty księgowe.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to znacznie szerszy system, który obejmie wszystkich przedsiębiorców w Polsce. To ogólnopolska platforma do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML.
Najistotniejsze cechy KSeF:
- niwersalność - dotyczy transakcji B2B (między przedsiębiorcami) oraz B2G (przedsiębiorca-administracja).
- Będzie obowiązkowy - od 2026 roku stanie się obligatoryjny.
- Centralne przechowywanie - wszystkie faktury są archiwizowane w systemie przez 10 lat.
- Jedna norma dla wszystkich - ujednolicony standard faktur w całym kraju.
- Automatyzacja rozliczeń podatkowych - administracja skarbowa ma bezpośredni dostęp do faktur.
Główne różnice między PEF a KSeF
| Kryterium | PEF | KSeF |
| Zakres zastosowania | Tylko zamówienia publiczne (B2G) | Wszystkie transakcje B2B i B2G |
| Dla kogo | Wykonawcy zamówień publicznych i instytucje publiczne | Wszyscy przedsiębiorcy (czynni i zwolnieni z VAT) |
| Status | Obowiązkowy dla zamawiających, dobrowolny dla wykonawców (od 2019) | Obowiązkowy od lutego/kwietnia 2026 |
| Cel | Usprawnienie zamówień publicznych | Digitalizacja całego obrotu gospodarczego i uszczelnienie VAT |
| Integracja międzynarodowa | Sieć PEPPOL (UE) | System krajowy z planami integracji europejskiej |
| Podstawa prawna | Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych (2018) | Nowelizacja ustawy o VAT |
Dla kogo ważny jest PEF, a dla kogo KSeF?
PEF jest istotny dla:
Firm współpracujących z sektorem publicznym
wykonawców zamówień publicznych, dostawców towarów i usług dla urzędów, szpitali, szkół itp.
Instytucji publicznych
wykonawców zamówień publicznych, dostawców towarów i usług dla urzędów, szpitali, szkół itp.
KSeF obowiązkowy dla:
- Wszystkich czynnych podatników VAT: niezależnie od wielkości firmy czy branży.
- Podatników zwolnionych z VAT: zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo.
- Przedsiębiorców w procedurze OSS z polskim NIP.
Wyjątki: KSeF nie będzie obowiązywać m.in. dla podatników bez siedziby w Polsce (jeśli ich stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w transakcji) oraz dla niektórych rodzajów faktur (bilety, faktury uproszczone do końca września 2026).
Terminy wdrożeń - harmonogram na 2025-2026
PEF - już działa!
PEF funkcjonuje od 18 kwietnia 2019 roku. Obowiązek odbioru faktur przez instytucje publiczne obowiązuje od samego początku.
KSeF - etapowe wdrożenie w 2026 roku:
- 1 listopada 2025: możliwość pobrania certyfikatów wystawcy faktur (do trybu offline)
- Listopad 2025: udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
- 1 lutego 2026: start obowiązkowego KSeF dla dużych firm (przychody powyżej 200 mln zł w 2025 roku)
- 1 kwietnia 2026: obowiązek dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców
- 1 października 2026: koniec okresu przejściowego dla najmniejszych firm „wykluczonych cyfrowo" (transakcje do 450 zł i łączna wartość do 10 000 zł miesięcznie)
Integracja PEF i KSeF - co czeka przedsiębiorców?
Od 1 lutego 2026 roku oba systemy zostaną zintegrowane. Co to oznacza w praktyce?
- Faktury wystawione w PEF będą walidowane w KSeF, tzn. każda faktura w zamówieniach publicznych otrzyma numer KSeF i UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru);
- Data przydzielenia numeru KSeF to data otrzymania faktury przez nabywcę;
- Administracja skarbowa będzie miała dostęp do wszystkich e-faktur, niezależnie czy pochodzą z PEF czy KSeF;
- Jeden standard przechowywania, czyli dokumenty z obu systemów będą archiwizowane przez 10 lat
Integracja ta oznacza, że przedsiębiorcy pracujący z sektorem publicznym będą musieli dostosować swoje systemy zarówno do wymogów PEF, jak i KSeF.
Korzyści z centralizacji fakturowania elektronicznego
Choć wdrożenie nowych systemów może wydawać się wyzwaniem, cyfryzacja fakturowania niesie ze sobą wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji publicznej.
Dla przedsiębiorców to przede wszystkim:
- oszczędność czasu i kosztów - nie ma potrzeby drukowania, skanowania i fizycznego przesyłania faktur,
- automatyzacja księgowości - e-faktury można automatycznie importować do systemów księgowych,
- centralne przechowywanie - dostęp do wszystkich faktur w jednym miejscu przez 10 lat, bez ryzyka zgubienia czy zniszczenia,
- szybszy zwrot VAT - użytkownicy KSeF mogą liczyć na skrócenie okresu oczekiwania na zwrot z 60 do 40 dni,
- większa transparentność - łatwy dostęp do historii transakcji dla wszystkich uprawnionych stron,
mniej błędów - system automatycznie weryfikuje poprawność struktury faktury.
Dla administracji:
- uszczelnienie systemu VAT - bieżący dostęp do wszystkich transakcji,
- szybsza weryfikacja - automatyczne kontrole zamiast czasochłonnych audytów,
- walka z oszustwami podatkowymi - natychmiastowa detekcja nieprawidłowości,
- efektywność - zmniejszenie kosztów administracyjnych.
Co z tego wynika dla Twojej firmy?
PEF i KSeF to dwa różne, ale uzupełniające się systemy fakturowania elektronicznego w Polsce. PEF obsługuje zamówienia publiczne i funkcjonuje już od 2019 roku. KSeF obejmie cały rynek – i od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.
Choć dziś korzystanie z KSeF jest jeszcze dobrowolne, to czas na spokojne przygotowania szybko się kończy. Im wcześniej Twoja firma rozpocznie testy i dostosowanie systemów, tym łatwiej będzie uniknąć błędów, pośpiechu i stresu w momencie, gdy przepisy wejdą w życie.
Źródła:
Ministerstwo Finansów - Krajowy System e-Faktur (ksef.podatki.gov.pl)
Ministerstwo Rozwoju i Technologii - Platforma Elektronicznego Fakturowania (efaktura.gov.pl)
Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych
Ustawa z dnia 11 czerwca 2025 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług