📂 Rejestry

Rejestry umożliwiają tworzenie i zarządzanie zbiorami dokumentów w obrębie danego modułu. Każdy rejestr pełni rolę dedykowanego katalogu, w którym gromadzone są dokumenty danego typu. Dzięki temu możliwe jest uporządkowanie danych, określenie zasad numeracji oraz nadanie indywidualnych uprawnień dla użytkowników lub działów.

🧩 Dodanie nowego rejestru

Aby utworzyć nowy rejestr, klikamy przycisk Dodaj rejestr, a następnie uzupełniamy formularz konfiguracji. Dostępne pola:

• Nazwa - pełna nazwa rejestru, widoczna na liście (np. „Rejestr umów").
• Symbol - skrót lub oznaczenie rejestru (np. „RU").
• Kategoria archiwalna w komórce macierzystej - określa kategorię archiwizacji dokumentów dla jednostki nadrzędnej.
• Kategoria archiwalna w innych komórkach - definiuje zasady przechowywania dokumentów w pozostałych jednostkach.
• Proces - powiązany proces, który będzie przypisany do dokumentów w tym rejestrze.
• Data dezaktywacji - moment, w którym rejestr przestanie być aktywny w systemie.
• Rejestr w pełni elektroniczny - po zaznaczeniu tej opcji wszystkie dokumenty w rejestrze będą obsługiwane wyłącznie w formie cyfrowej.

🔢 Konfiguracja numeracji dokumentów

Każdy rejestr posiada własny szablon numeracji, który definiuje sposób generowania numerów dokumentów. Dzięki temu można zachować spójność oznaczeń i łatwo zidentyfikować dokumenty w systemie.

• Szablon numeracji - określa format numeru, np.: Numer/yy/Symbol gdzie:

  • yyyy - pełny rok,
  • yy - rok w formacie dwucyfrowym,
  • mm - miesiąc,
  • Symbol - symbol rejestru,
  • Numer - numer kolejny dokumentu,
  • Dział - symbol działu użytkownika rejestrującego dokument.

  Dozwolone separatory to /, -, .

• Ilość cyfr w polu numer - pozwala ustalić długość numeru dokumentu (np.: 4 → 0001).

• Generuj licznik sygnatury w skali miesiąca – po włączeniu tej opcji numeracja dokumentów rozpoczyna się od nowa w każdym miesiącu.

ostrzeżenie

Uwaga: Zmiana sposobu liczenia na miesięczny jest nieodwracalna.

👥 Uprawnienia

W sekcji "Uprawnienia" można skonfigurować uprawnienia dostępu do dokumentów w rejestrze. Dzięki temu można precyzyjnie określić, kto i w jakim zakresie może zarządzać dokumentami.

Uprawnienia definiuje się osobno dla: Użytkowników indywidualnych, Zespołów, Działów.

informacja

Więcej informacji o zespołach w zakładce Zespoły, a informacje o działach znajdują się w sekcji Organizacja.

Dla każdej z grup można ustawić:

• Może zarządzać dokumentami w rejestrze - pełny dostęp do edycji i obsługi dokumentów w danym rejestrze,
• Widzi wszystkie dokumenty w rejestrze i ich szczegóły - dostęp wyłącznie do podglądu dokumentów.

Dzięki temu administrator może elastycznie kontrolować dostęp i podział obowiązków między zespołami.

informacja

Na liście wyboru rejestrów użytkownik ma możliwość wyboru tylko rejestrów, do których ma dostęp. Jeżeli użytkownik ma dostęp tylko do jednego rejestru, zostanie on wybrany automatycznie.

❓ FAQ - Rejestry

🔹 Czy dokument może należeć do kilku rejestrów jednocześnie?

Nie. Każdy dokument może być przypisany tylko do jednego rejestru, co pozwala zachować jednoznaczną numerację i porządek w archiwum.

🔹 Czy można włączyć rejestr tylko dla wybranych użytkowników lub działów?

Tak. W sekcji Uprawnienia można dokładnie określić, kto ma dostęp do danego rejestru, indywidualnie, zespołowo lub działowo. Pozwala to np.: udostępnić rejestr wyłącznie określonym grupom pracowników.

🔹 Czy numeracja odbywa się automatycznie?

Tak. Numeracja dokumentów odbywa się automatycznie zgodnie z ustalonym szablonem. Użytkownik nie musi ręcznie wprowadzać numeru, system nadaje go przy rejestracji dokumentu. Numeracja jest dostępna w polu "Sygnatura".