W każdej firmie pojawia się szereg różnego rodzaju dokumentów, między innymi faktur. Ten podstawowy dowód na zaistnienie transakcji musi przejść wiele etapów w ramach procesu fakturowania. Rozwiązaniem może być wdrożenie systemu obiegu faktur - poznaj 3 sposoby wprowadzanie faktur do firmowego systemu!
Sposoby na wprowadzanie faktur elektronicznych i papierowych do systemu
Wprowadzanie faktur papierowych, czy elektronicznych do systemu to chleb powszedni w każdej firmie. Nadal w wielu przedsiębiorstwach tego typu procedurę wykonuje się ręcznie, przepisując mozolnie kolejne pozycje. Tymczasem warto zdawać sobie sprawę, że odbywające się w sposób manualny procesy związane z przetwarzaniem faktur to ogromne marnotrawstwo czasu, a co za tym idzie również pieniędzy. Rozwiązaniem jest odpowiednio dobrany system obiegu faktur, który zagwarantuje m.in. w tym zakresie spore usprawnienie. System zapewnia zróżnicowane sposoby na wprowadzanie faktur, oparte na różnych źródłach danych – jakie to źródła?
- Pierwszym z nich może być dysk lokalny - faktury zostają zeskanowane do komputera i umieszczone w określonym folderze, następnie w systemie należy zaznaczyć, z którego folderu ma on pobierać dokumenty.
- Formatem pliku może być PDF, ale również zdjęcie – w tym przypadku pomocny jest często OCR (narzędzie do optycznego rozpoznawania znaków), który sczyta dane i nałoży je na formularz wprowadzania faktury – w tym wypadku należy jednak pamiętać, by zweryfikować informacje, OCR jest dużym ułatwieniem, ale nie jest całkowicie wolny od błędów.
- System obiegu faktur może również jako źródło danych wykorzystywać inny system jak np. ERP. Tego typu integracje są udostępniane przez rzetelnych dostawców usług. Działanie sprowadza się do tego, że faktury są automatycznie przesyłane z jednego systemu do drugiego, gdzie można bez przeszkód zarządzać ich obiegiem. Innym źródłem danych może również być adres e-mail – w takiej konfiguracji wysyłka faktury elektronicznej odbywa się na dedykowanego maila, skąd automatycznie pobierana jest do systemu. Następnie może być przetwarzana i przechodzić kolejne etapy fakturowania.
Wdrożenie systemu obiegu faktur – zalety
Wdrożenie systemu obiegu faktur, który będzie zapewniał zaawansowane, nowoczesne funkcjonalności to sposób na usprawnienie przepływu dokumentów i informacji pomiędzy pracownikami oraz klientami. Automatyzacja procesów, która się z tym wiąże, pozwala oszczędzić czas, a w perspektywie także wygenerować znaczne oszczędności w ramach firmowego budżetu. Na uzyskanie jakich korzyści pozwala wprowadzenie odpowiedniego systemu obiegu faktur? Można tu wymienić m.in.:
- wygodną i sprawną pracę nad dokumentami – dzięki nadawaniu uprawnień i jasnemu podziałowi ról,
- bezproblemowy wgląd w dane (w ramach przyznanych dostępów), niezależnie od lokalizacji pracownika i rodzaju urządzenia,
- ułatwione wyszukiwanie dokumentów po różnych parametrach,
- sprawną dekretację, akceptację oraz rejestrację faktur.
Automatyzacja procesów w firmie ma pozytywny wpływ na każdy aspekt jej funkcjonowania – od większej motywacji pracowników, po znaczny wzrost zadowolenia klientów. Warto więc wprowadzić system obiegu faktur w 100% dopasowany do potrzeb firmy i zapewniający nowoczesne funkcjonalności.
Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz
Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?
Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.
Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.
Napisz do nas lub skorzystaj z formularza
Logito w liczbach
+20 lat doświadczenia
+100 wdrożeń
+37 000 użytkowników
+18 mln dokumentów
+800 procesów
Wypełnij formularz
Automatyzować czy nie? Jakie rodzaje procesów biznesowych w firmie warto zautomatyzować i od czego zacząć
Automatyzacja procesów brzmi jak odpowiedź na wszystko: szybciej, taniej, mniej błędów… kto by tak nie chciał? Problem w tym, że nie zawsze i nie każdy proces warto automatyzować, a już na pewno nie wszystkie naraz i nie tak od razu. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez ten temat – od klasyfikacji procesów, przez konkretne przykłady z życia firm, po wskazówki, od czego zacząć i na co uważać.
Jak zweryfikować, czy procesy firmowe działają prawidłowo? Process mining
W poprzednim wpisie mówiliśmy o process improvement – o tym, jak wziąć jeden konkretny proces, który działa źle, i go naprawić. Ale w tym podejściu jest pewna luka: żeby naprawić proces, trzeba najpierw wiedzieć, że coś w nim nie gra. I nie wiedzieć tego „na oko", tylko mieć pewność wynikającą z danych – co dokładnie, gdzie, jak często i z jakim skutkiem. Tu z pomocą przychodzi process mining.
Process improvement, czyli dlaczego Twoja firma nie potrzebuje rewolucji
Pisaliśmy niedawno o zarządzaniu zmianą – o tym, jak przeprowadzić firmę przez transformację tak, żeby ludzie z niej faktycznie skorzystali, a nie sabotowali ją na każdym kroku. A co, jeśli Twoja firma nie potrzebuje rewolucji i zmiany całej firmy, tylko naprawy jednego procesu, który od lat działa źle? Na tym właśnie polega process improvement. Nie zaczynasz od przebudowy całej organizacji, tylko od jednego, wybranego procesu. Jak rozpocząć taką zmianę, o czym pamiętać i jak się za nią zabrać?