Informatyczne środowisko
„Informatyczne środowisko” brzmi może enigmatycznie, w rzeczywistości chodzi jednak o wyposażenie firmy w szereg, powiązanych ze sobą programów komputerowych, pełniących różne funkcje. Im mocniej są ze sobą zintegrowane, tym lepsze efekty przynoszą. Gromadzą wszystkie firmowe dane w jednym miejscu, ułatwiając pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków, wyszukiwanie informacji, podejmowanie decyzji oraz realizowanie nawet najbardziej zaawansowanych zadań. Oczywiście, mogą też działać od siebie niezależnie.
Jednym z takich narzędzi jest system zarządzania zasobami. Sale konferencyjne, samochody, sprzęt elektroniczny czy audiowizualny, materiały edukacyjne, biblioteka – praktycznie każda organizacja posiada jakieś zasoby. W dużych przedsiębiorstwach ręczne dysponowanie nimi może być bardzo kłopotliwe i obarczone błędami.
Koordynacja pracy
W monitorowaniu zasobów niezwykle przydatny jest centralny system informatyczny. Przeniesienie tradycyjnych metod zarządzania do elektronicznej formy, pozwala usprawnić i przyspieszyć pracę. Można jednak pójść jeszcze krok dalej. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zautomatyzować cały proces a jego regulację przenieść na samych pracowników. W końcu to oni są bezpośrednio zainteresowani efektywną wymianą informacji i zasobów.
System połączony z wirtualnym terminarzem, to wygodne i proste w obsłudze rozwiązanie. Przede wszystkim pozwala na błyskawiczną rezerwację wybranych zasobów na konkretny okres z dokładnością do dnia, a nawet godziny. Kalendarz dostępny jest cały czas online i aktualizowany z każdą wprowadzoną zmianą. Dzięki temu, pracownicy mają do niego bieżący wgląd – wiedzą kto, co, kiedy i na jak długo rezerwował. W ten sposób można lepiej organizować czas pracy i nie pojawiają się niepotrzebne nieporozumienia.
Także dodawanie zasobów do aplikacji jest bardzo proste. Uprawnione osoby, uzupełniają odpowiednią kartę systemową – umieszczając w niej nazwę, opis oraz przyporządkowując kategorie.
Odpowiedzialność pracowników
Regulowanie procedur przez samych pracowników jest wygodnym i efektywnym rozwiązaniem, pozwalającym oszczędzać czas i pieniądze. Zdejmuje obowiązek zarządzania rezerwacjami z wyznaczonej odgórnie osoby lub grupy osób, np. działu w firmie. Jednocześnie każdy z użytkowników jest bezpośrednio odpowiedzialny za stan i wykorzystanie wypożyczonego sprzętu. Warto przygotować dla nich przy tej okazji odpowiedni regulamin, aby zminimalizować ewentualne nieporozumienia.
Z drugiej strony dobrą praktyką jest wyznaczenie osób na opiekunów. To do nich za każdym razem będzie wracał firmowy sprzęt. Dzięki temu, pracownicy będą wiedzieć do kogo zwrócić się po wypożyczenie albo z pytaniami czy problemami. Dzięki temu nie muszą tracić czasu na wyszukiwanie ostatniego użytkownika w terminarzu – kierują swoje kroki prosto do opiekuna.