Faktura ustrukturyzowana
Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna, której dane są zapisane według określonego schematu, umożliwiającego ich odczyt i przetwarzanie przez systemy informatyczne. W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF, ma postać pliku XML zgodnego z ustaloną strukturą danych.
Poszczególne informacje, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje dokumentu, kwoty czy waluta, znajdują się w odpowiednio oznaczonych polach. Dzięki temu oprogramowanie może odczytywać je i przekazywać do dalszej obsługi bez ręcznego przepisywania każdej wartości.
Faktura ustrukturyzowana jest rodzajem faktury elektronicznej. Jej charakterystyczną cechą jest uporządkowany zapis danych. PDF może natomiast służyć jako czytelna dla użytkownika wizualizacja informacji zawartych w XML.
Różnice między tymi pojęciami opisano również w artykule LOGITO: https://www.logito.pl/artykuly/czym-rozni-sie-faktura-elektroniczna-od-ustrukturyzowanej,253.
W praktyce biznesowej znaczenie mają zarówno poprawne odczytanie danych, jak i ustalenie sposobu sprawdzenia, opisania oraz zatwierdzenia dokumentu w organizacji.
Cel biznesowy
Celem wykorzystania faktur ustrukturyzowanych jest usprawnienie wymiany danych i ograniczenie ręcznej pracy przy obsłudze dokumentów finansowych.
Uporządkowane informacje można łatwiej przekazywać między systemami, porównywać z dokumentacją zakupową i wykorzystywać w zestawieniach. Pozwala to skrócić czynności związane z rejestracją oraz ograniczyć pomyłki powstające podczas przepisywania danych.
Dla organizacji istotne jest również powiązanie faktury z odpowiedzialną osobą, zamówieniem, projektem lub kategorią kosztu. Takie informacje nadają dokumentowi kontekst potrzebny do podjęcia decyzji.
Korzyści
Obsługa faktur ustrukturyzowanych może przynieść następujące korzyści:
- Mniej ręcznego wprowadzania danych - informacje można odczytywać z określonych pól.
- Sprawniejsze przekazywanie dokumentów - dzięki integracji wykorzystywanych systemów.
- Mniejsze ryzyko pomyłek przy przepisywaniu - ograniczenie wielokrotnego wpisywania tych samych wartości.
- Łatwiejsze porównywanie informacji - wspólna struktura pomaga zestawiać dane z różnych dokumentów.
- Lepsza organizacja akceptacji - faktura może zostać powiązana z ustaloną ścieżką obsługi.
- Sprawniejsze raportowanie - uporządkowane dane ułatwiają przygotowanie analiz po odpowiednim przypisaniu kategorii.
Jak działa obsługa faktury ustrukturyzowanej w LOGITO?
LOGITO wspiera elektroniczny obieg faktur, obejmujący pobieranie dokumentów, ich opis, akceptację oraz współpracę z systemami ERP. Platforma udostępnia integrację z KSeF przez API. Szczegółowe zasady obsługi ustala się podczas konfiguracji procesu.
Poniższa tabela porównuje pracę w odpowiednio skonfigurowanym LOGITO z obsługą faktur bez uporządkowanego obiegu i wymiany danych.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Pobieranie faktur z KSeF - integracja przez API umożliwia włączenie dokumentów do firmowego procesu obsługi. | Ręczne przenoszenie dokumentów i trudności z ustaleniem, które faktury zostały już przekazane do obsługi. |
Konfigurowalna akceptacja - ścieżkę obiegu można dostosować do list akceptantów, limitów i przyjętej organizacji pracy. | Niejasna odpowiedzialność za decyzje i dokumenty oczekujące na przekazanie właściwej osobie. |
Porównanie z dokumentacją zakupu - proces P2P wspiera kontrolę zgodności zamówienia, potwierdzenia dostawy i faktury. | Trudności z wyjaśnianiem rozbieżności między fakturą a rzeczywistym przebiegiem zakupu. |
Wymiana danych z ERP - zakres integracji można przygotować na podstawie analizy używanych systemów i potrzeb organizacji. | Wielokrotne przepisywanie informacji i rozbieżności między danymi w poszczególnych systemach. |
Przykładowa konfiguracja: faktura zakupowa trafia do obiegu, otrzymuje powiązanie z zamówieniem i zostaje skierowana do osoby odpowiedzialnej za zakup. Po sprawdzeniu i zaakceptowaniu dane są przekazywane do dalszej obsługi zgodnie z ustalonym procesem.
