![co-to-jest-ksef.webp [118.66 KB]](https://www.logito.pl/storage/image/core_files/2025/10/13/dcb23ea263af2113f4d83468b60da3bd/webp/logito/preview/co-to-jest-ksef.webp)
O co tak naprawdę chodzi
KSeF to centralny system do wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych e-faktur. Od lutego 2026 roku obowiązek obejmie podatników z obrotem powyżej 200 mln zł, od kwietnia - pozostałych podatników VAT. Od 2027 dojdą sankcje za jego brak. Faktury B2C i paragony z NIP do 450 zł wchodzą do KSeF dopiero od stycznia 2027. To porządek na poziomie państwa. Żeby przełożyć go na porządek w firmie, trzeba spiąć KSeF z procesem, najlepiej w jednym projekcie.
![M. Kania.png [82.08 KB]](https://www.logito.pl/storage/image/core_files/2025/8/14/e811a4e2af10b4534539f695d73f31e1/png/logito/preview/M.%20Kania.png)
![P. Kitka.png [85.79 KB]](https://www.logito.pl/storage/image/core_files/2025/8/14/52d59890495fb4e5dbe6b4939760fd06/png/logito/preview/P.%20Kitka.png)
Chcesz przejść przez wdrożenie KSeF spokojnie i bez dublowania pracy?
Pobierz poradnik „Przygotuj (się na) obowiązkową e-Fakturę już dziś!" Znajdziesz tam checklistę zadań, terminy i gotowe odpowiedzi dla zarządu oraz księgowości.
Pobierz tutaj
Czego KSeF nie zrobi za Ciebie
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie rządowe, które zapewnia podstawową funkcjonalność. Umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Brzmi prosto, ale w praktyce okazuje się, że KSeF ma istotne ograniczenia, które mogą sparaliżować codzienną pracę działu finansowego.
❌ Brak automatycznych powiadomień
KSeF nie wysyła mailowych alertów o nowych fakturach. Musisz logować się do systemu i sprawdzać ręcznie. W firmie przetwarzającej kilkadziesiąt dokumentów dziennie to oznacza ciągłe „sprawdzanie na wszelki wypadek".
❌ Tylko XML, bez PDF
Pobrane faktury zapisują się w formacie XML. Jeśli kontrahent potrzebuje czytelnego pliku PDF, musisz go wygenerować osobno. KSeF pokazuje fakturę w przeglądarce, ale nie daje gotowego dokumentu do wysyłki.
❌ Weryfikacja struktury, nie danych
KSeF sprawdza tylko, czy faktura jest zgodna ze schematem ustrukturyzowanym. Nie weryfikuje poprawności stawek VAT, kwot netto-brutto ani zgodności z kontrahentami. Błędny dokument zostanie przyjęty, a problem wykryjesz dopiero w księgowości.
❌ Zero automatyzacji wewnętrznej
Co zyskujesz, łącząc KSeF z elektronicznym obiegiem faktur?
Integracja Krajowego Systemu e-Faktur z platformą workflow, taką jak LOGITO, to odpowiedź na wszystkie ograniczenia podstawowego rozwiązania rządowego. To nie jest kwestia opcjonalnego udogodnienia, tylko różnica między chaotycznym, ręcznym procesowaniem faktur a zautomatyzowanym obiegiem dokumentów, który oszczędza czas i pieniądze.
![zysk-polaczenia-ksef-z-EOF.webp [182.96 KB]](https://www.logito.pl/storage/image/core_files/2025/10/13/90fbb8d7773081ace62235f4d5988766/webp/logito/preview/zysk-polaczenia-ksef-z-EOF.webp)
✅ Automatyczne pobieranie „w tle”, bez logowania do KSeF
System w ustalonych interwałach łączy się z KSeF i zaciąga nowe e-faktury. Księgowa nie sprawdza już ręcznie konta na rządowej platformie, widzi dokumenty od razu w panelu. Dostaje też powiadomienia o nowych pozycjach.
✅ KSeF Jedno miejsce dla dokumentów z kilku spółek lub oddziałów
Pracujesz w kilku firmach? W panelu po prostu przełączasz kontekst (np. „Ideo Sp. z o.o.”). Każda spółka ma własne konto KSeF, ale po integracji obsługujesz je z jednego interfejsu.
✅ Szybki podgląd: XML-PDF
System zamienia e-fakturę (XML) na czytelny PDF z numerem KSeF. Możesz go podejrzeć, wysłać kontrahentowi albo przekazać do archiwum.
✅ Kontrola merytoryczna danych
KSeF weryfikuje tylko schemę. Workflow sprawdza także wartości biznesowe: stawki, zgodność pól, kompletność. Błędy widać od razu, zanim dokument trafi do księgowości.
