Klasyfikacja dokumentów (AI)
Klasyfikacja dokumentów AI to automatyczne przypisywanie dokumentów do określonych kategorii z wykorzystaniem sztucznej inteligencji..
System analizuje treść, a zależnie od zastosowanej technologii również układ dokumentu, i rozpoznaje, z jakim rodzajem materiału ma do czynienia. Może na przykład odróżnić fakturę od umowy lub pisma. Wynik klasyfikacji pozwala określić dalszy sposób obsługi dokumentu.
W firmie klasyfikacja może obejmować m.in.:
- faktury i inne dokumenty finansowe,
- umowy oraz aneksy,
- korespondencję przychodzącą,
- wnioski i formularze,
- dokumenty związane z obsługą klientów.
Zakres kategorii należy dopasować do rzeczywistych potrzeb organizacji. Rozpoznanie typu dokumentu może uruchamiać odpowiedni proces, np. skierowanie faktury do obiegu kosztowego, a umowy do uzgodnień i akceptacji.
Klasyfikacja dokumentów a OCR i odczyt danych
W automatyzacji dokumentów współpracują ze sobą trzy różne funkcje:
- OCR - odczytuje tekst ze skanu lub zdjęcia.
- Klasyfikacja AI - określa rodzaj dokumentu na podstawie dostępnych informacji.
- Ekstrakcja danych - wyodrębnia konkretne wartości, np. numer faktury, datę, kwotę lub nazwę kontrahenta.
Przykładowo system najpierw odczytuje skan, następnie rozpoznaje fakturę, a później pobiera z niej potrzebne dane. Są to odrębne zadania, które można połączyć w jednym procesie. Rozpoznanie dokumentu jako faktury nie oznacza jeszcze zatwierdzenia jej treści ani akceptacji płatności.
Cel biznesowy
Celem biznesowym klasyfikacji dokumentów AI jest skrócenie czasu między otrzymaniem dokumentu a rozpoczęciem jego właściwej obsługi.
Automatyczne rozpoznawanie dokumentów ogranicza pracę potrzebną do ich przeglądania i segregowania. Połączenie klasyfikacji z obiegiem zadań pomaga szybciej przekazać sprawę odpowiednim osobom. Pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na ocenę dokumentów i rozwiązywanie wyjątków.
Korzyści
Do ogólnych korzyści z zastosowania klasyfikacji dokumentów AI należą:
- Mniej ręcznego sortowania - ograniczenie powtarzalnego przeglądania i oznaczania plików.
- Szybsze rozpoczęcie obsługi - wcześniejsze ustalenie, do jakiego procesu powinien trafić dokument.
- Spójniejsze kategorie - stosowanie ustalonego podziału dokumentów w całej organizacji.
- Mniej przekazań między działami - ograniczenie sytuacji, w których pracownicy szukają właściwego odbiorcy.
- Łatwiejsza obsługa większej liczby dokumentów - automatyzacja części pracy przy rosnącym wolumenie.
- Więcej czasu na wyjątki - skupienie uwagi zespołu na dokumentach wymagających dodatkowej oceny.
Skala korzyści zależy od jakości rozpoznawania, liczby dokumentów oraz tego, jak wynik klasyfikacji jest wykorzystywany w dalszej pracy.
Jak działa klasyfikacja dokumentów AI w LOGITO?
LOGITO wykorzystuje AI do rozpoznawania rodzaju wpływającego dokumentu i kierowania go do odpowiedniego modułu lub obiegu. W ramach analizy dokumentu możliwe jest również wyodrębnienie danych i uzupełnienie zdefiniowanych pól formularza. Zakres tych działań zależy od konfiguracji procesu.
Korzyści z LOGITO | Zagrożenia bez LOGITO |
|---|---|
Rozpoznawanie rodzaju dokumentu, np. faktury, umowy lub pisma. | Konieczność ręcznego otwierania i segregowania wpływających plików. |
Połączenie OCR z klasyfikacją skanów, PDF-ów i zdjęć dokumentów. | Oddzielne wykonywanie odczytu i kategoryzacji, zwiększające liczbę czynności. |
Powiązanie rozpoznanego typu dokumentu z właściwym obiegiem. | Opóźnienia wynikające z ręcznego wyboru procesu lub błędnego przekazania dokumentu. |
Kierowanie spraw do działów i osób zgodnie ze skonfigurowanymi rolami oraz regułami. | Wielokrotne przesyłanie dokumentu między pracownikami w poszukiwaniu właściwego odbiorcy. |
Możliwość połączenia klasyfikacji z pobieraniem danych do formularza. | Dodatkowe przepisywanie informacji po ustaleniu rodzaju dokumentu. |
LOGITO opisuje te możliwości jako połączenie analizy dokumentów, OCR i mechanizmów workflow. Wskazane zagrożenia dotyczą przede wszystkim ręcznej obsługi bez LOGITO lub porównywalnego rozwiązania automatyzującego pracę.