6 etapów obsługi faktury ustrukturyzowanej
Przykładowy proces można uporządkować następująco:
- Pobranie dokumentu.
Faktura trafia do systemu z uzgodnionego źródła. Warto zachować jej identyfikatory, aby umożliwić jednoznaczne powiązanie z dalszymi czynnościami. - Odczyt i sprawdzenie danych.
System odczytuje zawartość pól. Weryfikacja powinna uwzględniać poprawność importu, kompletność informacji i sposób obsługi ewentualnych błędów. - Powiązanie z zakupem.
Dokument jest zestawiany z odpowiednim zamówieniem, umową lub potwierdzeniem odbioru. Rozbieżności wymagają wyjaśnienia przez wskazaną osobę. - Uzupełnienie opisu wewnętrznego.
Osoba odpowiedzialna przypisuje informacje potrzebne organizacji, np. projekt, dział lub kategorię kosztu. Opis ten wspiera wewnętrzną obsługę faktury. - Weryfikacja i akceptacja.
Dokument przechodzi przez ustaloną ścieżkę decyzyjną. Proces powinien określać sposób zatwierdzania, zwracania do wyjaśnienia i przekazywania spraw zastępcom. - Przekazanie do dalszego przetwarzania.
Dane trafiają do uzgodnionego systemu lub zespołu. Warto potwierdzić poprawność wymiany i wskazać sposób obsługi dokumentów, których nie udało się przekazać.
Jak przygotować organizację?
Przed uruchomieniem obiegu warto przygotować:
- Mapę przepływu faktur - od źródła dokumentu do zakończenia jego obsługi.
- Zasady przypisywania odpowiedzialności - wskazujące osoby opisujące, sprawdzające i akceptujące.
- Mapowanie danych - określające, do jakich pól systemowych trafiają informacje z XML.
- Słowniki wewnętrzne - np. projektów, działów i kategorii kosztowych.
- Zasady obsługi wyjątków - obejmujące błędy importu, brak powiązania z zakupem i duplikaty.
- Scenariusze testowe - pozwalające sprawdzić pełny przebieg obsługi oraz wymianę danych.
W przygotowaniu powinni uczestniczyć przedstawiciele księgowości, zakupów, właścicieli kosztów i zespołu odpowiedzialnego za integracje.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależy od zakresu integracji, liczby ścieżek akceptacji i jakości danych. Czytelny proces ułatwia konfigurację oraz testy. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Zależy od uprawnień, sposobu wymiany danych i konfiguracji dostępu do dokumentów. Sam format XML nie przesądza o ochronie informacji. |
Koszt wdrożenia | Obejmuje analizę, konfigurację obiegu, integracje, testy i przygotowanie użytkowników. Zakres prac wymaga indywidualnego określenia. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia obsługiwanych struktur danych, interfejsów i sposobu współpracy z ERP oraz innymi narzędziami. |
Oszczędność czasu w organizacji | Możliwa dzięki ograniczeniu przepisywania danych i usprawnieniu akceptacji. Efekty warto mierzyć na całym przebiegu obsługi faktury. |
Podsumowanie
Faktura ustrukturyzowana ułatwia automatyczne przetwarzanie danych i ich wymianę między systemami. LOGITO może wspierać jej pobieranie, opis, weryfikację, akceptację i przekazywanie do ERP. Sprawność obsługi zależy od poprawnej integracji, jakości danych oraz jasno określonej odpowiedzialności.