Integracja z ERP
Integracja z ERP polega na połączeniu systemu wspierającego zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa - ERP (Enterprise Resource Planning) - z innymi aplikacjami, np. platformą workflow, systemem obiegu dokumentów, CRM lub rozwiązaniem magazynowym.
Co to jest integracja z ERP?
Celem takiego połączenia jest wymiana uzgodnionych danych i współpraca systemów w ramach określonych procesów biznesowych. Informacje wprowadzone w jednej aplikacji mogą być wykorzystywane w kolejnej bez ponownego ręcznego wpisywania.
Integracja może obejmować pobieranie danych z ERP, przekazywanie informacji do ERP lub komunikację dwukierunkową. Zakres wymiany ustala się dla konkretnego wdrożenia.
Przykładowe obszary integracji z ERP obejmują:
- Dane kontrahentów - wykorzystywanie kartotek klientów i dostawców w innych procesach.
- Struktury kosztowe - pobieranie miejsc powstawania kosztów, projektów lub innych uzgodnionych oznaczeń.
- Dokumenty finansowe - przekazywanie zatwierdzonych faktur wraz z opisem kosztowym.
- Informacje księgowe - odbieranie danych o sposobie ujęcia dokumentu w ERP.
- Statusy dokumentów - aktualizowanie informacji o przebiegu obsługi w zakresie udostępnianym przez systemy.
Dla każdej grupy danych należy określić system źródłowy, zasady aktualizacji i odpowiedzialność za poprawność informacji. Przykładowo kartoteka kontrahentów może być utrzymywana w ERP i udostępniana pozostałym aplikacjom.
Integracja z ERP a integracja API - czym się różnią?
Integracja z ERP opisuje cel i zakres połączenia z systemem zarządzania przedsiębiorstwem. API jest jedną z metod technicznych, które można wykorzystać do jego realizacji.
W zależności od architektury stosuje się również komponenty integracyjne, struktury pośrednie lub inne mechanizmy wymiany danych wspierane przez dostawców oprogramowania. Wybór metody powinien uwzględniać możliwości konkretnego ERP, wymagania procesu i zasady utrzymania połączenia.
Cel biznesowy
Celem integracji z ERP jest zapewnienie spójnego przepływu informacji między systemami oraz ograniczenie pracy związanej z wielokrotnym wprowadzaniem tych samych danych.
Połączenie aplikacji pozwala wykorzystywać dane ERP podczas obsługi dokumentów, akceptacji kosztów i realizacji innych procesów. Zatwierdzone informacje mogą następnie trafiać do dalszej ewidencji lub przetwarzania.
Organizacja może dzięki temu rozwijać obsługę procesów, zachowując wykorzystywany system ERP i wiedzę pracowników dotyczącą jego działania.
Korzyści
- Oszczędność czasu - ograniczenie przepisywania informacji między aplikacjami.
- Mniejsze ryzyko pomyłek - mniej błędów podczas kopiowania danych kontrahentów, kwot i oznaczeń kosztowych.
- Większa spójność danych - korzystanie z uzgodnionych kartotek i struktur.
- Sprawniejsza obsługa dokumentów - połączenie weryfikacji, akceptacji i przekazania danych do dalszego przetwarzania.
- Lepszy dostęp do informacji - możliwość wykorzystania danych z różnych systemów w ramach jednego procesu.
- Zachowanie istniejących rozwiązań - rozwijanie środowiska IT bez konieczności jednoczesnej wymiany wszystkich aplikacji.
Korzyści zależą od zakresu integracji, jakości danych i sposobu organizacji pracy między systemami.
Jak działa integracja z ERP w LOGITO?
LOGITO łączy elektroniczny obieg dokumentów i procesy workflow z systemami ERP wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie. W materiałach platformy opisano doświadczenie integracyjne m.in. z SAP, IFS, Comarch ERP, Microsoft Dynamics, Symfonią i TETA.
Konkretny zakres połączenia zależy od wersji oprogramowania, dostępnych mechanizmów integracyjnych i potrzeb organizacji.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Wykorzystanie danych kontrahentów z ERP podczas obsługi dokumentów. | Wielokrotne wprowadzanie tych samych danych i rozbieżności między kartotekami. |
Przekazywanie zatwierdzonych dokumentów do ERP w uzgodnionym zakresie. | Ponowne wpisywanie informacji po zakończeniu akceptacji. |
Ponowne wpisywanie informacji po zakończeniu akceptacji. | Przerwy między etapami procesu i ręczne przekazywanie informacji między działami. |
Wykorzystanie oznaczeń kosztowych zgodnych z ERP. | Niespójne opisy wydatków i konieczność wyjaśniania błędnych przypisań. |
Możliwość odbierania informacji księgowych z ERP w odpowiednio skonfigurowanej integracji. | Dodatkowe pytania do księgowości i ręczne sprawdzanie danych w kilku aplikacjach. |
Rozbudowa obsługi procesów przy zachowaniu obecnego ERP. | Trudności w połączeniu nowych obiegów dokumentów z istniejącym środowiskiem IT. |
Wskazane zagrożenia dotyczą przede wszystkim ręcznej obsługi procesów bez LOGITO lub porównywalnego rozwiązania. Funkcje integracji wymagają uzgodnienia i konfiguracji dla konkretnego systemu.