✅ Przypisanie do projektów i centrów kosztów
Wybierasz projekt, MPK, lokalizację. System zapamiętuje wcześniejsze przypisania dla danego kontrahenta, więc kolejne faktury opisujesz szybciej.
✅ Automatyczne ścieżki akceptacji
Ustawiasz reguły (np. do 1 000 zł kierownik, do 5 000 zł CFO, powyżej zarząd). Dokument sam trafia do właściwych osób, system wysyła przypomnienia i zapisuje pełny ślad akceptacji.
✅ Jedna ścieżka także dla faktur spoza KSeF
Zagraniczne dokumenty wpadają z dedykowanej skrzynki e-mail albo przez dodanie pliku. Idą tą samą trasą: opis- akceptacja - księgowanie - archiwum.
✅ Integracja z ERP / FK bez podwójnego wprowadzania
Po akceptacji system przekazuje komplet danych do ksiąg razem z numerem KSeF. Unikasz przepisywania i błędów.
![M. Lecznar.png [116.73 KB]](https://www.logito.pl/storage/image/core_files/2025/8/14/7a6ecd7b4e5fd4010dd9bcb657596ac1/png/logito/preview/M.%20Lecznar.png)
Sprawdź w 20 minut: jak szybko KSeF + EOD zwróci się u Ciebie
Zarezerwuj rozmowę. Przeliczymy Twoje oszczędności.
FAQ - Rozwiewamy najczęstsze obawy przy integracji KSeF + platforma workflow
Czy to nie za dużo zmian naraz dla zespołu?
Wdrożenie systemu workflow razem z KSeF to faktycznie zmiana, ale przeprowadzona kompleksowo oznacza jedno szkolenie, jedną adaptację, jeden okres przejściowy. Etapowe wdrażanie (najpierw KSeF, potem za pół roku workflow) to dwa okresy chaosu zamiast jednego.
Co, jeśli system nie będzie działał z naszym ERP?
Platformy takie jak LOGITO są projektowane pod integracje, ale zakres i tempo zawsze zależą od konkretnego ERP i dostępnych interfejsów. KSeF udostępnia oficjalne API, więc łączymy się standardowo po stronie konektora. Przed wdrożeniem zawsze przeprowadzana jest analiza możliwości integracji.
Czy musimy zmieniać wszystkie procesy od razu?
Nie. Wdrożenie można przeprowadzić etapami. Zacząć od podstawowego obiegu faktur kosztowych, a później rozszerzać o kolejne funkcje. System rośnie razem z potrzebami firmy.
Kiedy zacząć przygotowania do integracji?
Termin 1 lutego i 1 kwietnia 2026 jest blisko. Firmy, które odkładają wdrożenie na ostatnią chwilę, będą musiały zapomnieć o spokojnych, bezstresowych testach, szkoleniu zespołu i kompletnym dopracowaniu procesów na czas. Im wcześniej zaczniesz, tym spokojniej przejdziesz przez zmiany i tym szybciej zobaczysz korzyści.
Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz
Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?
Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.
Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.
Napisz do nas lub skorzystaj z formularza
Logito w liczbach
+20 lat doświadczenia
+100 wdrożeń
+37 000 użytkowników
+18 mln dokumentów
+800 procesów
Wypełnij formularz
Wdrożenie KSeF z elektronicznym obiegiem faktur. Dlaczego warto zrobić to za jednym razem?
Masz już plan na KSeF? Zegar tyka. Od 1 lutego 2026 wymóg obejmie największe podmioty, a dwa miesiące później wszystkich pozostałych podatników VAT. Jeśli podłączysz sam KSeF, tylko „odhaczysz obowiązek". KSeF nie przypomni o niczym, nie policzy VAT i nie wyśle alertu. LOGITO, jak najbardziej: pobierze e-faktury, nada status, uruchomi opis i akceptację.
Jak firmy skracają obieg faktur o 60% dzięki AI i low-code/no-code?
Dane się nie mylą. Firmy, które wdrożyły AI i low-code w księgowości, znacząco skracają czas obiegu dokumentów. Automatyzacja nie opiera się już na OCR i kopiuj-wklej. Działa inaczej, bo szybciej i dokładniej. Jak skonfigurować system, który sam wybiera obieg dla faktury lub generuje streszczenie umowy? I co zrobić, żeby zmiany w procesie wdrażać od razu i bez angażowania IT?
Jak AI i low-code usprawniają codzienną pracę działów wsparcia?
Podczas tegorocznego Summit EOIF Marcin Wojtoń i Marcin Kandefer z LOGITO opowiedzieli o tym, jak sztuczna inteligencja i low-code realnie usprawniają procesy w działach wsparcia. Oparli się przy tym na danych i przykładach z wdrożeń, które pokazują faktyczne możliwości AI w tych obszarach.