Integracja z systemem CRM
Integracja z systemem CRM polega na połączeniu oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami - CRM (Customer Relationship Management) - z innymi aplikacjami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie.
Co to jest integracja z systemem CRM?
CRM pomaga gromadzić informacje o klientach, kontaktach, szansach sprzedaży i historii współpracy. Integracja pozwala wykorzystywać uzgodnione dane w kolejnych procesach, np. podczas przygotowywania umów, obsługi zamówień lub przekazywania spraw między działami.
Dzięki połączeniu systemów informacje zapisane w CRM mogą trafiać do innych narzędzi, a dane o dalszej obsłudze sprawy mogą wracać do CRM. Zakres i kierunek wymiany ustala się dla konkretnego wdrożenia.
Przykładowy zakres integracji z CRM obejmuje:
- Dane klientów i osób kontaktowych - wykorzystywanie informacji potrzebnych do obsługi dokumentów i spraw.
- Zapytania oraz ustalenia handlowe - przekazywanie danych niezbędnych do rozpoczęcia kolejnego procesu.
- Oferty i umowy - powiązanie dokumentów z właściwym klientem lub działaniem sprzedażowym.
- Statusy spraw - informowanie o etapie przygotowania, opiniowania lub akceptacji dokumentu.
- Identyfikatory i odsyłacze - łączenie rekordów CRM z dokumentami obsługiwanymi w innych aplikacjach.
Dla poszczególnych informacji należy określić system źródłowy i zasady aktualizacji. Przykładowo CRM może utrzymywać dane kontaktowe, a platforma workflow - historię opiniowania i akceptacji umowy.
Integracja CRM a workflow - jak się uzupełniają?
CRM wspiera zarządzanie relacją z klientem i działaniami handlowymi. Workflow organizuje przebieg określonej sprawy: przypisuje zadania, kieruje dokumenty do odpowiednich osób i porządkuje kolejne etapy realizacji.
Połączenie tych obszarów pozwala powiązać informacje o kliencie z pracą innych zespołów. Handlowiec może korzystać z CRM, a osoby opiniujące dokument - z platformy obsługującej jego obieg. Integracja zapewnia uzgodniony przepływ informacji między nimi.
Cel biznesowy
Celem integracji z CRM jest zapewnienie spójnego przepływu informacji o klientach i ich sprawach między sprzedażą, obsługą klienta oraz pozostałymi działami przedsiębiorstwa.
Połączone systemy pomagają ograniczać ręczne przekazywanie danych i skracać czas potrzebny na rozpoczęcie kolejnego etapu obsługi. Informacje handlowe mogą być wykorzystywane podczas przygotowywania dokumentów, a statusy ich obsługi udostępniane osobom odpowiedzialnym za kontakt z klientem.
Dzięki temu pracownicy mogą poświęcać mniej czasu na ustalanie postępu sprawy i wyszukiwanie informacji w kilku narzędziach.
Korzyści
- Oszczędność czasu - ograniczenie przepisywania danych klientów i ręcznego przekazywania informacji.
- Większa spójność danych - korzystanie z uzgodnionych informacji w różnych procesach.
- Sprawniejsza współpraca między działami - łatwiejsze przekazywanie spraw ze sprzedaży do zespołów realizujących kolejne zadania.
- Lepsza widoczność statusów - dostęp do informacji o postępie obsługi klienta lub dokumentu.
- Mniejsze ryzyko pomyłek - ograniczenie błędów związanych z kopiowaniem danych i przypisywaniem dokumentów.
- Sprawniejsza obsługa klienta - łatwiejsze udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące prowadzonej sprawy.
Efekty zależą od zakresu integracji, jakości danych oraz sposobu organizacji procesów po obu stronach połączenia.
Jak działa integracja z CRM w LOGITO?
LOGITO umożliwia łączenie procesów obiegu dokumentów z systemami CRM. W obszarze zarządzania umowami wskazuje możliwość współpracy m.in. z Salesforce i HubSpot oraz powiązania dokumentów kontraktowych z kartami klientów i działaniami sprzedażowymi.
