Jakie wady ma EOD?
Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które znajduje zastosowanie w wielu firmach, a grono to stale się powiększa. Właściciele firm cenią rozwiązanie ze względu na liczne korzyści i realny wkład w rozwój firmy. Mimo to nadal niektóre podmioty z dystansem podchodzą do nowoczesnych technologii, w tym m.in. do EOD. Jednak, czy słusznie? Czy istnieją jakiekolwiek wady elektronicznego obiegu dokumentów? Sprawdź!
- czym jest elektroniczny obieg dokumentów i jak wspiera zarządzanie firmową dokumentacją,
- jakie korzyści biznesowe przynosi wdrożenie systemu EOD,
- czy elektroniczny obieg dokumentów ma realne wady,
- z czego najczęściej wynikają problemy przy wdrażaniu EOD,
- jak uniknąć błędów przy wyborze i wdrożeniu systemu do obiegu dokumentów.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów cieszy się w ostatnim czasie niemałą popularnością. Ten sztandarowy przykład wykorzystania nowoczesnych technologii w biznesie nie jest chwilowym i nic nieznaczącym trendem, a faktycznym przełomem w funkcjonowaniu wielu firm. Czy przełom nie jest w tym przypadku stwierdzeniem nad wyraz? Z całą pewnością nie, zwłaszcza biorąc pod uwagę to, jak jego wprowadzenie przekłada się na firmowe zyski i efektywność działań. EOD to narzędzie do sprawnego zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwach o różnej wielkości i różnym charakterze działalności. Umożliwia wyeliminowanie dokumentów w wersji papierowej i wymianę na ich zdigitalizowaną, czyli elektroniczną wersję.
System do elektronicznego obiegu dokumentów gwarantuje tworzenie, rejestrację, indeksowanie, archiwizację i przekazywanie dokumentacji, dzięki czemu kluczowe procesy mogą zostać zautomatyzowane. Przedsiębiorstwo zyskuje szybszy i dużo sprawniejszy w porównaniu z papierowym obieg dokumentów i dostęp do danych. Do tego dochodzi również bieżący monitoring dokumentacji oraz większe bezpieczeństwo. Usprawnienie procesowania dokumentów oraz obniżenie kosztów związanych m.in. z drukiem, czy przekazywaniem papierowej dokumentacji zapewnia firmie zyski i zwiększa produktywność. Jeżeli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów, wady i zalety nie są proporcjonalne, warto jednak poznać ewentualne minusy tego rozwiązania.
Wady elektronicznego obiegu dokumentów
Biorąc pod uwagę tak często wymieniane korzyści związane z wprowadzeniem EOD, naturalnie pojawia się również pytanie o wady elektronicznego obiegu dokumentów. Jak każde rozwiązanie, również i to może mieć pewne minusy, wiążą się one jednak w dużej mierze z podejściem do zmian i przygotowaniem do tego całego zespołu. Czy można mówić więc o wadach EOD? I tak i nie, może być on bowiem nieefektywny, ale ta nieefektywność wynika na ogół z dobrania nieodpowiedniego dostawcy systemu lub nieprzygotowania pracowników na tak dużą zmianę.
W związku z tym można spotkać się z sytuacją, w której zespół lub jego część nadal będzie funkcjonowała zgodnie ze starymi schematami i pracowała na papierowych wersjach dokumentów, nie będzie potrafiła zastosować się do wprowadzonych zmian również w zakresie m.in. archiwizacji i katalogowania dokumentów. Z kolei źle dobrany system to ryzyko niedostosowania rozwiązania do indywidualnych wymagań przedsiębiorstwa, co nie tylko nie polepszy wyników firmy, ale wzbudzi ogromną frustrację wśród całego zespołu.