Co potrafi sztuczna inteligencja i jakie funkcje AI warto stosować w systemach workflow?

Spis treści

Co potrafi sztuczna inteligencja w automatyzacji procesów?

Funkcje AI w LOGITO – praktyczne zastosowania 

Generowanie szablonów dynamicznych za pomocą promptów 
Automatyczne walidatory oparte na AI (Regex AI) 
Tłumaczenia
Bazy wektorowe połączone z RAG
Document Intelligence – analiza dokumentów na wejściu

Jak skutecznie uzasadnić inwestycję w AI?

Co potrafi sztuczna inteligencja w automatyzacji procesów? 

 
Nowoczesne funkcje AI w systemach workflow wykraczają daleko poza proste odczytywanie danych z dokumentów. Sztuczna inteligencja analizuje treść, rozpoznaje wzorce, kategoryzuje, podpowiada działania i uczy się na podstawie historycznych danych. 

W praktyce oznacza to, że system sam klasyfikuje typ dokumentu (umowa, faktura, pismo), przypisuje go do odpowiedniego modułu i automatycznie uzupełnia wymagane pola formularzy. Po rejestracji dokumentu AI może wygenerować streszczenie zgodnie z wcześniej zdefiniowanym promptem. Dzięki temu osoba obsługująca sprawę nie musi czytać całego pliku, by zrozumieć jego istotę. 

 
Najważniejsze możliwości AI w workflow: 

• Automatyczna klasyfikacja i routing dokumentów do właściwych działów 

• Analiza treści umów z wykrywaniem ryzykownych zapisów 

• Inteligentne wyszukiwanie w bazie wiedzy oparte na semantyce 

• OCR połączony z klasyfikacją faktur i automatycznym wiązaniem z zamówieniami 

• Predykcja problemów i wykrywanie anomalii 

• Generowanie podsumowań i streszczeń dokumentów  

Funkcje AI w LOGITO – praktyczne zastosowania  

Generowanie szablonów dynamicznych za pomocą promptów 

Zamiast ręcznie tworzyć dokumenty od zera, AI potrafi automatycznie generować treści na podstawie zebranych danych i zdefiniowanych instrukcji. W procesie obiegu dokumentów system może na przykład wygenerować streszczenie umowy, które automatycznie trafi do działu prawnego lub kontrolingu. 

Ta funkcja działa w oparciu o LLM (Large Language Models) - duże modele językowe (np. ChatGPT), które rozumieją kontekst i strukturę dokumentu. Użytkownik definiuje prompt, czyli zestaw instrukcji określających, na co AI ma zwrócić uwagę, a system generuje podsumowanie dopasowane do konkretnych potrzeb biznesowych.

Praktyczne zastosowanie:

 Automatyczne walidatory oparte na AI (Regex AI) 

Sprawdzanie, czy użytkownik wprowadził dane w poprawnym formacie (np. prawidłowy NIP czy e-mail), zazwyczaj wymaga pisania skomplikowanych wzorców i reguł. AI zmienia to podejście, automatycznie generując walidatory na podstawie prostego opisu wymagań. 

Zamiast ręcznie pisać regex (wyrażenia regularne sprawdzające format danych) do weryfikacji numeru NIP, PESEL czy adresu e-mail, wystarczy opisać, jakiego formatu danych potrzebujesz – AI sam wygeneruje odpowiedni walidator, czyli regułę sprawdzającą poprawność. To znacząco przyspiesza konfigurację procesów i eliminuje błędy w formularzach. 

Praktyczne zastosowanie: 

Tłumaczenia 

W organizacjach międzynarodowych obsługa dokumentów w różnych wersjach językowych bywa wyzwaniem. AI automatycznie tłumaczy treści formularzy, dokumentów i komunikatów, zachowując kontekst biznesowy i terminologię branżową. 

Chcesz zobaczyć, jak AI może zautomatyzować procesy w Twojej firmie? 

Zobacz nasze moduły i dowiedz się, które procesy możesz usprawnić już dziś!

Zobacz listę rozwiązań

Bazy wektorowe połączone z RAG 

To zaawansowana funkcja AI, która umożliwia inteligentne wyszukiwanie w bazie wiedzy organizacyjnej. System indeksuje dokumenty w formie wektorowej, co pozwala na wyszukiwanie kontekstowe zamiast dosłownego dopasowania słów kluczowych.

Gdy użytkownik zadaje pytanie, AI przeszukuje bazę w poszukiwaniu podobnych semantycznie treści i generuje odpowiedź na podstawie sprawdzonej wiedzy (RAG – Retrieval-Augmented Generation). Dzięki temu użytkownik szybko dociera do informacji, nawet jeśli nie wie dokładnie, czego szuka. 

Praktyczne zastosowanie:

Document Intelligence – analiza dokumentów na wejściu 

System automatycznie rozpoznaje typ dokumentu na poziomie wpływu do organizacji i analizuje jego treść. AI klasyfikuje, czy wpływający dokument to faktura, umowa czy pismo, a następnie kieruje go do odpowiedniego modułu w systemie. 

Na podstawie analizy treści AI automatycznie uzupełnia zdefiniowane pola w formularzach – wyciąga kluczowe dane z dokumentu i wprowadza je do systemu bez ręcznej interwencji. Dzięki temu dokument trafia od razu do właściwego działu z już wypełnionymi danymi. 

 Praktyczne zastosowanie: 

Jak skutecznie uzasadnić inwestycję w AI? 

Wdrożenie AI w systemach workflow nie jest kwestią technologicznego zaawansowania, ale konkretnych korzyści biznesowych. Podstawą do uzasadnienia inwestycji są mierzalne efekty*: 

 
Inwestycja w AI nie jest kwestią zastąpienia ludzi automatyzacją, tylko przesunięciem ich pracy z ręcznego wprowadzania danych na kontrolę, weryfikację i podejmowanie decyzji. 

Podkreślamy to, ponieważ wśród wielu osób panuje przekonanie, które jest mitem, że AI zabierze im w końcu pracę. AI analizuje, klasyfikuje i wskazuje ryzyka, ale to człowiek zatwierdza wyniki i reaguje na wyjątki.