Przykładowy przebieg procesu
Przykładowy scenariusz do skonfigurowania w organizacji może obejmować:
- Wprowadzenie dokumentu - plik trafia do procesu obsługi.
- Odczyt treści - w przypadku skanu lub zdjęcia wykorzystywany jest OCR.
- Rozpoznanie kategorii - AI określa, czy dokument jest np. fakturą, umową czy pismem.
- Weryfikację wyjątków - niejednoznaczne przypadki sprawdza wyznaczony pracownik.
- Przekazanie do obiegu - dokument jest obsługiwany zgodnie z regułami właściwego procesu.
Etap kontroli należy zaplanować podczas wdrożenia. LOGITO wskazuje na potrzebę udziału człowieka w obsłudze wyjątków oraz podejmowaniu kluczowych decyzji biznesowych.
6 kroków wdrożenia klasyfikacji dokumentów AI
- Wybierz proces do automatyzacji. Zacznij od obszaru, w którym ręczne sortowanie zajmuje dużo czasu, np. obsługi korespondencji lub dokumentów kosztowych.
- Zdefiniuj kategorie. Opisz, jakie dokumenty należą do poszczególnych grup. Ustal sposób obsługi materiałów, które nie pasują do przyjętego podziału.
- Przygotuj reprezentatywne przykłady. Uwzględnij różne układy dokumentów, pliki cyfrowe i skany oraz rzadziej występujące warianty. Wymagania dotyczące danych zależą od wybranej technologii.
- Powiąż kategorie z działaniami. Określ docelowy obieg, odbiorców oraz sytuacje wymagające ręcznej kontroli.
- Przeprowadź pilotaż. Sprawdź rozwiązanie na dokumentach z wcześniej ustaloną poprawną kategorią. Zapisuj pomyłki i oceniaj ich przyczyny.
- Monitoruj jakość i wprowadzaj zmiany. Analizuj błędne przypisania, poprawiaj definicje kategorii i konfigurację. Jeśli rozwiązanie wykorzystuje trenowany model, jego rozwój może wymagać uzupełnienia przykładów i ponownego trenowania.
Kryteria i ocena
Kryterium | Ocena |
|---|---|
Czas wdrożenia | Zależny od liczby kategorii, jakości materiałów i zakresu obiegów. Warto rozpocząć od pilotażu jednego procesu. |
Wpływ na bezpieczeństwo | Zależny od konfiguracji. Należy ustalić uprawnienia, zasady przetwarzania danych oraz udział pracowników w kontroli wyników. |
Koszt wdrożenia | Indywidualny. Trzeba uwzględnić przygotowanie danych, konfigurację, integracje, testy i późniejsze utrzymanie rozwiązania. |
Kompatybilność z aktualnymi rozwiązaniami | Do weryfikacji pod kątem formatów dokumentów, źródeł plików oraz możliwości przekazania wyników do używanych systemów. |
Oszczędność czasu w organizacji | Potencjalnie wysoka przy dużej liczbie powtarzalnych dokumentów. Wynik należy mierzyć z uwzględnieniem czasu ręcznych poprawek. |
Ocenę opłacalności warto oprzeć na porównaniu czasu obsługi, liczby błędów i kosztu przetworzenia dokumentu przed wdrożeniem oraz po jego uruchomieniu.
Podsumowanie
Klasyfikacja dokumentów AI pomaga rozpoznawać wpływające materiały i przygotowywać je do właściwej obsługi. W LOGITO można powiązać ją z OCR, pobieraniem danych i uruchamianiem odpowiednich obiegów.
Skuteczne wdrożenie wymaga jasno opisanych kategorii, testów na rzeczywistych dokumentach oraz zasad weryfikacji wyjątków. Dzięki temu oszczędność czasu można ocenić na podstawie wyników całego procesu.