Konkretny zakres wymiany danych, sposób uruchamiania procesów i przekazywania informacji zwrotnych wymagają uzgodnienia dla danego systemu CRM.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Wykorzystanie uzgodnionych danych z CRM podczas obsługi dokumentów. | Ponowne wpisywanie informacji o kliencie i rozbieżności między aplikacjami. |
Powiązanie umów i innych dokumentów z klientem w ramach zaprojektowanej integracji. | Poszukiwanie dokumentacji w wiadomościach e-mail i rozproszonych folderach. |
Przekazywanie spraw do odpowiednich procesów workflow. | Ręczne ustalanie odbiorców i przesyłanie informacji między działami. |
Możliwość przekazywania statusów obsługi do CRM. | Dodatkowe pytania o etap przygotowania lub akceptacji dokumentu. |
Uporządkowana współpraca sprzedaży i osób opiniujących dokumenty. | Opóźnienia wynikające z niejasnej odpowiedzialności i rozproszonej komunikacji. |
Rozbudowa obsługi procesów przy zachowaniu obecnego CRM. | Trudności w połączeniu pracy handlowców z zadaniami realizowanymi w innych aplikacjach. |
Wskazane zagrożenia dotyczą przede wszystkim ręcznej obsługi procesów bez LOGITO lub porównywalnego rozwiązania. Zakres usprawnień zależy od możliwości CRM i konfiguracji integracji.
Więcej o możliwościach integracji LOGITO z systemami CRM: https://www.logito.pl/platforma/integracje
Przykład integracji CRM z LOGITO
Firma chce połączyć informacje handlowe zapisane w CRM z procesem przygotowania i akceptacji umowy. Po skonfigurowaniu odpowiedniego połączenia proces może wyglądać następująco:
- Handlowiec rejestruje w CRM dane klienta i uzgodnienia potrzebne do przygotowania umowy.
- Integracja przekazuje wybrane informacje do LOGITO.
- W LOGITO rozpoczyna się proces przygotowania dokumentu.
- Umowa trafia do odpowiednich osób w celu opiniowania i akceptacji.
- Informacja o uzgodnionym statusie oraz odsyłacz do dokumentacji mogą zostać przekazane do CRM.
- Handlowiec sprawdza postęp sprawy w wykorzystywanym przez siebie narzędziu.
Jest to przykładowy scenariusz wymagający dopasowania pól, reguł i uprawnień do konkretnego wdrożenia.
Jak wdrożyć integrację z CRM? 6 kroków
- Określ proces i cel połączenia. Wskaż momenty, w których dane klienta są przepisywane lub ręcznie przekazywane między działami.
- Sprawdź możliwości CRM. Zweryfikuj wersję systemu, dostępne interfejsy, obsługiwane operacje i warunki dostępu.
- Ustal zakres oraz źródła danych. Określ, które informacje są utrzymywane w CRM, a które w pozostałych aplikacjach.
- Zaprojektuj przepływ informacji. Przygotuj mapowanie pól, powiązania rekordów, statusy i zasady obsługi błędów.
- Przetestuj proces z użytkownikami. Sprawdź poprawne zgłoszenia, brak danych, duplikaty, zmiany informacji i niedostępność systemu.
- Uruchom integrację i monitoruj efekty. Analizuj skuteczność wymiany danych, czas realizacji spraw i liczbę ręcznych poprawek.
W przygotowanie rozwiązania warto zaangażować sprzedaż, obsługę klienta, właścicieli procesów i osoby odpowiedzialne za utrzymanie systemów.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od możliwości CRM, zakresu wymiany danych, złożoności workflow i dostępności środowiska testowego. Integrację można rozwijać etapowo. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Odpowiednio nadane uprawnienia pozwalają ograniczyć zakres udostępnianych danych klientów i dokumentów. Konieczna jest prawidłowa konfiguracja dostępu oraz połączeń. |
Koszt wdrożenia | Zależny od liczby procesów, zakresu konfiguracji, warunków dostępu do CRM, testów i utrzymania. Wymaga indywidualnej wyceny. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Wymaga sprawdzenia konkretnego CRM, jego wersji, dostępnych operacji i ograniczeń. Nazwa produktu nie określa pełnego zakresu możliwej integracji. |
Oszczędność czasu w organizacji | Wysoki potencjał przy częstym przekazywaniu danych klientów i dokumentów. Efekty warto mierzyć liczbą ręcznych czynności, czasem obsługi spraw i liczbą pytań o status. |
Ocena powinna uwzględniać zarówno poprawność technicznego połączenia, jak i wygodę pracy zespołów korzystających z danych.
Podsumowanie
Integracja z systemem CRM pozwala połączyć informacje o klientach i działaniach handlowych z procesami realizowanymi w innych aplikacjach. Pomaga ograniczać ręczne przekazywanie danych i usprawnia współpracę między działami.
LOGITO umożliwia powiązanie CRM z obiegiem dokumentów i workflow. Zakres może obejmować dane klientów, dokumenty kontraktowe oraz informacje o ich obsłudze - zgodnie z możliwościami systemów i zasadami ustalonymi dla wdrożenia.