Cyfrowy paszport produktu, czyli sprawdzian z tego, jak dziś zarządzasz danymi

Zmiana, której firmy jeszcze nie nazywają po imieniu

Cyfrowy paszport produktu, czyli Digital Product Passport, powoli przestaje być tematem konferencji o ESG, a zaczyna być realnym wymogiem rynkowym. W większości firm, których dotyczy lub będzie dotyczyć regulacja ESPR, DPP trafia dziś na listę „kolejnych obowiązków do wdrożenia” – zaraz obok RODO i KSeF.

Z tego powodu firmy pytają, jaki system kupić, żeby mieć DPP – a paszport produktu nie jest osobnym systemem do wdrożenia, tylko efektem tego, jak dziś w firmie wyglądają dane produktowe, dokumentacja i procesy ich aktualizacji.

Czy Twój produkt ma już dziś swoją cyfrową historię, którą możesz odtworzyć w każdej chwili? Czy dopiero będziesz ją budować pod presją terminu regulacyjnego, w nocy przed audytem?

DPP nie zaczyna się w przepisach, tylko w danych produktowych

Cyfrowy paszport produktu to konsekwencja rosnącej presji na transparentność łańcucha dostaw. Rozporządzenie ESPR (Ecodesign for Sustainable Products Regulation) układa ramy prawne, ale samego paszportu nie da się dołożyć na końcu łańcucha, gdy termin regulacyjny zacznie się zbliżać – tak samo, jak nie wymieni się firmowej floty z diesli na elektryki na dzień przed wypełnieniem raportu ESG, żeby wykazać ekologiczne podejście.

DPP powstaje z danych, które organizacja ma już dziś. Jeśli te dane są kompletne, aktualne i spójne, zbudowanie paszportu to już tylko kwestia udostępnienia ich w odpowiednim formacie. Jeśli nie są kompletne i gotowe – a najczęściej nie są – to paszport staje się w pierwszej kolejności projektem polegającym na uporządkowaniu danych. Dopiero potem właściwym zadaniem regulacyjnym.

Gdzie firmy tracą kontrolę nad produktem

System PIM (Product Information Management), czyli miejsce, gdzie w teorii powinna znajdować się cała wiedza o produkcie, w większości firm pełni rolę centrum danych: nazwa, parametry, opisy, zdjęcia, klasyfikacje. Problem w tym, że PIM w praktyce nie zawsze jest jedynym miejscem, w którym są informacje o produkcie (choć powinien).

Obok PIM działa system ERP z danymi o produkcji i magazynie, obok niego – systemy do zarządzania dokumentami, w których są karty charakterystyki czy specyfikacje techniczne; a wraz z nimi jeszcze maile, załączniki PDF i foldery na dysku, do których dostęp ma czasem tylko jedna osoba w firmie (i najlepiej, żeby akurat nie była na urlopie, kiedy przyjeżdża audytor).

Skutek bywa ten sam: produkt ma wiele wersji tych samych informacji. PIM mówi jedno, dokument techniczny co innego, a osoba odpowiedzialna za certyfikację ma jeszcze inną wersję w skrzynce mailowej sprzed roku. Przy audycie albo kontroli zgodności ta niespójność przestaje być szczegółem organizacyjnym – staje się realnym ryzykiem i może dużo kosztować.

Jednak same dane produktowe w PIM to za mało, żeby zbudować wiarygodny paszport produktu. Do pełnego obrazu potrzebne są jeszcze certyfikaty, historia zmian produktu, deklaracje zgodności, terminy ważności dokumentów i informacja, kto konkretnie zatwierdził aktualną wersję danych.

Przykładowy scenariusz: karta charakterystyki, która żyje własnym życiem

Ktoś z działu jakości aktualizuje kartę charakterystyki produktu w pliku Word i wysyła ją mailem do dwóch osób. Kilka miesięcy później dział sprzedaży przygotowuje ofertę i podpina do niej tamtą wersję karty, bo tę właśnie ma zapisaną na dysku. W rezultacie klient dostaje dokument z nieaktualnymi parametrami. Nikt nie kłamie ani niczego nie ukrywa – po prostu nie istnieje jedna wersja charakterystyki produktu.

Tu wchodzi LOGITO

LOGITO to nasza platforma do zarządzania obiegiem dokumentów i procesami biznesowymi. W kontekście danych produktowych pełni rolę, której PIM sam z siebie nie zapewnia: kontroluje, kto, kiedy i na jakiej podstawie zmienia informacje o produkcie. W praktyce oznacza to kilka konkretnych mechanizmów.

Zmiana produktu uruchamia zdefiniowany workflow zatwierdzania, zamiast trafiać do systemu jako pojedyncza edycja bez śladu. Do każdego dokumentu i typu danych przypisany jest właściciel – więc zawsze wiadomo, kto odpowiada za jego aktualność, zamiast szukać tej osoby po całej firmie. Oprócz tego system sam przypomina o wygasających certyfikatach i wymaganych aktualizacjach, zanim staną się problemem podczas audytu. A dzięki integracji z ERP, PIM i innymi źródłami danych informacja nie musi być przepisywana ręcznie między systemami – co samo w sobie eliminuje sporą część błędów, o których pisaliśmy wyżej.

