Jak zautomatyzować obieg umów w firmie? Low-code, no-code i AI w praktyce

Jak usprawnić zarządzanie umowami i połączyć cały proces w jednym środowisku? Podczas webinaru LOGITO pokazaliśmy, jak wykorzystać automatyzację workflow, technologię low-code / no-code oraz sztuczną inteligencję do obsługi pełnego cyklu życia umowy – od jej rejestracji po podpisanie i archiwizację.

W trakcie praktycznego pokazu Marcin Kandefer, Dyrektor Obsługi Klienta LOGITO, oraz Paweł Kitka, Account Manager, przedstawili możliwości platformy na przykładzie rzeczywistego scenariusza biznesowego.

Automatyzacja obiegu umów – jak wygląda proces krok po kroku?

Elektroniczny obieg umów pozwala uporządkować pracę nad dokumentem, wyznaczyć odpowiedzialność za kolejne działania i ograniczyć konieczność ręcznego przekazywania informacji między pracownikami.

Podczas webinaru zaprezentowaliśmy, jak taki proces może wyglądać w LOGITO. A wygląda to następująco:

1. Rejestracja umowy i automatyczne uzupełnianie danych

Proces rozpoczyna się od wprowadzenia umowy do systemu. Formularz pozwala zarejestrować dane kontrahenta, wartość umowy, walutę, okres obowiązywania czy terminy wypowiedzenia.

Dzięki wykorzystaniu AI możliwe jest również odczytywanie informacji z dokumentu i automatyczne uzupełnianie wybranych pól formularza. System może przypisywać opiekuna umowy oraz generować przypomnienia o zbliżających się terminach.

2. Wspólna edycja i wersjonowanie dokumentów

Praca nad treścią umowy często wymaga zaangażowania kilku osób, np. przedstawicieli działu biznesowego, prawnego czy finansowego.

Integracja LOGITO z OneDrive umożliwia wspólną edycję dokumentów DOCX i śledzenie wprowadzanych zmian. Kolejne wersje są dostępne w ramach procesu, co ułatwia kontrolę nad aktualną treścią umowy i przygotowanie dokumentu do akceptacji.

3. Automatyzacja ścieżek akceptacji

Kolejnym etapem jest przekazanie umowy do odpowiednich osób zgodnie z ustalonym przebiegiem procesu.

Dzięki wykorzystaniu silnika workflow i modelowania BPMN można definiować ścieżki akceptacji, uwzględniając między innymi strukturę organizacyjną, rodzaj dokumentu czy wartość umowy.

System automatycznie kieruje zadania do właściwych użytkowników, monitoruje ich realizację i zapisuje historię podejmowanych decyzji.

4. Podpis elektroniczny i archiwizacja umowy

Po zakończeniu procesu akceptacji dokument może zostać przekazany do podpisu elektronicznego.

Podczas prezentacji pokazaliśmy integrację z platformą Autenti, która umożliwia przeprowadzenie procesu podpisywania dokumentów przez uprawnionych przedstawicieli stron.

Po zakończeniu podpisywania dokument wraca do LOGITO, gdzie może być przechowywany wraz z historią procesu i powiązanymi informacjami.

AI w zarządzaniu umowami – wsparcie na różnych etapach procesu

Sztuczna inteligencja może usprawniać nie tylko rejestrację dokumentów, ale również analizę ich treści. Co istotne, informacje generowane przez AI można dostosować do potrzeb konkretnych osób uczestniczących w procesie akceptacji. Integracja z platformą Autenti to tylko jeden z przykładów. LOGITO umożliwia również współpracę z innymi rozwiązaniami do składania podpisów elektronicznych.

Przykładowe zastosowania obejmują:

• Managerowie i osoby odpowiedzialne biznesowo - szybki dostęp do najważniejszych warunków umowy, wartości kontraktu, terminów, zobowiązań i potencjalnych ryzyk.
• Dział prawny - wsparcie w analizie klauzul umownych, identyfikowaniu nieścisłości oraz wskazywaniu zapisów wymagających dodatkowej weryfikacji.
• Zarząd - syntetyczne podsumowanie dokumentu, obejmujące kluczowe warunki biznesowe, zobowiązania i potencjalne ryzyka, wspierające podjęcie ostatecznej decyzji.

Takie podejście pozwala ograniczyć czas potrzebny na wstępne zapoznanie się z dokumentem i ułatwia dostęp do informacji istotnych z perspektywy danej roli.

AI wspiera analizę i przygotowanie informacji, natomiast odpowiedzialność za ocenę dokumentu i podjęcie decyzji pozostaje po stronie człowieka.

Low-code i no-code – jak rozwijać elektroniczny obieg umów bez programowania?

Automatyzacja obiegu umów nie musi oznaczać tworzenia dedykowanej aplikacji od podstaw.

LOGITO wykorzystuje podejście low-code / no-code, dzięki któremu organizacje mogą projektować formularze, definiować przebieg procesów i modyfikować reguły biznesowe w ramach jednej platformy.

Technologia no-code pozwala konfigurować standardowe rozwiązania bez programowania, natomiast low-code umożliwia realizację bardziej zaawansowanych scenariuszy, w tym niestandardowych integracji i logiki biznesowej.

Platforma może współpracować z wykorzystywanymi już w organizacji systemami, m.in. ERP, CRM czy Microsoft 365, umożliwiając wymianę danych i łączenie powiązanych procesów.

To szczególnie istotne w przypadku firm, które chcą stopniowo rozwijać automatyzację – rozpoczynając od obiegu umów, a następnie obejmując kolejne obszary działalności.

Od czego zacząć automatyzację obiegu umów?

Samo przeniesienie dokumentów do systemu nie wystarczy, jeśli dotychczasowy proces jest nieefektywny.

Dlatego przed wdrożeniem elektronicznego obiegu umów warto przeanalizować istniejące procedury, zidentyfikować zbędne etapy i ustalić jasne zasady odpowiedzialności.

Dopiero na tej podstawie można zaprojektować proces, który rzeczywiście usprawni pracę organizacji, zamiast jedynie odwzorowywać dotychczasowe działania w wersji cyfrowej.

Zobacz nagranie webinaru – automatyzacja obiegu umów w LOGITO

Jak wygląda elektroniczny obieg umów w praktyce? W jaki sposób konfigurować formularze i ścieżki akceptacji? Gdzie w całym procesie warto wykorzystać AI?

Zapraszamy do obejrzenia nagrania webinaru „Od dokumentu do decyzji – automatyzacja kompleksowego procesu procedowania umów wspierana przez low-code i AI”.