Więcej o możliwościach integracji LOGITO z systemami ERP: https://www.logito.pl/platforma/integracje
Przykład integracji z ERP w LOGITO
Firma chce połączyć akceptację faktur z ich dalszą obsługą w systemie ERP. Przykładowy, skonfigurowany proces może wyglądać następująco:
- Faktura zostaje zarejestrowana w LOGITO.
- Podczas jej opisywania wykorzystywane są uzgodnione dane kontrahenta i struktury kosztowe.
- Pracownicy uzupełniają opis merytoryczny i przypisanie kosztów.
- Workflow przekazuje dokument do właściwych osób zatwierdzających.
- Po akceptacji dane faktury trafiają do systemu ERP.
- Jeżeli przewiduje to integracja, informacje księgowe wracają do LOGITO.
Takie zastosowania potwierdzają opisy wdrożeń. W projekcie dla Elektromontażu Rzeszów wykorzystano oznaczenia kosztów z TETA i przekazywanie zatwierdzonych faktur do systemu finansowo-księgowego. We wdrożeniu dla TERMO ORGANIKI opisano pobieranie kartotek kontrahentów oraz informacji księgowych z Microsoft Dynamics NAV.
Jak wdrożyć integrację z ERP? 6 kroków
- Określ proces i cel integracji. Wskaż czynności wymagające ręcznej pracy oraz informacje, które powinny przepływać między systemami.
- Sprawdź możliwości techniczne ERP. Zweryfikuj wersję oprogramowania, dostępne interfejsy, warunki dostępu i wymagania dostawcy.
- Uporządkuj dane i odpowiedzialność. Ustal kartoteki, identyfikatory, struktury kosztowe i system źródłowy dla poszczególnych informacji.
- Zaprojektuj przepływ danych. Określ kierunek wymiany, mapowanie pól, moment przekazania dokumentu i sposób obsługi błędów.
- Przeprowadź testy procesu. Sprawdź poprawne dokumenty, brak kontrahenta, niezgodne oznaczenia, duplikaty i niedostępność systemu.
- Uruchom integrację i monitoruj wyniki. Analizuj czas obsługi, skuteczność przekazywania danych i przypadki wymagające ręcznej korekty.
W przygotowanie integracji warto zaangażować właścicieli procesów, księgowość, IT oraz osoby odpowiedzialne za utrzymanie ERP.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od wersji ERP, dostępnych interfejsów, zakresu danych i złożoności procesu. Istotna jest również gotowość środowiska testowego i zespołów uczestniczących w projekcie. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Kontrolowany dostęp i odpowiednio nadane uprawnienia pozwalają ograniczać zakres wymiany danych. Integracja wymaga właściwej konfiguracji połączeń i zarządzania dostępami. |
Koszt wdrożenia | Zależny od liczby integrowanych procesów, zakresu prac, warunków dostępu do ERP, testów i późniejszego utrzymania. Wymaga indywidualnej wyceny. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia konkretnego systemu, jego wersji, dostępnych operacji i konfiguracji. Sama nazwa producenta ERP nie określa pełnego zakresu możliwej integracji. |
Oszczędność czasu w organizacji | Wysoki potencjał przy dużej liczbie powtarzalnych dokumentów. Efekty warto mierzyć liczbą ręcznych przepisań, czasem obsługi i odsetkiem dokumentów wymagających poprawy. |
Ocena powinna obejmować cały proces biznesowy - od przygotowania danych do potwierdzenia ich poprawnego przetworzenia w systemie docelowym.
Podsumowanie
Integracja z ERP pozwala połączyć dane i działania realizowane w różnych aplikacjach. Pomaga ograniczać ręczne przepisywanie informacji, poprawiać ich spójność i usprawniać obsługę dokumentów.
LOGITO łączy workflow i elektroniczny obieg dokumentów z istniejącym ERP. Zakres współpracy może obejmować dane kontrahentów, struktury kosztowe, zatwierdzone dokumenty i informacje księgowe - zgodnie z potrzebami organizacji i możliwościami systemów.