Formularze elektroniczne
Formularze elektroniczne, nazywane również e-formularzami, to cyfrowe narzędzia służące do zbierania, porządkowania i przekazywania danych za pomocą zdefiniowanych pól. Użytkownik wypełnia je w aplikacji lub przeglądarce, a wprowadzone informacje mogą zostać zapisane w systemie i wykorzystane do obsługi wniosku, zgłoszenia lub innej sprawy.
Co ro są formularze elektroniczne?
Formularze elektroniczne znajdują zastosowanie m.in. we wnioskach pracowniczych, zapotrzebowaniach zakupowych, rozliczeniach delegacji i zgłoszeniach administracyjnych. Pozwalają zastępować papierowe druki oraz ujednolicać informacje przekazywane wcześniej w wiadomościach e-mail.
Najważniejsze elementy formularzy elektronicznych obejmują:
- Pola danych - np. pola tekstowe, liczbowe, daty i listy wyboru.
- Pola wymagane - określenie informacji niezbędnych do przesłania formularza.
- Walidację danych - sprawdzanie informacji według ustalonych reguł.
- Reguły widoczności - wyświetlanie określonych pól zależnie od wprowadzonych danych.
- Załączniki - możliwość dołączania dokumentów związanych ze sprawą.
- Podział na sekcje i strony - uporządkowanie bardziej rozbudowanych formularzy.
Zakres dostępnych funkcji zależy od wykorzystywanego narzędzia i jego konfiguracji.
Formularz elektroniczny a workflow - czym się różnią?
Formularz elektroniczny służy przede wszystkim do wprowadzania i prezentowania danych. Workflow określa, co dzieje się ze sprawą dalej - do kogo trafia, jakie czynności należy wykonać i kto podejmuje decyzję.
Przykładowo formularz zapotrzebowania zakupowego zbiera informacje o przedmiocie zakupu, kwocie i uzasadnieniu. Powiązany z nim workflow przekazuje wniosek do odpowiednich osób zgodnie z zasadami obowiązującymi w organizacji.
Połączenie formularza z workflow umożliwia obsługę całego procesu, od zgłoszenia potrzeby po jej rozpatrzenie.
Cel biznesowy
Celem stosowania formularzy elektronicznych jest uporządkowanie sposobu zbierania informacji, ograniczenie ręcznej obsługi dokumentów i przyspieszenie realizacji spraw.
Jednolity formularz pomaga określić, jakie dane powinien przekazać użytkownik. Zmniejsza to liczbę dodatkowych pytań, brakujących informacji i sytuacji wymagających ponownego kontaktu z wnioskodawcą.
Połączenie formularzy z procesami biznesowymi pozwala sprawniej kierować sprawy do właściwych osób oraz wykorzystywać zebrane dane w kolejnych etapach pracy.
Korzyści
- Oszczędność czasu - szybsze składanie wniosków i ograniczenie przepisywania informacji.
- Większa kompletność danych - pola wymagane pomagają zebrać informacje potrzebne do obsługi sprawy.
- Mniejsze ryzyko błędów - listy wyboru i reguły walidacji ograniczają nieprawidłowe wpisy.
- Standaryzacja zgłoszeń - użytkownicy przekazują dane według wspólnego schematu.
- Ograniczenie papierowej dokumentacji - mniej drukowania, skanowania i przekazywania formularzy między pracownikami.
- Wygodniejszy dostęp - możliwość wypełniania formularzy online.
- Łatwiejsze wykorzystanie danych - uporządkowane informacje można wyszukiwać, filtrować i analizować.
Największe usprawnienia pojawiają się wtedy, gdy formularze są połączone z dalszą obsługą sprawy, powiadomieniami i jasno określonym podziałem odpowiedzialności.
Jak działają formularze elektroniczne w LOGITO?
LOGITO umożliwia tworzenie formularzy i łączenie ich z procesami workflow. Podejście low-code/no-code pozwala konfigurować standardowe formularze, reguły działania i ścieżki akceptacji, a w bardziej złożonych przypadkach rozszerzać rozwiązanie o dodatkową logikę i integracje.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Spójne zbieranie informacji dzięki formularzom dopasowanym do rodzaju sprawy. | Rozproszenie danych w wiadomościach e-mail, dokumentach i różnych wersjach szablonów. |
Ograniczenie braków w danych dzięki polom wymaganym i regułom walidacji. | Konieczność odsyłania niekompletnych wniosków i wielokrotnego uzupełniania informacji. |
Sprawniejsza obsługa zgłoszeń dzięki automatycznemu przekazywaniu spraw zgodnie z workflow. | Ręczne ustalanie odbiorców i przesyłanie dokumentów między pracownikami. |
Dopasowanie formularza do sytuacji dzięki warunkowej widoczności pól. | Wypełnianie rozbudowanych druków zawierających wiele niepotrzebnych pól. |
Większa przejrzystość procesu dzięki statusom i powiadomieniom. | Trudności w ustaleniu, kto obsługuje sprawę i na jakim jest ona etapie. |
Łatwiejsze wyszukiwanie informacji dzięki wykorzystaniu danych z formularzy na listach i w filtrach. | Czasochłonne przeglądanie dokumentów i korespondencji w poszukiwaniu potrzebnych danych. |
Wskazane zagrożenia dotyczą przede wszystkim ręcznej obsługi spraw bez LOGITO lub porównywalnego systemu. Zakres usprawnień zależy od konfiguracji formularzy i procesów.