W efekcie powstaje pełna historia decyzji i zmian oraz jasno określona odpowiedzialność za każdy element danych o produkcie. Zamiast szukać po fakcie, kto co zatwierdził, masz gotowy, uporządkowany ślad każdej decyzji – dokładnie taki, jakiego oczekuje audytor.

PIM + LOGITO = pełny obraz produktu

PIM odpowiada za strukturę danych produktowych: parametry, opisy, klasyfikacje, warianty. LOGITO odpowiada za to, co dzieje się wokół tych danych: zarządzanie zmianami, kontrolę odpowiedzialności, automatyzację procesów związanych z utrzymaniem zgodności i przygotowanie organizacji do audytów i kontroli.

Razem te dwa systemy dają coś, czego żaden z nich osobno nie zapewnia: pełny cykl produktu w organizacji, od pierwszego wprowadzenia danych, przez każdą zmianę i aktualizację, aż po moment, w którym trzeba wykazać zgodność przed audytorem lub klientem. I to właśnie ten zestaw jest fundamentem pod cyfrowy paszport produktu – nie sam system PIM ani LOGITO z osobna

Cyfrowy paszport produktu jako warstwa wyjściowa

Warto przy tej okazji wyjaśnić jedno powszechne nieporozumienie: DPP nie jest systemem, który firma wdraża obok innych – to warstwa prezentacji i udostępniania danych, która bazuje na tym, co już istnieje w organizacji.

Paszport czerpie dane produktowe z PIM oraz procesy z LOGITO: historię zmian produktu, przebieg procesów akceptacji, dokumentację potwierdzającą zgodność i możliwość odtworzenia pełnej ścieżki decyzyjnej, czyli tak zwany audit trail.

Stąd prosty, ale kluczowy wniosek: jakość danych wejściowych określa jakość paszportu. Jeśli dane i dokumentacja są rozproszone i niespójne, żaden system wystawiający DPP tego nie naprawi. Uporządkuje najwyżej prezentację bałaganu – a bałagan i tak wyjdzie na jaw przy pierwszej kontroli.

Co firmy muszą mieć, żeby być gotowe na DPP

Zanim firma zacznie rozmawiać o samym paszporcie, warto sprawdzić, czy ma poukładane elementy, na których DPP się opiera:

1. Uporządkowane i spójne dane produktowe w jednym systemie PIM;
2. Jedno, wspólne źródło dokumentów zamiast rozproszonych folderów i skrzynek mailowych poszczególnych osób;
3. Zdefiniowane procesy zatwierdzania i wprowadzania zmian w danych produktu;
4. Kontrolę wersji informacji, wraz z możliwością sprawdzenia, jak dane wyglądały w przeszłości;
5. Możliwość audytu zmian, czyli informację o tym kto, co i kiedy zmienił;
6. Jasno określonych właścicieli poszczególnych danych produktowych;
7. Automatyczne przypomnienia o wygasających dokumentach i certyfikatach;
8. Integrację między systemami przechowującymi dane produktowe i dokumentację.

Ten ostatni punkt ma szczególne znaczenie. Jeśli system PIM i system obiegu dokumentów pochodzą od jednego dostawcy, integracja między nimi nie jest osobnym projektem, tylko naturalną częścią architektury. Przekłada się to na spójność danych, niższe koszty utrzymania i prostszy rozwój całego środowiska IT w kolejnych latach – zamiast łatania połączeń między niezależnymi systemami różnych producentów, co prędzej czy później i tak trzeba będzie zrobić.

Przewaga konkurencyjna, nie obowiązek

Firmy, które mają już dziś uporządkowany PIM i procesy zarządzania dokumentacją, będą gotowe do DPP znacznie szybciej niż konkurencja, która dopiero zacznie porządkować dane pod presją terminu.

I to jest moment, w którym regulacyjny obowiązek zaczyna działać na korzyść firmy. Gotowy paszport produktu może przyspieszyć proces sprzedażowy, zwłaszcza w relacjach B2B, gdzie kontrahent sam pyta o zgodność z ESPR – zamiast czekać tygodniami na odpowiedź, dostaje ją od ręki. Zwiększa też zaufanie do produktu w oczach klientów i partnerów handlowych, którzy widzą pełną, spójną historię zamiast fragmentarycznych odpowiedzi na pytania o pochodzenie czy skład.

Cyfrowy paszport produktu nie zaczyna się w regulacjach, tylko w tym, jak dziś zarządzasz produktem.

Chcesz sprawdzić, czy Twoje dane produktowe i procesy są gotowe na wymagania DPP? Umów się na bezpłatną konsultację, a sprawdzimy, gdzie jest luka i co warto zrobić w pierwszej kolejności.

Więcej o samej regulacji przeczytasz na stronie Ministerstwa Rozwoju i Technologii.