Dekretacja automatyczna
Dekretacja automatyczna to proces przypisywania dokumentom księgowym odpowiednich kont, kategorii kosztów i innych danych ewidencyjnych za pomocą systemu informatycznego, bez konieczności ręcznego uzupełniania wszystkich informacji.
Co to jest dekretacja automatyczna?
Rozwiązanie wykorzystuje wcześniej zdefiniowane reguły księgowe, dane kontrahentów, historię operacji, a w bardziej zaawansowanych przypadkach również sztuczną inteligencję (AI).
Automatyczna dekretacja znajduje zastosowanie przede wszystkim w obsłudze faktur zakupowych, dokumentów kosztowych, rozliczeń delegacji i innych operacji gospodarczych.
Najważniejsze elementy automatycznej dekretacji obejmują:
- Rozpoznawanie danych z dokumentów - odczytywanie informacji o kontrahencie, kwotach, datach i rodzaju wydatku.
- Przypisywanie kont księgowych - dobieranie odpowiednich kont na podstawie planu kont i ustalonych reguł.
- Klasyfikację kosztów - przypisywanie wydatków do kategorii, projektów i miejsc powstawania kosztów (MPK).
- Weryfikację poprawności - sprawdzanie kompletności danych i zgodności z zasadami księgowymi.
- Integrację z systemem ERP - przekazywanie danych dekretacyjnych do oprogramowania finansowo-księgowego.
- Obsługę wyjątków - kierowanie nietypowych dokumentów do ręcznej weryfikacji przez księgowego.
Dekretacja ręczna a automatyczna - jaka jest różnica?
W tradycyjnym modelu księgowy samodzielnie analizuje dokument, określa sposób jego ujęcia i przypisuje odpowiednie konta.
Dekretacja automatyczna wykorzystuje natomiast wcześniej skonfigurowane zasady, które pozwalają systemowi samodzielnie przygotowywać lub uzupełniać dane księgowe.
Przykładowo faktura za usługi telekomunikacyjne od stałego dostawcy może otrzymać sugerowaną kategorię kosztu, konto księgowe i MPK na podstawie wcześniejszych dokumentów lub ustalonej reguły.
Automatyczna dekretacja nie jest jednak tożsama z automatycznym księgowaniem. Dekretacja określa sposób ujęcia operacji gospodarczej, natomiast księgowanie polega na zapisaniu jej w księgach rachunkowych. Oba etapy mogą być zautomatyzowane i połączone, ale nie muszą.
Cel biznesowy
Głównym celem automatycznej dekretacji jest skrócenie czasu obsługi dokumentów księgowych, ograniczenie ręcznego przypisywania kosztów oraz zwiększenie spójności danych finansowych przedsiębiorstwa.
Automatyzacja pomaga usprawnić codzienną pracę działów księgowych, szczególnie w organizacjach przetwarzających duże liczby faktur i dokumentów kosztowych.
Dzięki temu pracownicy mogą poświęcać więcej czasu na kontrolę poprawności rozliczeń, analizę finansową i obsługę nietypowych operacji.
Korzyści z automatycznej dekretacji
- Oszczędność czasu - ograniczenie ręcznego przypisywania kont księgowych i kategorii kosztowych.
- Mniej błędów - standaryzacja zasad dekretacji i ograniczenie pomyłek przy wprowadzaniu danych.
- Spójność rozliczeń - stosowanie jednolitych reguł dla dokumentów o podobnym charakterze.
- Szybsza obsługa faktur - sprawniejsze przygotowywanie dokumentów do księgowania.
- Lepsza kontrola kosztów - przypisywanie wydatków do odpowiednich projektów i MPK.
- Większa efektywność księgowości - ograniczenie powtarzalnych czynności administracyjnych.
Jak działa dekretacja automatyczna w LOGITO?
LOGITO wspiera proces dekretacji dokumentów poprzez elektroniczny obieg faktur, automatyczny odczyt danych, przypisywanie kodów controllingowych oraz integrację z systemami finansowo-księgowymi.