Przykład wykorzystania formularza elektronicznego w LOGITO
Pracownik zgłasza zapotrzebowanie na zakup wyposażenia. Po skonfigurowaniu odpowiedniego formularza i workflow proces może wyglądać następująco:
- Pracownik otwiera formularz zapotrzebowania zakupowego.
- Wskazuje przedmiot zakupu, przewidywaną kwotę i uzasadnienie.
- System sprawdza uzupełnienie wymaganych informacji.
- Workflow przekazuje wniosek do właściwych osób zgodnie z ustalonymi regułami.
- Osoba akceptująca podejmuje decyzję dotyczącą zakupu.
- Wnioskodawca otrzymuje powiadomienie o zmianie statusu sprawy.
Formularz może wyświetlać dodatkowe pola lub uruchamiać inną ścieżkę akceptacji zależnie od wartości zamówienia i zasad obowiązujących w firmie.
Jak wdrożyć formularze elektroniczne? 6 kroków
- Wybierz proces do usprawnienia. Wskaż sprawy obsługiwane często, wymagające powtarzalnych informacji lub generujące dużo korespondencji.
- Określ potrzebne dane. Ustal pola obowiązkowe, listy wyboru, załączniki i informacje potrzebne na kolejnych etapach.
- Zaprojektuj czytelny formularz. Używaj zrozumiałych nazw pól, krótkich podpowiedzi i logicznego podziału na sekcje.
- Skonfiguruj zasady obsługi. Określ walidację, reguły widoczności, osoby odpowiedzialne i ścieżki akceptacji.
- Przeprowadź pilotaż. Sprawdź typowe zgłoszenia, błędne wpisy, brakujące dane oraz działanie powiadomień.
- Przeszkol użytkowników i rozwijaj rozwiązanie. Zbieraj uwagi, analizuj problemy i dostosowuj formularz do rzeczywistego sposobu pracy.
Przed rozpoczęciem projektowania warto uprościć sam proces, aby formularz zbierał informacje rzeczywiście potrzebne do obsługi sprawy.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od liczby formularzy, złożoności reguł, ścieżek akceptacji i integracji. Możliwe jest rozpoczęcie od jednego procesu i stopniowe rozszerzanie wdrożenia. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Uporządkowane zarządzanie formularzami i dostępem do spraw może ułatwiać kontrolę nad danymi. Wymaga właściwego nadania uprawnień i konfiguracji dostępu. |
Koszt wdrożenia | Zależny od zakresu konfiguracji, liczby użytkowników, integracji oraz potrzeb szkoleniowych. Wycena powinna uwzględniać również późniejsze utrzymanie rozwiązania. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Formularze mogą stanowić część procesów połączonych z istniejącymi systemami biznesowymi. Zakres wymiany danych zależy od możliwości technicznych i konfiguracji integracji. |
Oszczędność czasu w organizacji | Wysoki potencjał w procesach powtarzalnych i wymagających współpracy kilku osób. Efekty warto mierzyć czasem obsługi, liczbą zwrotów do uzupełnienia i udziałem ręcznych czynności. |
Ocena wdrożenia powinna uwzględniać zarówno wygodę wypełniania formularza, jak i sprawność dalszej obsługi zebranych informacji.
Podsumowanie
Formularze elektroniczne porządkują sposób zbierania danych, pomagają ograniczać braki w zgłoszeniach i zmniejszają liczbę ręcznych czynności. Największą wartość przynoszą wtedy, gdy są czytelne, dopasowane do potrzeb użytkowników i połączone z dalszą obsługą sprawy.
LOGITO umożliwia wykorzystanie formularzy jako elementu procesów biznesowych - od wprowadzenia informacji, przez przekazanie wniosku do właściwych osób, po decyzję i powiadomienie o wyniku. Podejście low-code/no-code ułatwia rozwijanie formularzy wraz ze zmianami w organizacji.