👥 Grupy użytkowników
Grupy użytkowników umożliwiają łączenie kilku osób w jedną jednostkę logiczną, np. dział, zespół projektowy lub grupę roboczą. Dzięki temu można łatwiej zarządzać dostępem do dokumentów, przypisywać zadania oraz definiować uprawnienia w procesach.
➕Dodanie grupy użytkowników
Aby dodać nową nowy status w procesie, wchodzimy w zakładkę grupy użytkowników, następnie klikamy na Dodaj.
Aby dodać nową grupę użytkowników, proces musi znajdować się w wersji roboczej.
Podczas tworzenia nowego statusu należy uzupełni ć następujący formularz:
-
Nazwa - nazwa grupy widoczna w systemie
-
Użytkownicy - lista osób należących do danej grupy. Można przypisać jednego lub wielu użytkowników.
-
Dostępny dla modułu - po zaznaczeniu grupa będzie widoczna i dostępna we wszystkich procesach danego modułu.
✏️Edycja grupy użytkowników
Każdą grupę użytkowników można w dowolnym momencie edytować lub dostosować do aktualnych potrzeb procesu. Aby to zrobić, należy otworzyć proces, w którym dana grupa użytkowników występuje, następnie przejść do zakładki Grupy użytkowników i z listy dostępnych pozycji wybrać tę, którą chcemy zmodyfikować.
Aby edytować istniejący grupa użytkowników, proces może znajdować się zarówno w wersji roboczej, jak i w wersji aktywnej.
Warto wiedzieć, że zmiana konfiguracji statusu wpływa na wszystkie wcześniejsze wersje procesu.
W praktyce oznacza to, że modyfikacja grupy użytkowników w nowszej wersji spowoduje zmianę także na starszej wersji. Może to skutkować nieobsługiwaniem starszych dokumentów, ponieważ ID grupy ulegnie zmianie.
❓FAQ - grupy użytkowników
🔹 Czy mogę dodać użytkownika do kilku grup jednocześnie?
Tak. Jeden użytkownik może należeć do dowolnej liczby grup.
🔹 Czy grupy są wspólne dla całego modułu?
Tak, jeśli zaznaczono opcję Dostępny dla modułu - wtedy grupa może być wykorzystywana w wielu procesach.
🔹 Czy można zmieniać skład grupy po jej utworzeniu?
Tak. Można w każdej chwili dodać lub usunąć użytkowników z istniejącej grupy.