Platforma umożliwia dostosowanie obiegu dokumentów do polityki finansowej przedsiębiorstwa. Pozwala również konfigurować struktury kosztowe, limity akceptacji i reguły przekazywania faktur.
Obszar zastosowania | Jak działa w LOGITO? | Efekt biznesowy |
|---|---|---|
Rejestracja faktur | System automatycznie pobiera dokumenty z KSeF, poczty elektronicznej lub innych skonfigurowanych źródeł. | Mniej ręcznych czynności związanych z wprowadzaniem faktur. |
Odczytywanie danych | Integracja z OCR i mechanizmy AI wspierają rozpoznawanie danych z dokumentów. Faktury XML z KSeF mogą być przetwarzane na podstawie ich struktury. | Szybsze przygotowanie danych do dalszej obsługi. |
Klasyfikacja kosztów | LOGITO umożliwia przypisywanie faktur do projektów, centrów kosztowych i kodów controllingowych. | Uporządkowane dane kosztowe i sprawniejsze raportowanie. |
Powtarzalne przypisania | W odpowiednio skonfigurowanym procesie system może wykorzystywać wcześniejsze przypisania kontrahentów do podpowiadania opisów kosztowych. | Ograniczenie powtarzalnego uzupełniania danych. |
Weryfikacja i akceptacja | Workflow kieruje faktury do odpowiednich osób, uwzględniając reguły, limity i ścieżki zatwierdzania. | Większa kontrola poprawności i zasadności wydatków. |
Integracja z ERP | LOGITO może przekazywać zatwierdzone faktury wraz z opisem kosztowym i danymi dekretacyjnymi do zintegrowanego systemu księgowego. | Ograniczenie ręcznego przenoszenia danych. |
Historia operacji | System rejestruje przebieg obsługi dokumentu i decyzje podejmowane podczas jego akceptacji. | Łatwiejsze wyjaśnianie nieprawidłowości i przygotowanie do kontroli. |
Przykład automatycznej dekretacji w LOGITO
Przedsiębiorstwo regularnie otrzymuje faktury za usługi świadczone przez tych samych dostawców.
Po skonfigurowaniu odpowiedniego procesu w LOGITO:
- Faktura zostaje pobrana z KSeF lub innego źródła.
- System odczytuje dane dokumentu i identyfikuje kontrahenta.
- Na podstawie reguł lub wcześniejszych przypisań może podpowiedzieć właściwy projekt, MPK i kategorię kosztu.
- Faktura trafia do odpowiedniej osoby w celu weryfikacji i akceptacji.
- Po zatwierdzeniu dane dokumentu mogą zostać przesłane do systemu finansowo-księgowego.
W takim rozwiązaniu LOGITO pełni funkcję warstwy procesowej łączącej rejestrację faktur, opis kosztowy, akceptację i integrację z księgowością.
Pełne automatyczne przypisywanie kont księgowych i generowanie dekretów zależy od konfiguracji integracji z ERP, planu kont oraz reguł stosowanych w przedsiębiorstwie. Nie należy utożsamiać standardowej funkcji kodów controllingowych z automatycznym księgowaniem na kontach księgi głównej.
Dzięki technologii low-code/no-code LOGITO pozwala dostosowywać formularze i workflow do wewnętrznych zasad rozliczania wydatków.
Korzyści z LOGITO a zagrożenia bez LOGITO
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Automatyczne pobieranie i odczytywanie danych z faktur | Czasochłonne przepisywanie informacji z dokumentów |
Przypisywanie kosztów do projektów i kodów controllingowych | Ryzyko błędów i niespójności w klasyfikacji wydatków |
Możliwość podpowiadania powtarzalnych opisów kosztowych | Konieczność każdorazowego wprowadzania tych samych danych |
Automatyczne ścieżki weryfikacji i akceptacji dokumentów | Opóźnienia wynikające z ręcznego przekazywania faktur |
Integracja z systemami finansowo-księgowymi | Konieczność ponownego wprowadzania danych do ERP |
Centralna ewidencja dokumentów i historia operacji | Trudności w odtwarzaniu przebiegu zatwierdzania kosztów |
Wskazane zagrożenia dotyczą przede wszystkim organizacji, które nie wykorzystują LOGITO ani porównywalnych rozwiązań automatyzujących obsługę dokumentów księgowych.
Jak wdrożyć automatyczną dekretację? 6 kroków
- Przeanalizuj obecny sposób dekretowania dokumentów. Zidentyfikuj najczęściej występujące typy faktur, powtarzalne koszty i czynności wymagające ręcznej obsługi.
- Uporządkuj plan kont i strukturę kosztową. Określ konta księgowe, MPK, projekty oraz inne dane wykorzystywane do klasyfikowania wydatków.
- Zdefiniuj reguły dekretacji. Ustal, jakie dane wpływają na przypisanie dokumentu, np. kontrahent, rodzaj usługi, jednostka organizacyjna czy kategoria kosztu.
- Skonfiguruj system i integracje. Połącz obieg faktur z odpowiednim systemem finansowo-księgowym oraz określ zasady wymiany danych.
- Przeprowadź pilotaż. Przetestuj automatyzację na dokumentach od wybranych kontrahentów, uwzględniając także faktury nietypowe i wymagające korekty.
- Monitoruj poprawność dekretacji. Analizuj liczbę błędów, ręcznych poprawek oraz czas przygotowania faktur do księgowania.
Automatyzację warto rozpocząć od dokumentów o powtarzalnym charakterze i dobrze zdefiniowanych zasadach księgowania.
Kryteria i ocena wdrożenia
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od liczby rodzajów dokumentów, złożoności reguł księgowych i zakresu integracji z ERP. Możliwe wdrażanie etapowe. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Potencjalna poprawa kontroli nad dostępem do dokumentów, procesem zatwierdzania i historią operacji. |
Koszt wdrożenia | Zależny od liczby użytkowników, wolumenu faktur, konfiguracji reguł i integracji z systemem finansowo-księgowym. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | LOGITO umożliwia integrację z popularnymi systemami ERP, m.in. SAP, Comarch ERP, Symfonia ERP, IFS i enova365. |
Oszczędność czasu w organizacji | Wysoki potencjał w firmach przetwarzających dużą liczbę powtarzalnych dokumentów kosztowych. |
Na co zwrócić uwagę podczas automatyzacji dekretacji?
Skuteczność dekretacji automatycznej zależy przede wszystkim od poprawności reguł księgowych i jakości danych wejściowych.
Przed wdrożeniem warto zweryfikować:
- Plan kont - czy jest aktualny i odpowiada strukturze operacji gospodarczych?
- Reguły księgowe - czy uwzględniają wyjątki i różne sposoby rozliczania kosztów?
- Jakość danych - czy informacje o kontrahentach i dokumentach są kompletne?
- Integrację z ERP - czy dane dekretacyjne są poprawnie przekazywane do systemu księgowego?
- Kontrolę człowieka - czy księgowy może zweryfikować i poprawić przypisania przed zaksięgowaniem?
- Mierzalne rezultaty - czy organizacja monitoruje czas obsługi oraz liczbę błędnych dekretów?
Szczególnie ważna jest obsługa dokumentów nietypowych, np. faktur obejmujących kilka kategorii kosztowych lub wymagających podziału wartości na różne MPK.
Podsumowanie
Dekretacja automatyczna usprawnia obsługę dokumentów księgowych, ograniczając konieczność ręcznego przypisywania kont, kategorii kosztów i innych danych ewidencyjnych.
Największą wartość przynosi w procesach opartych na powtarzalnych dokumentach, przejrzystych regułach księgowych i odpowiednio przygotowanych danych.
LOGITO wspiera automatyzację dekretacji i przygotowania faktur do księgowania, łącząc elektroniczny obieg dokumentów, odczyt danych, klasyfikację kosztów, workflow i integracje z systemami ERP. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą usprawniać pracę księgowości, zwiększać kontrolę nad wydatkami i ograniczać liczbę czynności wykonywanych ręcznie.